導入事例

千葉工業大学様 導入事例

ECO Meeting

千葉工業大学様導入事例 千葉工業大学(津田沼キャンパス)

業種

ECO Meetingが最も使い勝手がよく、セキュリティ面でも安心して運用できると感じました。想定していた紙やコストの削減だけではなく、業務の効率化など目に見えない効果もあるとても良いシステムだと感じています。

最初にiPadの導入が決定し運用するシステムを検討していた

iPadを導入するにあたり、有効な使い道をベンダー各社から提案をお願いした所、提案の中にペーパーレス会議システムがありました。
そこで、本学からはiPad・学内SNS・サーバーのホスティングなど複数の条件の中にペーパーレス会議システムを含めた一括提案を再度各社にお願いし検討していきましたが、導入が決まった提案の中で、ペーパーレス会議システム部分だけをECO Meetingに変更頂いて最終的に決定となりました。
というのも、ご紹介頂いた複数のペーパーレス会議システムを見た中で、ECO Meetingが最も使い勝手がよく、設定等も運用しやすいと感じたからです。また、シンプルながらも十分にセキュリティが担保されていたのも、導入理由のひとつといえます。

学内のすべての会議がECO Meetingで開催されています

小規模なミーティング等を除き、基本的に学内の会議はすべてECO Meetingを使用しています。
導入当初こそ保険として、紙の資料も準備していましたが、現在は一切用意していません。
現在、40~50の会議がECO Meetinで開催されていて、運用は各会議を担当するそれぞれの学部や部署に任せています。システムの運用に際して、質問や要望を受け付ける形にしていますが、今のところ問題なく利用出来ているようです。

印刷時間の削減による業務の効率化や、セキュリティ対策などによる目に見えない効果

本学には3つの学部があり、それぞれに総会や教授会がありますが、開催は同日に時間をずらして行われます。各会議で150名前後、その日の全会議の参加総数は400名程となります。
今までは、会議毎に50~60ページの紙資料を印刷しており、こういった紙の消費削減と印刷にかかるコストの削減がペーパーレス会議システム導入の目的ですが、全会議で概ね導入前に想定した効果が出ていると思います。
さらに、実際に導入し運用をはじめると、印刷した資料の「整理」「まとめ」「参加者ごとの取り分け」等の作業が不要となり、これらの作業に1日以上を費やしていた担当者が別の仕事に従事できるなど、数字として表れにくい、業務の効率化などへの効果が高い事がわかりました。
また、紙で資料を作成していた時は、とりまとめ作業の為に資料の提出を会議の数日前までにお願いしていましたが、ペーパーレス化により開催の直近までに期日を変更できましたので、より開催時点に近い正確なデータを資料として扱えるようになりました。
また、複数の会議資料を持ち歩く事での紛失リスクに対しても、iPad一つに資料がまとまっている上にセキュリティも担保されているので、情報漏洩防止という意味でも非常に高い効果が出ていると思います。

iPadを使ってまだまだ多くの事ができると考えています

学内でもペーパーレス会議が浸透してきたので、次に何が出来るかを模索しています。
例えば、iPadアプリを作成できる学生と共同で、学生目線から見たし学校サービスとして何か出来ないかを考えています。履修科目の取得方法を判りやすく説明するアプリなどは、学生ならではの発想だと思います。
本学は学内全体にWiFi環境を整えており、また全教職員、学生(学部1・2年生)にiPadが配布されていますので「iPadを用いた出欠の確認」、あるいは学生への情報を掲示している電子掲示板の機能をiPadに移行し学校からの情報発信を手元に配信するなど、先行して取り組んできた強みを活かし、iPadで出来る事や、そこから波及する効果を見極めてより有効活用していきたいと思っています。

千葉工業大学様 概要

学校名 学校法人 千葉工業大学
所在地 千葉県習志野市
設 立 1942年
WEB www.it-chiba.ac.jp

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