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導入事例

京都大学

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導入の中心となって関わって頂いた生命科学研究科の担当者様に、導入の経緯についてお話を伺いました。現在は全学共通システムとしてECO Meeting4U をご利用頂いております。

全学共通で使えるシステムの導入を検討

コストダウンや事務の効率化を目的とし、大学全体で使用できる会議システムの導入を検討していました。もともと部局単位でペーパーレスを目的とした会議システムが複数混在していました。ですので、部局間で異動があった場合でも、部局毎にそれぞれの会議システムについて操作など覚える必要があり、大変な手間と膨大な時間を要していました。
そのような中、部局会議に必要な「投票が行える会議システム」が開発されていないか探していた所、お付き合いのある企業様より ECO Meeting を紹介して頂きました。全学の会議担当者40名ほどを集めた評議会で、複数のメーカー様に会議システムのデモを行って頂き、比較検討したのち、アンケートを実施したところ ECO Meeting が最も評価が高く、私自身が思っていた会議システムのイメージに大変近かったことを憶えています。
また当初は「投票機能」が搭載されていませんでしたが、機能追加して頂けるというご提案を頂き、さらに「議事次第進行機能」及び「規程集閲覧」といった機能も併せて搭載可能という回答を頂けたことから導入に至りました。

9つの部局でECO Meetingを使用した会議を開催(平成25年5月)

当研究科では月に4回の会議および事前打ち合わせにおいてもECO Meetingを使用しています。平成25年5月現在で、試用を含めた9つの部局でECO Meetingを使用しており、最も多い部局では90台のiPadを使用して会議が行われています。
手探りで始めたばかりのペーパーレス会議ですが、今のところ教員からも大きな苦情は無く、順調な滑り出しといえると思います。また、ECO Meeting について事務員より教員から沢山の高評価を頂いていることに少し驚いています。事務本部が「近い将来このシステムを必要とする部局が増える」と予測し、直接支援して頂けたからこそ、ECO Meeting を全学システムとして導入する事が出来ました。

※平成26年11月現在では19部局に拡大

コスト削減だけではなく、作業の軽減による効率化も大きなメリット

印刷に係るコストの削減も大きいのですが、事務の効率化が最も大きなメリットだと思います。例えば、資料にカラーページを含む場合、全てカラーで出力するとコストがかかる為、モノクロとカラーを分けて出力後、帳合作業をしていましたが、まずこの作業の削減出来ました。
また、当研究科の会議では部局規程集を会議前に準備していました。会議の度に参加人数分の規程集を配置するのは大変でしたが、規程集機能を搭載出来たことで、この準備作業の手間も削減できました。
さらに、議事次第機能を搭載して頂いたことにより、会議時に進行している議事項目の資料が一目でわかるので、会議中にどの議題の話を話しているかについて迷う事がなくなりました。
また議事次第の中に投票項目を追加することで、会議中にその場で議題内容を投票で確認することができ、開票及び集計作業までも瞬時に閲覧できるため、会議時間短縮はもちろんのこと、会議進行もスムーズになりました。

京都大学内で場所を選ばずに会議が開催できる環境を整えています

現在、京都大学の会議室等の共有スペースには大学本部が設置した1100台を越える公衆無線LANアクセスポイントがあり、そのほとんどのアクセスポイントでECO Meetingが使えるように整備しました。
また、50数部局に存在する多様な会議においても、教員の理解を得つつ、場所を選ばずに会議が開催できる環境を整えていきます。そうなれば、ECO Meetingは京都大学の中の全学共通システムという位置づけで浸透が進み、我々の身近な会議システムとしてさらなる効率的な会議が実施できると考えています。

京都大学 様 概要

企業名 京都大学
業種 総合大学
所在地 京都市左京区
設立 1897年
WEBサイト http://www.kyoto-u.ac.jp