導入事例

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市の情報化推進計画に基づいてペーパーレス会議システムを導入。
ECO Meeting は類似製品の中でも扱いやすいシステムだと感じました。

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目次

市の業務を変革するICTの一環として「会議のペーパーレス化」がありました

「市の業務を変革するICT」を目的として「情報化推進計画（以下、計画）」を策定し、計画全体を支え推進するための「ワークスタイル変革プロジェクト（以下、プロジェクト）」を立ち上げました。
計画の一環にペーパーレス化の推進があり、その一つとして「会議のペーパーレス化」も挙がっていました。 ペーパーレス会議のシステムに関しては７社の製品を比較検討し、その内の何社かは実際にデモを行っていただきました。
比較検討はプロジェクトのメンバーにも参加していただき、製品や端末の確認、選定、運用方法、今後の展望などを総合的に判断していきました。

実際の運用を想定した場合、使いやすいと感じるかどうか

iPadは利用者がモバイル機器に精通していなくても、Apple社の審査が通ったAppしか使用できないので、端末側で一定のセキュリティが担保されていると考えられることから会議端末として採用する事になりました。
会議システムに関しては各社に大きな機能差は感じられませんでしたが、実際の運用を想定した場合、同様の機能でもECO Meetingの方が他社よりも扱いやすいと感じる部分がいくつかありました。
例えば、資料のページめくりやページジャンプと言った機能はどの製品にも実装されていましたが、ページ数が多い資料では少々扱い難いと感じておりました。しかし、ECO Meetingではページスライダー機能があり直感的に素早く目的のページまで移動できるので、運用に即した実用的な機能だと感じました。
他にもメモ（マーカー）の描きやすさ、付箋へのキーボード入力などが総合的にプラス評価になったと思います。検討の結果、ECO Meetingと他１製品を参考製品として入札条件に記載させていただき、入札にてECO Meetingの採用が決定しました。

データを回覧したり、モニターに投影するなど普段からペーパーレス化に即した対応ができるようになりました

小規模な会議から試用を始めて徐々に大きな会議での運用に切り替えを行っており、現在は市長を含む部長以上が参加する幹部会議で運用を始めています。
幹部会議は週に１回開催で事務局のメンバーも含めると25名が参加します。会議資料は毎回一人当たり30～ 40枚程ですので、ペーパーレス化による紙や印刷コストの削減効果は大きいと感じています。さらに資料がデータ化されているので準備の手間が省け、資料の作り直しが必要な場合もデータの差し替えで済むため、事務効率の向上や経費削減にも効果が出ています。
また、会議後には部長が各部に情報を持ち帰って部内での共有などを行います。共有の方法等は各部署の判断にお任せしておりますが、データとして回覧したり、モニターに投影して説明するなど自然とペーパーレス化に即した形で対応しているようです。

さらなるモバイルワークの推進や庁舎内の無線化などを検討しています

予想よりも反響が大きく、他の定例会議などでの使用や議会事務局からも問合せがあります。
他会議での使用についてはiPadの数に制限がありますので、今後どのように調整して行くか検討しているところです。
計画にもありますが、更なるモバイルワークの推進や平成29年を目処とした庁舎内の無線化なども検討しています。ペーパーレス会議はペーパーレス化施策の一環ですが、会議端末としてタブレットを使用するため無線化が必須となります。そのため今後の無線化に対する試行の意味も含めてセキュリティを担保した形で先行導入しています。
これからも会議事務局や他部署と情報共有しながら進捗を図りつつ、更なるモバイルワーク推進の裾野となるよう推進していきたいと考えています。

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松阪市役所 様 概要

自治体名 松阪市役所
種別 地方自治体
所在地 三重県松阪市
設立 1953年
WEBサイト http://www.city.matsusaka.mie.jp/