導入事例

大阪厚生信用金庫

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紙を使った会議をやめたことにより、コスト削減、セキュリティ対策、エコロジーへの取り組みといった、様々な問題点が一挙に解決しました。

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目次

会議資料をペーパーレス化する提案があり、存在を知りました

金融機関における会議では大量の紙を消費します。印刷後、資料に誤りや変更があった場合は内容を修正して再度印刷を行うといった無駄が多くありました。また資料を印刷する事による「紛失リスク」「環境問題」「会議資料の保管」といった課題も多く存在していました。 そのような問題を解決するために、しんきん大阪システムサービス様から会議資料をペーパーレス化してみてはという提案があり、『iPadを使ったペーパーレス会議システム』の存在を知りました。

実際の会議で使える製品は『 ECO Meeting 』だけでした

当初は、大手メーカーの仕組みを導入する予定でした。しかし他社の製品も含め比較検討を行った結果、エステックの『 ECO Meeting 』が最も操作性が良く、セキュリティにもしっかりと対応した製品だったことから導入を決定しました。

端末として使用するiPadやAppの安定性もさることながら、導入検討時に当金庫内の環境について相談した際、ネットワークや運用を含めた全体的な提案をいただけた事で、ペーパーレス会議に対する不安がなくなりました。

また今回のような全社プロジェクトの場合、経営者のICT利活用に対する思いやシステム担当者の運用スキルも大事だと思います。幸い当金庫においては、それらの両方が上手く合致したので、スムーズに導入決定を行えたと思います。

紙コストはもちろん人件費や会議の準備時間も大幅に削減されました

理事・事務部長　大井氏

主に、理事会・常務会・部店長会議といった会議で使用しています。このような重要な会議で、会議進行を途中で止めるというような事は絶対にあってはなりません。ですので、導入当初は万が一を想定し「紙の資料」も用意していました。しかし、導入当初から特にトラブルもなく安定して運用できたので、「紙の資料」の用意もすぐに必要なくなりました。

また、いままではPCで資料を作成した後、会議に参加される人数分の資料を印刷し配布していましたが、ECO Meetingは会議資料をPCから登録するだけなので、役職者を含む準備担当者が行っていた資料の印刷及び配布作業が完全になくなり、印刷に関わるコストだけではなく人件費の削減にもつながりました。

担当者が会議資料作成により一層工夫を凝らすようになりました

主任　山脇氏

当金庫の会議ではプレゼンテーションモードは利用しておりませんが、マーカーや付箋等のアノテーション機能は会議参加者が個々に使用しております。

金融機関の会議は主に「承認をする場」です。会議資料を見やすく作成し、どれだけ承認を得られるかが重要になります。

ECO Meetingで会議を重ねるにつれ、数字だけの資料だけではなく、グラフを多用したりカラーで見栄えをよくしたり、参加者の手間を極力減らすよう拡大縮小の機能を使わなくても見れるように等、資料作成担当者は紙で行っていた会議資料よりさらに工夫を凝らすようになりました。

また、いままでの紙で行っていた会議資料のテンプレートも、ECO Meetingにあわせて変更しました。もともと、会議資料は縦書きで作成しておりましたが、iPadの画面に合わせ横向きに統一したことで、視覚効果が格段に向上して資料がみやすくなりました。簡単かつ快適に資料の閲覧ができるECO Meetingは至適な選択だったと思います。

実を言うと、暫くすれば紙の会議に戻るのではないかと懸念していました。しかし、今ではECO Meetingによるペーパーレス会議が金庫内で完全に浸透しており、さらに継続して使っていけると自信をもって言えます。

今後は、当金庫での運用だけではなく、金庫間のつながりも含めた形でECO Meetingによるペーパーレス会議をさらに推進し、エコロジーな環境・運動も広げていければと考えています。

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大阪厚生信用金庫 様 概要

企業名 大阪厚生信用金庫
業種 金融機関
所在地 大阪市中央区
設立 1922年
WEBサイト http://www.co-sei.co.jp/