導入事例

さいたま市役所

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政令指定都市としては全国２番目の導入となるタブレットを使ったペーパーレス会議システムの活用で、行政運営におけるICTの活用と推進、及び印刷コストの削減や、職員の会議資料作成時間の短縮を図ります。

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目次

  • きっかけ
    • 市長の要望から調査をはじめ、ペーパーレス会議という存在を知りました
  • ECO Meetingの使い勝手
    • 移動式のペーパーレス会議システムとして多くの会議で活用しています
  • 今後の展望・目標
    • 自治体としてタブレットをどう活用していくかを考えていきたい

市長の要望から調査をはじめ、ペーパーレス会議という存在を知りました

導入のきっかけは市長の発案になります。市長や副市長は日々、大小様々な会議に出席されるのですが、そのつど膨大な紙の資料が手元に残り、資料の整理だけでも多くの労力が必要となります。こういった状況を改善するため、市長から資料整理にかかる労力削減と効率化といった要望がありました。同時に環境対策として消費される紙の削減についても何かできないかと調査を始めたところ、ペーパーレス会議という存在を知りました。
そこでいくつかの企業からペーパーレス会議システムの提案やデモをしていただき、入札によりECO Meetingに決まりました。
実は紹介いただいた中で一番使いやすいと感じていたECO Meetingに決定した事で、ほっと胸を撫で下ろしています。

移動式のペーパーレス会議システムとして多くの会議で活用しています

今回のシステムは庁舎のネットワークとは切り離し、独立したシステムとして採用しました。サーバーに見立てたノートPCとアクセスポイントの組み合わせで無線LAN環境を構築することにより、場所を問わずに会議が開催できる移動式のペーパーレス会議システムとなっています。これにより庁舎内に設置されているWi-Fiの環境下という制限がなくなり、庁舎内外を問わず様々な場所でより多くの会議に活用できる仕組みになったと思います。
導入前は市長が参加するいくつかの会議で運用を開始し、様子を見ながら順次広げていく予定でした。しかし主だった会議での利用を試算した結果、想像以上のコスト削減が想定された為、運用開始当初から様々な会議で活用していく事になりました。ペーパーレス会議の導入を発表した市長定例記者会見でもそのように発表させていただいております。
資料は1人あたり30 ～ 60枚と会議により様々ですが、削減される紙資料や関連コスト、またこれらの準備や終了後の資料の整理や回収・廃棄を行う人件費などを考えると導入の効果は今後も十分に出てくると考えています。
まだ運用がスタートして時間が経っていませんが（2014年9月現在）、各課からの引き合いや予定以外の会議利用の申請も多く、すでに月の半分以上で貸し出し予定が組まれている状態です。

自治体としてタブレットをどう活用していくかを考えていきたい

実際にECO Meetingで会議を行った組織から、いい評価が挙がってきています。まずは全庁の会議でECO Meetingを使用するように推進し、各職員に会議単位という形でタブレットを使ってもらい、慣れていただくことが目標です。タブレットの活用に関して職員にアンケートを行っており、それらの意見なども参考にしつつ今後は、自治体としてタブレット端末をどのように活用できるかを考えていきたいと思っています。

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さいたま市役所 様 概要

企業名 さいたま市役所
業種 地方自治体
所在地 埼玉県さいたま市
WEBサイト http://www.city.saitama.jp/