導入事例
尾道市立大学
- ECO Meeting
- 大学
大学運営の指針に基づいた環境対策など、検討していた要素を満たす事はもちろん、「独自のセキュリティの高さ」と「システムでありつつ誰にでも扱える仕組み」が導入の決め手でした。
目次
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きっかけ
- 先進的技術への取り組みとして会議のペーパーレス化を検討
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検討された際のポイント
- シンプルで誰でも扱えるシステムでありつつ、会議に必要な機能は実装されている
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ECO Meetingの使い勝手
- ECO Meeting が単体で実装するセキュリティの高さが他社製品よりもよかった
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今後の展望・目標
- スマートデバイスを活用したソリューションを学内で提供していきたい
先進的技術への取り組みとして会議のペーパーレス化を検討
会議に関する業務の効率化と、環境に配慮した大学運営などから会議のペーパーレス化への取り組み指示があり、先進的な技術も取り込んでいきたいとの思惑から、タブレットを使用した会議システムの導入を検討していました。
シンプルで誰でも扱えるシステムでありつつ、会議に必要な機能は実装されている
複数の会議システムに触れる機会がありましたが、今回の会議システムの導入にあたって、全ての教職員が利用できるシステムである事が前提になっていました。先進的な技術だと、どうしても一定の割合で苦手意識をもつ方がおられます。そこで、高機能でも扱い難かったり、多機能でも会議に不要な機能が実装されている製品は導入後の運用に支障があると感じました。また逆に、扱いやすくても機能が不足している事も避けたいと考えておりました。
その点、ECO Meetingは非常にシンプルで扱いやすい仕組みでありつつ、会議に必要な機能やセキュリティなどの重要な部分がしっかりと押さえられている事が採用に至った大きな理由です。
実際に会議参加者としての視点からみても、特別に意識する事も無く、アナログ会議の感覚のままデジタル会議に移行できたと思います。例えば、マーカーやメモなどの機能ですが、他社製品では利用者が意図的に保存をしなければいけないなどの手間がありました。その点、ECOMeetingでは利用者のアカウントごとに自動で保存され、開き直した時にも自動的に再現されるなど、利用者がシステムとして意識せずに機能を使えるのには感心しました。
その点、ECO Meetingは非常にシンプルで扱いやすい仕組みでありつつ、会議に必要な機能やセキュリティなどの重要な部分がしっかりと押さえられている事が採用に至った大きな理由です。
実際に会議参加者としての視点からみても、特別に意識する事も無く、アナログ会議の感覚のままデジタル会議に移行できたと思います。例えば、マーカーやメモなどの機能ですが、他社製品では利用者が意図的に保存をしなければいけないなどの手間がありました。その点、ECOMeetingでは利用者のアカウントごとに自動で保存され、開き直した時にも自動的に再現されるなど、利用者がシステムとして意識せずに機能を使えるのには感心しました。
ECO Meeting が単体で実装するセキュリティの高さが他社製品よりもよかった
セキュリティに関しては、iPad専用である事も大きいですが、ECO Meetingが標準で実装している「会議で使用する端末を制限」できる機能や、資料や会議室ごとに設定できるセキュリティに関する項目が他の会議システムに比べて一番よかったと思います。
システムの管理者としては、利用者にシステム設定を委ねるという運用方法は想定しておらず、管理者の提示した利用範囲内で運用してもらう必要がありました。その場合、管理者が一括して設定を行う事になりますが、いくつかの会議システムでは会議の開催にあわせて設定の変更を行う必要があり、現実的な運用と照らし合わせると厳しいと感じました。
その点、ECO Meetingでは、ユーザーだけではなく、会議室という括りが継続的に存在し、そこに設定を行う事で、会議室配下で開催される各会議に設定が引き継がれるため、私どもの想定する運用方法と近く、非常に合理的であると感じました。
システムの管理者としては、利用者にシステム設定を委ねるという運用方法は想定しておらず、管理者の提示した利用範囲内で運用してもらう必要がありました。その場合、管理者が一括して設定を行う事になりますが、いくつかの会議システムでは会議の開催にあわせて設定の変更を行う必要があり、現実的な運用と照らし合わせると厳しいと感じました。
その点、ECO Meetingでは、ユーザーだけではなく、会議室という括りが継続的に存在し、そこに設定を行う事で、会議室配下で開催される各会議に設定が引き継がれるため、私どもの想定する運用方法と近く、非常に合理的であると感じました。
スマートデバイスを活用したソリューションを学内で提供していきたい
まず、ECO Meetingを5年使用するという前提で導入していますので、現状はECO Meetingでの会議にのみiPadを運用しています。しかし、将来的には何か別のソリューションなども学内で提供できればと考えています。
具体的な構想はまだですが、まず、ECO Meetingを学内で浸透させ、紙によるアナログな会議には戻れないというムードを作っていく事が必要だと考えています。会議後の資料の保管についても手間が削減されていますし、サーバー上に資料を蓄積する事で履歴を追えるなど、会議開催以外のメリットも大きく、さらなるスマートデバイス運用を推進していけると思っています。
ただ、セキュリティ面などを考慮すると、クラウドや学外のサービスに依存する仕組みは難しいため、学内のネットワークで完結するような仕組みになってくるのではないかと考えています。
具体的な構想はまだですが、まず、ECO Meetingを学内で浸透させ、紙によるアナログな会議には戻れないというムードを作っていく事が必要だと考えています。会議後の資料の保管についても手間が削減されていますし、サーバー上に資料を蓄積する事で履歴を追えるなど、会議開催以外のメリットも大きく、さらなるスマートデバイス運用を推進していけると思っています。
ただ、セキュリティ面などを考慮すると、クラウドや学外のサービスに依存する仕組みは難しいため、学内のネットワークで完結するような仕組みになってくるのではないかと考えています。
尾道市立大学 様 概要
| 大学名 | 尾道市立大学 |
|---|---|
| 種別 | 複合大学 |
| 所在地 | 広島県尾道市 |
| 設立 | 2001年 |
| WEBサイト | http://www.onomichi-u.ac.jp/ |