導入事例
大阪歯科大学
目次
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きっかけ
- 会議で使う紙が多過ぎると感じていました
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検討のポイント
- 選定理由は価格と機能面のバランスの良さでした
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導入したことによる具体的な効果
- 事務方の業務軽減や効率化に効果が発揮されていると思います
会議で使う紙が多過ぎると感じていました
教務部委員会は毎回30名が参加し、配付する会議資料は一人当たり最大500ページあります。
上位会議にも同じ資料を使用するため、会議で使用する紙が多すぎると感じていました。
また、資料の差し替えや事前の会議内容を反映させる等の要望に応じるなど、総務課は会議資料作成に半日を費やしており、手間の軽減や作業の効率化を図れないか考えていました。
本学でも将来的に授業でのタブレット導入を検討しております。そこで、まずペーパーレス会議によるタブレット利用から始める事で、業務改善や先生方にタブレットに親しんでいただくという２つのメリットがあると判断しました。
選定理由は価格と機能面のバランスの良さでした
本学では、一つの部署が一括で全体の会議を管理するという事が難しいのですが、ECO Meetingでは会議室ごとの権限管理をそれぞれの部署に委譲できるので、本学の部門形態に合わせて運用できると感じました。
また、ECO Meetingには、「iPadに残さない」設定があります。学生の情報が多く「残しておく資料」「残してはいけない資料」をしっかりと管理したい本学のニーズと合致していました。
システム導入予算も視野に入れて他社製品も検討しましたが、安価だと資料回収機能がなかったり、多機能だと高価になっていく中で、ECO Meetingは価格と機能面のバランスが良かったと思います。
商品説明会には各部署の役職者にも参加いただき、その場で導入のメリット等を理解していただけた事も、導入につながる大きな要因だったと思います。
事務方の業務軽減や効率化に効果が発揮されていると思います
当初１～２回目までは、iPadの操作に手間取られる先生もおられましたが、それ以降は特に問題なく利用されています。現在は、各部署で22の会議で使用しています。
ある会議の資料を上位会議でも使用する場合、システム上で次の会議へ登録しなおすだけで済むなど、資料準備にかかる手間の軽減など、当初見込んでいた事務方の業務軽減や効率化に効果が発揮されていると思います。
また、参加したセミナーの資料をすぐにECO Meetingで配付するなど、情報共有のスピードも上がったと感じています。
本学は、樟葉と天満橋に２つのキャンパスを構えております。２拠点間を移動される先生方も多く、膨大な会議資料を持ち運ぶ必要が無くなった事に大変喜んでいただいていてます。また、会議資料を置き忘れてきたという事もなくなりました。
同様に「分厚い学内規定をiPadに入れて持ち運べる」という点でも便利になったと感じています。 他にも当初想定していなかった会議や場面での利用が広がっています。
今後は、席に戻られた先生にPCで会議資料を閲覧していただけるように、PCでもECO Meetingを活用いただけるよう推進できればと思っております。
大阪歯科大学 様 概要
| 大学名 | 大阪歯科大学 |
|---|---|
| 種別 | 私立大学 |
| 所在地 | 大阪府枚方市 |
| 設立 | 1911 年 |
| WEBサイト | http://www.osaka-dent.ac.jp |