導入事例

愛知県中央信用組合

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ECO Meetingは機能が必要最低限に厳選されている事で、シンプルで運用しやすく、また、文書へのセキュリティも高い安定したシステムだと思います。

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目次

当組合のCSR事業の一環としてペーパーレス会議を検討していました

当組合は、環境問題への取組みの中で、CSR（企業の社会的責任）事業の一環として「エコ宣言」を行い、「規程類のペーパーレス化等用紙の削減に取り組み、用紙類の節約とごみの減量化を推進します。」と掲げています。規程類のペーパーレス化は、ほぼ実現しており、次の課題として「会議」のペーパーレス化を検討していました。資料には、環境に配慮した物を使用するなど、CO2の削減や資源の節約などに取り組んでいますが、紙の削減を考えるならば、膨大な量となる資料のあり方から見直す必要があるため、会議のペーパーレス化を進めました。

ペーパーレス化にあたり、端末にiPadを使用する前提で検討していた所、ECO Meetingをご紹介いただきました。

シンプルで扱いやすく、実用的なセキュリティが実装されている

ECO Meetingは会議に必要な最低限の機能で非常にシンプルに構成されつつも、当組合で要望していた機能が実装されているなど、とても運用しやすい製品であると感じました。また、データ文書に対するセキュリティもシステム導入の焦点でした。

会議で使用した資料は議事録とともに保管し、参加者が閲覧できるようにしています。参加者が資料を持ち帰る事は殆どありませんが、持ち帰る必要がある際には紛失リスクが生じます。また、組合内メール便を活用するにしても、物理的に組合外へ持ち出される時点で生じる一定のリスクにどう対応するかが課題でした。ペーパーレス会議では、資料が電子化されるので、データを適切に管理することで情報漏洩のリスクを大幅に軽減できると考えています。

ECO Meetingでは、さらに、資料へのセキュリティ設定が「わかりやすく」「簡単に」扱えるように設計されていたことは大きいと思います。

紙の削減に加え、担当者の業務負担の軽減なども実現している

現在、当組合の主要な会議の内、理事会を除く13会議でECO Meetingを使っています。資料は多い時で、一人当たり50枚以上になることもあり、会議の前日は担当者が資料の作成に掛かりきりになっていました。また、会議資料は原本が保管されているため、会議後に各参加者が必要とする資料以外は回収してシュレッダーにかけていました。

ECO Meetingの導入により、資料に使う紙の大幅な削減と資料作成に伴う印刷コストの大幅な軽減を行うことができています。さらに、資料が電子化されることで、担当者の作業も次第やかがみの作成、添付資料の登録業務が中心となり、短時間で会議準備や作業が完了しています。

また、会議資料は、ECO Meetingを組合内ネットで常時閲覧可能にしているので、時間を有効に活用できるようになったと感じています。

さらに裾野を広げて、利用機会を増やし推進していきたい

iPadで資料閲覧する事に関してはあまり大きな抵抗はなく、主要会議でのECO Meetingの運用は定着してきたと思います。当初、A3サイズのような大きな資料は見づらい、との意見が出るだろうと予想していました。しかし、A3で扱っていた資料は種類が限られており、参加者は記載内容を把握しているため必要箇所を拡大すればよく、逆に拡大する事で文字や数値が 見やすくなっているようです。

今後は、研修やミーティングでの活用など、ECO Meetingの裾野を広げたいと思っています。

またiPadに関しても、営業店窓口での商品案内に活用するなど、当組合内での利用シーンを増やす事で、店内の美化や職員のＩＴリテラシーの向上、お客様への利便性の向上などに役立てたいと考えています。

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愛知県中央信用組合 様 概要

企業名 愛知県中央信用組合
業種 信用組合
所在地 愛知県碧南市
設立 1953年
WEBサイト http://www.aichi-kenshin.co.jp/