導入事例

京都工芸繊維大学

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セキュリティの高さやアプリの機能、画面のシンプルさなど、本学ではECO Meetingが最も使いやすいシステムだと感じました。

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目次

紙の会議資料削減を目的として、デジタル会議を検討したのが始まりです

会議の度に大量に印刷していた会議資料の削減を目的として、紙を使わないデジタル会議の仕組みを探していました。もちろんシステムを導入するとなればそれなりに初期投資が必要になりまが、長期的視野で捉えると十分な経費削減ができるであろうと予測していました。特に端末は限定せず、システム一式で導入できるものがないか相談したところiPadを利用したシステムをご紹介いただきました。iPadを用いたシステムであれば導入コストや運用までの時間を圧縮できると考え具体的に検討を始めました。
システムについては複数比較しましたが、セキュリティやアプリの機能、画面のシンプルさなど、本学で扱うにはECO Meetingが一番使いやすいと判断しました。また、サーバシステムの操作も分かりやすく、簡単に会議室や資料ごとにセキュリティ設定を施せるのもポイントとなりました。
さらに、導入コストが他社より低く抑えられた事も要因として大きかったと思います。 実際に、ECO Meetingを利用した会議に参加された方から、「操作が直感的で分かりやすい」「会議の進行もスムーズに行える」との評価をいただいており、総じて使い勝手が良いと判断しています。

試算したコストの削減効果だけではなく、業務改善にも効果が現れていると感じます

現在、毎月行われる「役員会」「教育研究評議会」「大学運営連絡会議」、毎週開催される「役員連絡会」でECO Meetingを使用しています。人数の多い会議では陪席も含めて30名程の参加者となります。会議資料は平均して1会議あたり40 ～ 50ページ程ですが、議題が多い時には100ページを超えることもあります。
ECO Meetingを導入したことで印刷コストは大幅に削減できており、当初試算した通りの効果が顕著に現れています。また、以前は印刷や丁合などを含む会議資料の作成に3名で数日掛かっていましたが、ECO Meetingを導入してからは１人の担当者が前日もしくは当日にデータを確認してサーバに登録するだけの作業になりました。
さらに会議開催の直前でも修正データを再登録するだけなので、資料の差し替え作業がかなり軽減されました。導入前は、会議に参加された教授から会議終了後に「資料をデータで提供して欲しい」との要望をいただくことがありました。ECO Meetingでは、会議参加者がPCのブラウザ経由で資料をダウンロードできる機能があるので、データ提供の要望自体がなくなりました。
こういった会議に関わる諸々の作業などが軽減されており、当初想定していた印刷コストの削減だけでなく、会議前後の準備や手間が省けるなど業務改善にも繋がっていると考えています。

大規模な会議での運用も視野に入れて推進していきたい

今後は、さらにECO Meetingを使った会議を増やしていければと考えています。会議によって運営する部局や手法が異なりますが、ECO Meetingは会議毎にユーザや管理者権限、セキュリティ設定等が自由に変更できるので、どの会議でも活用できると考えています。
特に、教授会などは参加者が100名を超えます。こういった大規模な会議などでECO Meetingが使えるようになれば、大学としてもさらに大きなメリットと削減効果が期待できるのではないかと予想しています。

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京都工芸繊維大学 様 概要

大学名 国立大学法人 京都工芸繊維大学
種別 国立工科大学
所在地 京都市左京区
WEBサイト https://www.kit.ac.jp