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ECO Meeting は会議システムとして扱いやすいだけでなく、会議資料に対するセキュリティや情報管理もしっかりと考えられていると思います。

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目次

会議資料からの情報漏洩やリスクに対する情報管理が必要だと判断したため検討

当時、経営会議で情報漏洩やリスク管理が話題となり、会議資料に対する情報管理強化が必要だと判断されました。
一方でグループ企業内他社では既に、タブレットを利用した資料配布を実践しており、当社でも会議をペーパーレス化する事で効率的に情報管理を行えるのではないかと考えていました。展示会での視察など本製品の情報を重点的に収集しつつ、他製品も含めて比較検討を行いました。
当社が既に導入しているTV会議用iPad端末との親和性も重要な検討項目の一つでした。

スペックや価格で判断せず、実際に使ってみて感触を確かめることが重要

前向きに検討を進めていましたが、当初はスペック・価格共に他の選択肢も多くなかなか決定に至りませんでした。
そんな中、展示会後すぐに連絡を頂戴していたエステック様から、実際の会議で試用してみてはとの提案をいただき、経営会議で使ってみることにしました。
試行に参加した役員からの「シンプルで使いやすい」との感触、また「メモ機能や付箋機能・プレゼンテーション機能」も好評だった事などが決め手となり、本製品を導入する事になりました。
現在「経営戦略会議」「取締役会」「計画審議会」で本製品を使用しており、年間で2万枚程度の紙の削減を見込んでおります。

会議資料に対する情報管理のセキュリティが向上

ECO Meetingは資料を電子データのまま扱うため、多くのメリットがあります。
まずは会議資料に対する情報管理のセキュリティが向上しました。紙資料では配布後の保管・管理状況を把握する事に限界がありましたが、今回のシステムで利用者権限を設定し、責任を明確にすることで管理が徹底できました。
コスト面では紙や印刷の削減効果はもちろんの事、経費削減の効果も出ています。以前は、各部門担当者に会議資料の印刷や準備を依頼していましたが、本製品ではPDFのまま資料をアップロードするだけなので、その分の手間や時間等が削減できていると思います。

利用者のスキル向上を感じています

これまで、会議資料はA3モノクロで作成していましたがA4カラーで作成するようになり、より分かりやすく見やすい資料が要点を絞って作成されるようになりました。会議中もマーカーや付箋機能を使って発表内容やトピックスを書き留めているようです。
経営会議構成員には、iPad Pro（12 inch）を配布しており画面が大きく、A3の図面等でも見やすいと好評です。
現在は上層部の会議にだけECO Meetingを使用しておりますが、今後はiPadの台数を増やし全社でペーパーレス会議を推進していきたいと考えています。

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株式会社シーテック 様 概要

企業名 株式会社シーテック
業種 建設業
所在地 名古屋市瑞穂区
設立 1962年
WEBサイト http://www.ctechcorp.co.jp/