[2018 年版]業務ペーパーレス化の王道!
最も効率的な導入方法とその順番を整理!

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  • 2018/04/01
[2018 年版]業務ペーパーレス化の王道!<br>最も効率的な導入方法とその順番を整理!

これからの企業に欠かせないIT化。そのなかでも、業務のペーパーレス化は、いまや一般企業だけでなく大学や自治体でも積極的に取り組まれています。とはいえ、ペーパーレス化とは「これまで紙を使用して行ってきた業務を、電子メディアの利用へ移行すること」なので、対象となる業務は多岐にわたり、そのペーパーレスの手法もさまざま。何から始めるべきか?次はどの業務をペーパーレス化すべきか?など、悩んでおられる総務の担当者さまも多いのではないでしょうか。実は、「業務のペーパーレス化」には王道があります。その王道をふまえた効率的なペーパーレス化の方法をひもといていきましょう。

目次

  • 【1】ペーパーレス化すべき代表的な業務ベスト4
  • 【2】自己流はNG!ペーパーレス化は専用システムをうまく使う
  • 【3】業務ペーパーレス化の王道とは「会議から」その5つのメリット

【1】ペーパーレス化すべき代表的な業務ベスト4

現在、貴社で紙を多く使用しているすべての業務が、ペーパーレス化の対象になります。コピー機や紙をよく使用している部門はどこか、その業務は何か、と考えるとある程度イメージできるのではないでしょうか。

ペーパーレス化すべき業務として代表的なものは、

  • 社内決裁関連業務(稟議書など)
  • 各種帳票(請求書など)
  • 会議(会議資料や参考資料など)
  • 営業活動(カタログや企画書、提案書など)

などが挙げられます。そして、それぞれの業務に対応するペーパーレス化のシステムは、すでに多数用意されています。

  • 社内決裁関連業務(稟議書など)→【電子決裁システム】
  • 各種帳票(請求書など)→【電子帳票システム】
  • 会議(会議資料や参考資料など)→【ペーパーレス会議システム】
  • 営業活動(カタログや企画書、提案書など)→【ファイル共有システム】 など

業種は違えども、企業活動にはある程度共通点があり、すでにそれに対応したペーパーレス化のシステムが多数用意されている。だからこそ、どこから、何から着手すべきか悩ましい状況になっているのです。

【2】自己流はNG!ペーパーレス化は専用システムをうまく使う

ペーパーレス化は、紙をデータ化するだけでなく、その情報を守るためにもセキュリティーの高い環境を用意する必要があります。また、ペーパーレスにしたことで業務効率が下がったり、データそのものが消失してしまったりしては、元も子もありません。
すでに用意されているペーパーレス化に特化したシステムは、それぞれの業務を効率化しながらこのような懸念点も考慮し設計されているので安心です。

それでは、先ほどご紹介した各業務のペーパーレス化システムの機能を見てみましょう。

  • 【電子決裁システム】→社内決裁を電子化する
  • 【電子帳票システム】→見積書、請求書、各種申請書などのさまざまな帳票を電子化する
  • 【ペーパーレス会議システム】→紙の会議資料をデータ化、タブレットで共有・保管し会議を行いやすくする
  • 【ファイル共有システム】→社内の文書やデータを一元管理したり社外と情報共有したりする

このように、それぞれの業務に応じて必要とされる機能が準備されています。決して自己流でペーパーレス化を行わず、このようなシステムをうまく組み合わせて利用するのが良いでしょう。

【3】業務ペーパーレス化の王道とは「会議から」その5つのメリット

業務のペーパーレス化システム導入の王道は、【ペーパーレス会議システム】の導入から始めることです。
ペーパーレス化とは、アナログからデジタルへの移行でもあり、業務改革でもあります。いざ実施するとなると、業務フローの変更が伴うため多くの社員が関わり、新たなシステム導入のために予算も必要になります。そんななかで、最も企業が効率的に始められるのが【ペーパーレス会議システム】なのです。

「会議からペーパーレス化する」そのメリットは、5つあります。

▼メリット1
『社内決裁を通しやすい』。

ペーパーレス会議システムは、他のペーパーレス化のシステムより比較的安価なので導入しやすいことがメリットのひとつです。

▼メリット2
『経営層や部門長などの意識改革のきっかけにしやすい』。

そもそも会議とは、役員や部門長など一部の社員のみで行うことが多いもの。経営会議や部門長会議など、幹部クラスの社員だけが集まり、定期的に議論し意思決定するにあたって、大量の資料(印刷物)も必要になります。
幹部クラスが関わる業務からペーパーレス化に取り組み、IT技術やタブレットなどの端末が身近になると、彼らがIT経営に前向きに取り組むきっかけを作りやすくなります。また、そのことで他の業務のペーパーレス化・IT化も推進しやすくなり、会社全体の意識改革につながります。

▼メリット3
『社内関係者が少ない=社内調整がしやすい』。

会議の資料を用意する社員と、会議に参加する社員の調整だけで済むので、ペーパーレス会議システムの導入前も了承を得やすく、導入後も引き継ぎやすくなります。
なお、会議に関わる社員数が少ない、ということは、システムにログインするアカウント数も少なくて済むということ。これはメリット1の安価で始められる理由のひとつでもあります。

▼メリット4
『タブレット端末の導入で他のペーパーレス化もしやすくなる』。

ペーパーレス会議システムの多くは、iPadなどのタブレット端末で会議資料を取り扱います。安全に複数のデータを共有できるようになるので、タブレット端末を使って簡単なファイル共有の仕組みを作ることも可能になります。例えば、会議のペーパーレス化をきっかけに導入したタブレット端末を使って、営業が商品カタログを電子化し持ち歩いたりもできるようになるのです。
また、すでにタブレット端末を導入している企業の場合は、新たにタブレット端末を購入する必要はないので、既存のタブレット端末をさらに利活用でき、ペーパーレス会議システムの導入コストも下げられます。

▼メリット5
『会議のペーパーレス化・効率化ができる』。

もちろん、ペーパーレス会議システムの本来の目的も達成できます。
コストの関係上、やむなく会議資料を白黒コピーにしていたりしませんか?これも電子化することでカラーになり、格段に資料が見やすくなります。資料が見やすくなることで、会議はしやすくなりディスカッションも深まります。

ちなみに、電子決裁システムの場合は、その業務上すべての社員が稟議をあげたり承認したりする必要があるので、すべての社員のログインアカウントが必要になります。複数のアカウントを管理するための高度なシステムが必要となり、その分価格も上がり、関わる人も多いので導入前も後も綿密な社内調整が必要になってしまいます。
電子帳票システム会社の場合も同様で、根幹となる業務の電子化を行う必要があるためシステムそのものが大がかりなものになりがちです。
一方、ファイル共有システムは、専用のシステムを導入しなくてもイントラサーバーを工夫するだけでデータの共有は可能になります。また、ファイル共有を行うことでどれだけのペーパーレス化につながるか、という費用対効果の面も考慮する必要があるでしょう。ファイル共有システムの導入は便利になりますが、ペーパーレス化が目的ではありません。また、ファイルの共有だけであれば、ペーパーレス会議システムで代用することもできます。]

以上の5つのメリットから、業務のペーパーレス化はペーパーレス会議システムから始めるのが最も効率的です。また、会議からペーパーレス化していくことで、電子決裁システムや電子帳票システムなどの次のステップに進む社内の土壌作りがしやすくなります。
もしまだ会議のペーパーレス化を行っていないなら、一度「会議」という切り口で貴社の業務を見直してみてください。(終)