導入事例

みのり農業協同組合

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ペーパーレスシステムの導入で印刷コストや経費削減を検討。
直感的で扱いやすいECO Meeting の導入は、ペーパーレスへの意識向上にもつながっています。

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目次

  • きっかけ
    • 多くの会議資料を印刷するコストや準備にかかる時間を軽減したい
  • 導入したことによる具体的な効果
    • 会議利用に限らず、規定集などページ数が多いドキュメントを電子化し保管することで共有書庫のように利用している
  • 今後の展望・目標
    • 運用ルールなどを規定し、より効率的な運用を目指していきたい

多くの会議資料を印刷するコストや準備にかかる時間を軽減したい

当組合では会議毎に多くの書類を扱います。例えば理事会では１回の開催に200ページの書類を40部ほど印刷していました。理事会では、会議の参加者に資料を事前配布して目を通していただきます。しかし当日までに資料が更新されたり、差し込みが追加されたりして、開催される会議では新たに作り直した資料を使う事が多く、コストは増える傾向にありました。
また議題によっては、理事会に上がるまでに下部組織の会議で討議します。そうなると会議毎に資料は作成していきますので、内容が同じでも重複して印刷する事になります。あわせて印刷作業、丁合作業、差し替え作業などに携わる時間や人件費も気になっていました。
そこで電子的に資料を扱う事で、消耗品や時間などにかかる経費を軽減できないかと考えていたところ大小様々な会議システムの提案を受けました。その中で、タブレットを用いたペーパーレス会議システムの提案があり、ECO Meetingも提案の一つとして情報をいただきました。
各社のシステムを比較検討して、セキュリティが担保されていながら操作性に優れて使いやすい事、価格帯も導入しやすかった事からECO Meetingを導入することになりました。

会議利用に限らず、規定集などページ数が多いドキュメントを電子化し保管することで共有書庫のように利用している

当組合では無線アクセスポイントを拡充し、建屋の中であればどこでも無線が使える環境を構築しています。これにより突発的な会議や小さなブロックでの会議なども、気軽にECO Meetingを使って開催できるようになっています。
現在、組織として意識的にシステムで利用している会議は「常勤会」「理事会」「総務委員会」ですが、部署やグループなどでの小規模なミーティングや報告会などでも積極的に利用されているようです。
また、会議に限らずマニュアルや規程集といった比較的ページ数が多いドキュメントを電子化し、保管する事で共有書庫のように運用し膨大な資料の利活用に役立つような使い方も始めています。

運用ルールなどを規定し、より効率的な運用を目指していきたい

ECO Meeting導入前、資料はモノクロで裏表印刷を徹底してコストを抑えるようにしていました。しかし電子化により資料がカラーのまま使え、資料として見やすく理解しやすいものになりました。資料のページ数も気にする必要がないので、しっかりと資料を作り込む事ができるようになるなど効果は大きいと感じています。
組合内でもペーパーレスの意識は高まっていて、根付き始めていると感じています。次はペーパーレス会議の効果的な運用に合わせ、会議資料の作成技術を向上させたいと考えています。
会議体や資料の内容にもよりますが、同じ資料でも複数のページをまとめて１ページとして網羅性を高め拡大縮小をうまく利用する方法もあれば、逆に複数のページに分割する事で視認性を良くしプレゼンテーションモードで画面共有を図るなど、会議システムと資料の相乗効果を目指せられればと考えています。
ECO Meetingの利用が増える事で、システム内の会議室やイベントの数が増えてきています。ペーパーレスへの意識向上の段階は終えたと思いますので、今後はシステムの整理を行いながら運用ルールなどを規定し、次の段階としてより効率的なペーパーレスシステムの運用を目指していきたいと思っております。

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みのり農業協同組合 様 概要

企業名 みのり農業協同組合
業種 協同組合
所在地 兵庫県加東市
設立 2000年
WEBサイト http://www.ja-minori.jp/