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導入事例

京都生活協同組合

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理事会や所属長会議で使用される会議資料の印刷や事前の郵送に要する時間の削減、および配布済み資料の回収・管理が課題でした。

会議書類の事前配布を郵送していたので準備期間が短く大変でした。

弊組合では、週に一度開催される常務理事会や隔週で開催される支部長・店長会議などがあります。また、非常勤理事には会議資料を事前に郵送していました。 月1回金曜日の理事会に向けて、月曜日の午前中に議題を確定し午後に資料を準備して、17時までに郵送する必要があり、資料準備だけでなく発送業務や回収管理が大変でした。

働き方改革で紙の削減よりも今のやり方に疑問を持ち、新しいやり方を考える風土改革へ。

近年の働き方改革や風土改革を念頭に置きながら「紙の削減よりも、今のやり方に疑問を持ち 、新しいやり方を考えるようになって欲しい」といった思惑が根底にありました。 業務変革の一貫として、ペーパーレス会議の検討を行い、弊組合の情報システム担当と相談をした中で、ITシステムのパートナーベンダーから「ECO Meeting」をご紹介頂き、経営幹部へのプレゼンテーションを行い、評価して頂きました。

DocuworksとECO Meetingのセットで社内ワークに適合した最適なシステムへ。

弊組合では、富士ゼロックス社のDocuworks形式での書類管理を進めており、Docuworksで作成した書類をPDFに変換し、ECO Meetingでの会議資料として運用する、といったフルデジタルの流れが管理面・操作面で最適だと考えました。 タブレット端末のiPadについては、すでに経営幹部へ配布していたこともあり、システム導入に先行して、iPadによる操作が簡単で分かりやすいといった点で評価していました。 特に、弊組合の会議資料はページ数が多いので、運用しやすいECO Meetingを、扱い易いiPadで利用できる点も評価が高く導入に至りました。 現在は、増設も行って120台のiPadが稼働しています。

PCで会議書類を事前に確認、会議後は数ヶ月の期限で書類を削除。

ECO Meetingの導入により、書類の印刷にかかっていたカウンター料や消耗品費が約40%ほど削減できました。 また、課題となっていた非常勤理事への郵送業務が一切なくなり、会議準備担当の負担が軽くなりました。 会議参加者は、会議前にPCでECO Meetingサーバーにアクセスし書類を確認して頂き、会議当日はiPadで書類閲覧していただきます。 会議書類は、サーバー上で期限管理設定を行っており、一定期間でECO Meeting上からも削除されるようにしています。 ECO Meetingのフルデジタル化は会議以外でも活用しており、各店舗の売り場写真やメニューの検討案をカラーで掲載出来るようになり、情報がより判りやすくなったと現場に喜ばれています。 ペーパーレス会議システムの導入により会議資料のデジタル化は進みましたが、それに伴いシステム内の会議室や書類の数も増加傾向にあります。 会議室のセキュリティレベルを含め、運用ルールの再考が必要ですが、一方的にルールを決めるだけでなく、新しい会議体に応じた職員の意識改革も進んで行くのではないかと感じています。

京都生活協同組合 様 概要

企業名 京都生活協同組合
業種 消費生活協同組合
所在地 京都市南区
設立 1964年
WEBサイト www.kyoto.coop