導入事例

大阪府薬剤師会

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システムの導入にあたりIT 機器への対応スキルなどを危惧していましたが、ECO Meeting™のiPadによる直感的な操作性は、スキルの習熟を必要とせずスムーズが移行が実現できました。

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目次

会議で使用する紙資料が多く、コスト削減の対策が急務だった

月２回の理事会を始め、当会の会議では多くの資料を作成して配布します。当会で作成する会議資料だけではなく日本薬剤師会などから提供される資料もあり、作成資料と同様にコピーしてから配布していました。そのため、会議で１人あたり１００枚程度の資料が配布されることが多く、理事の中には配布資料を持ち帰る事への難色を示される方も少なくありませんでした。
このように大量の資料を印刷するためのコストだけではなく、丁合や取りまとめといった作業にかかる時間や経費等もあわせて削減できないかと模索していた所、ECO Meetingをご紹介いただきました。

紙からシステムへの移行もスムーズにできると感じました

ペーパーレス化（システム化）にあたり、やはりいくつか危惧していた事もあります。中でもアナログからデジタルへのシステム化を行う際の弊害は最も気になる点でした。各理事の年齢や環境の違いなどから、PCやスマートデバイスなどのIT機器への対応力にはバラつきがあります。各理事の皆様が同じように使いこなせるかどうかはペーパーレスシステム導入の大きな課題でした。
しかし、デモを拝見し実際にECO Meetingに触れてみたところ、iPad上の指先だけで運用できる直感的な操作性であれば先に述べたような問題に関しても、スムーズな移行できるのではないかと感じました。事実、導入初回には多少の戸惑いはありましたが、今では各理事の皆様にも積極的に利用いただいています。
もちろんプレゼンテーションやマーカーなどの機能に関する利用頻度は各理事によって異なりますが、おおむね好感触を持って利用していただけています。

システム導入による様々な削減効果は期待以上です

システム導入前には、月2回、30人前後の会議で一人当たり100枚程度の紙資料を作成していました。どうしても資料の差し替えは発生しますので、実際には単純計算で年間10万枚強の紙が会議資料として印刷されていました。これら大量の紙資源や印刷等のコストはもちろん、その作成に関わる経費や人件費の削減など効果は期待以上に出ていると思います。
とはいえ、現状ではすべての紙資料を無くしているわけではありません。現在ECO Meetingでは「iPad に資料を残さない」設定で運用していますので、会議後に各理事の手元に必要となる資料がある場合に関しては、紙資料として配布する事もあります。

施設内に捉われず多種多様な会議での利用を推進していきたい

今は導入当時の当会のネットワーク設定に基づき施設内でのみ接続できる形で運用しております。また、前述のように「iPad に資料を残さない」形で運用しているため、ペーパーレス化前には持ち帰っていた資料が現状では持ち帰れない形になっています。
現在、当会ではサーバーのクラウド化を進めており、ECO Meeting も他のサーバー同様にクラウド化するか、公開サーバーとして施設外からもアクセスできる様にしていくかの検討を行っております。iPadを常時携帯している理事も多いので、施設外からもECO Meeting にアクセスできるようにする事で、出張先等での資料閲覧や出先での簡単な会議の開催等も含めてさらに有効活用できるのではと、期待しています。
また、会議開催場所の制限が緩和されることで、現状の理事会だけでなく各担当レベルでの会議においても利用を推進し、さらなるコストの削減を目指していきたいと考えております。

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大阪府薬剤師会 様 概要

企業名 一般社団法人 大阪府薬剤師会
業種 医療・医薬
所在地 大阪市中央区
設立 1880年
WEBサイト http://www.osakafuyaku.or.jp/