導入事例
京都生活協同組合
目次
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きっかけ
- 書類準備に加え非常勤理事への郵送など会議前業務が大変でした
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検討された際のポイント
- 業務改革の一環として、新しいやり方を考える中でペーパーレス会議を検討
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ECO Meetingの使い勝手
- 「運用しやすいシステム」「扱いやすいiPad」など社内ワークに適合した最適なシステムとして評価しています
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今後の展望・目標
- 書類のデジタル化とともに職員の意識改革にも期待しています
書類準備に加え非常勤理事への郵送など会議前業務が大変でした
弊組合では、週に一度開催される常務理事会や隔週で開催される支部長・店長会議などがあります。また、非常勤理事には会議資料を事前に郵送していました。
月1回金曜日の理事会に向けて、月曜日の午前中に議題を確定し午後に資料を準備して17時までに郵送する必要があり、資料準備だけでなく発送業務や回収管理が大変でした。
業務改革の一環として、新しいやり方を考える中でペーパーレス会議を検討
近年の働き方改革や風土改革を念頭に置きながら「紙の削減よりも、今のやり方に疑問を持ち 新しいやり方を考えるようになって欲しい」といった思惑が根底にありました。
業務変革の一貫としてペーパーレス会議の検討を行い、弊組合の情報システム担当と相談をした中でITシステムのパートナーベンダーから「ECO Meeting」をご紹介いただき、経営幹部へのプレゼンテーションを行い評価していただきました。
「運用しやすいシステム」「扱いやすいiPad」など社内ワークに適合した最適なシステムとして評価しています
弊組合では富士ゼロックス社のDocuworks形式での書類管理を進めており、Docuworksで作成した書類をPDFに変換し、ECO Meetingでの会議資料として運用するといったフルデジタルの流れが管理面・操作面で最適だと考えました。
タブレット端末のiPadについてはすでに経営幹部へ配布していたこともあり、システム導入に先行してiPadによる操作が簡単で分かりやすいといった点で評価していました。
特に弊組合の会議資料はページ数が多いので、「運用しやすいECO Meeting」を「扱い易いiPad」で利用できる点も評価が高く導入にいたりました。
現在は、増設を行い120台のiPadが稼働しています。
書類のデジタル化とともに職員の意識改革にも期待しています
ECO Meetingの導入により、書類の印刷にかかっていたカウンター料や消耗品費が約40%削減できました。
また、課題となっていた非常勤理事への郵送業務が一切なくなり会議準備担当の負担が軽くなりました。
会議参加者には会議前にPCでECO Meetingサーバーにアクセスして書類を確認していただき、会議当日はiPadで書類閲覧していただきます。
会議書類はサーバー上で期限管理設定を行っており、一定期間でECO Meeting上からも削除されるようにしています。
ECO Meetingのフルデジタル化は会議以外でも活用しており、各店舗の売り場写真やメニューの検討案をカラーで掲載できるようになり、情報がより判りやすくなったと現場に喜ばれています。
ペーパーレス会議システムの導入により会議資料のデジタル化は進み、システム内の会議室や書類の数が増加傾向にあります。
会議室のセキュリティレベルを含め運用ルールの再考が必要ですが、一方的にルールを決めるだけでなく新しい会議体に応じて、職員の意識改革も進んで行くのではないかと感じています。
京都生活協同組合 様 概要
| 企業名 | 京都生活協同組合 |
|---|---|
| 業種 | 消費生活協同組合 |
| 所在地 | 京都市南区 |
| 設立 | 1964年 |
| WEBサイト | www.kyoto.coop |