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導入事例

株式会社たけでん

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一回の会議で200ページ程の資料を参加者分印刷して使っていましたが、ECO Meetingの導入により一挙に削減でき、大きなコストダウンと時間短縮につながっていると思います

これからの企業の取り組みとしてスマートデバイス活用を考えていた

「仕事のやり方を変えていく」事を目的にiPadの導入を検討していました。特に、「営業の競争力を強化する」「顧客への対応力、満足度を向上させる」「時間を有効に活用する」といったねらいがありましたが、会議の紙をなくしたいという役員の強い思いもあったことから、まずiPadによるペーパーレス会議の導入を提案、導入が決定しました。
当社では戦略会議(15名程度)や部長職以上(20名程度)が参加する経営会議、臨時で開催される一部の会議等で用意される資料は通常で100ページ前後、多い時は200ページもあります。今まではこれらの資料を参加人数分作成しておりましたが、ECO Meetingで一挙に削減する事ができただけでも大きなメリットと言えます。また、導入により、現在のところ会議資料の年間削減量を5万枚と見込んでいます。

紙削減だけじゃない導入効果

ECO Meetingの導入によって意識改革が起こり、臨時会議などで「まずECO Meetingで出来るか?」を考えるような雰囲気を感じます。つまり、参加者全員がiPadを持っていればすぐにECO会議が開催できますが、一人でも持っていなければプロジェクタや紙を併用する手間が発生します。よって、積極的にECO Meetingでの会議を推進しようと言う前向きな意識が働いているようです。 私は立場上、ECO Meetingで会議に参加しながらノートPCで議事録を取るといったスタイルが多いのですが、議事録は会議終了後に再びECO Meetingで公開しており、参加できなかった方に対しても、簡単に会議の決議事項や討議内容を把握して頂く事が出来るようになりました。
また、会議によっては議事録にトップからコメントを記入頂く事があり、書き込まれた資料をPCに取り込みECO Meetingで公開することでセキュリティを保持しながら情報共有ができるのもデジタルならではの利点だと感じています。
現在、会議資料は全て私が取りまとめてECO Meetingに登録しています。送られてくる会議資料の体裁やレイアウトをiPadで見やすいように加工しているのですが、直前になって資料の手直し等が送られてくる事も結構あります。紙資料の時には資料そのものを作り直す必要があり、修正が間に合わない場合もありましたが、ECO Meetingではデータを更新するだけで済むため、数字に表れない人件費的な部分でもペーパーレスの利点を実感しています。
また、iPadの導入と同時にVPN経由でのリモートデスクトップの仕組みも導入しました。これにより外出先からでもiPadで自分のPCにアクセスしECO Meetingの会議資料を修正/更新する事が出来るようになり、慌てて会社に戻る必要が無くなりました。

今後も積極的に「ECO Meeting」やスマートデバイスの活用を推進していきたい

継続してiPadの台数を増やす事を検討していますが、合わせてペーパーレス会議を推進しECO Meetingのライセンスも増やしていこうと考えています。
今後は営業部会議などにも使っていければと思っていますが、iPadの貸与に応じて現場からもペーパーレス会議の要望が出て来るでしょうし、 BYOD(個人所有のiPad の業務利用)も視野に入れながら、ペーパーレス会議だけでなく情報共有にもECO Meetingを活用して行ければと考えております。

株式会社たけでん 様 概要

企業名 株式会社たけでん
業種 建築設備エレクトロニクス総合商社
所在地 大阪市旭区
設立 1960年
WEBサイト http://www.takeden.co.jp/