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導入事例

みのり農業協同組合

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ペーパーレスシステムの導入で印刷コストや経費の節減を検討。
直感的で扱いやすいECO Meeting の導入は、ペーパーレスへの意識向上にもつながっています。

多くの会議資料を印刷するコストや準備にかかる時間を軽減したい

当組合では、会議毎に多くの書類を扱います。例えば、理事会では1回の開催に200ページの書類を40部ほど印刷していました。理事会では、会議の参加者に資料を事前配布して目を通していただきます。しかし、当日までに資料が更新されたり、差し込みが追加されたりして、開催される会議では新たに作り直した資料を使う事が多く、コストは増える傾向にありました。
また、議題によっては、理事会に上がるまでに下部組織の会議で討議します。そうなると、会議毎に資料は作成していきますので、内容が同じでも重複して印刷する事になります。あわせて、印刷作業、丁合い作業、差し替え作業などに携わる時間や人件費も気になっていました。
そこで、電子的に資料を扱う事で、消耗品や時間などにかかる経費を軽減出来ないかと考えていたところ、大小様々な会議システムの提案を受けました。その中で、タブレットを用いたペーパーレス会議システムの提案があり、ECO Meetingも提案の一つとして情報をいただきました。
各社のシステムを比較検討して、セキュリティが担保されていながら操作性に優れて使い易い事、価格帯も導入しやすかった事からECO Meetingを導入することになりました。

建屋のどこでも無線が使える環境にする事で、大小様々な会議で積極的に使用されています

当組合では、無線アクセスポイントを拡充し、建屋の中であればどこでも無線が使える環境を構築しています。これにより、突発的な会議や小さなブロックでの会議なども、気軽にECO Meetingを使って開催出来るようになっています。
現在、組織として意識的にシステムで利用している会議は「常勤会」「理事会」「総務委員会」ですが、部署やグループなどでの小規模なミーティングや報告会などでも積極的に利用されているようです。
また、会議に限らず、マニュアルや規程集といった比較的ページ数が多いドキュメントを電子化し保管する事で、共有書庫のように運用し膨大な資料の利活用に役立つような使い方も始めています。

システムの利用を前提とした資料の作り方など、より効果的な運用を目指していきたい

ECO Meeting導入前は、資料はモノクロで裏表印刷を徹底し、コストを抑えるようにしていました。しかし、電子化により資料がカラーのまま使え、資料として見やすく理解しやすいものになりました。資料のページ数も気にする必要がないので、しっかりと資料を作り込む事が出来きるようになるなど、効果は大きいと感じています。
組合内でもペーパーレスの意識は、高まっていて、また根付き始めていると感じています。次は、ペーパーレス会議の効果的な運用に合わせ、会議資料の作成技術を向上させたいと考えています。
会議体や資料の内容にもよりますが、同じ資料でも複数のページをまとめて1ページとして網羅性を高め、拡大縮小をうまく利用する方法もあれば、逆に複数のページに分割する事で、視認性を良くしプレゼンテーションモードで画面共有を図るなど、会議システムと資料の相乗効果を目指せればと考えています。
ECO Meetingの利用が増える事で、システム内の会議室やイベントの数が増えてきています。ペーパーレスへの意識向上の段階は終えたと思いますので、今後はシステムの整理を行いながら、運用ルールなどを規定し、次の段階としてより効率的なペーパーレスシステムの運用を目指していきたいと思っております。

みのり農業協同組合 様 概要

企業名 みのり農業協同組合
業種 協同組合
所在地 兵庫県加東市
設立 2000年
WEBサイト http://www.ja-minori.jp/