導入事例

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オリジナルの会議システムから安定したECO Meeting CLOUDへ切り替えた事で、様々な不安が解消されました。

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目次

ご高齢の方が多い理事会で使用する事からシンプルで使い勝手の良いシステムにしたい

当法人では既にペーパーレス会議を導入しており開発会社に委託して作った当院オリジナルのシステムを使っていました。
しかし、開発会社の都合でサポートができなくなった事で、iPadのリプレースに合わせ新しいシステムの導入を検討することになりました。
特にメインでシステムを利用していた理事会は機密情報を扱う事と資料の事前送付や処分などの課題を考え、紙資料の配布には戻ることはできないと考えました。

製品選定の優先事項として、ご高齢の方が多い理事会で使用する事からシンプルで使い勝手の良いシステムにしたいと考えていました。前システムは全体的に反応が悪く、ダウンロードに時間がかかったり、司会者の同期機能に関して画面同期するまでの反応が良くありませんでした。よって、新しいシステムでは動作が安定してレスポンスの良い製品を選定しようと考えました。

資料の登録方法が簡単で、機密情報へのアクセス管理も安心だと感じました

電子カルテを担当頂いている開発会社からECO Meetingを紹介いただきました。

製品決定理由は、まず「機能がシンプル」であった事です。多機能な製品もありますが、ご高齢の方が参加される会議の席でどのボタンを押せば良いのか分からなかったり、意図せずボタンに触れてしまい、操作説明に呼ばれる事を避けたいと考えました。

次に価格面を検討しましたが、クラウド製品ならではの分かりやすい価格体系だったので安心できました。
また、会議の準備をする側として資料の登録方法が簡単であったり、操作ログ等がすべて記録されているので、機密情報へのアクセス管理などについても更に安心だと感じました。

会議後の議事録やお知らせなどもECO Meeting CLOUDで配布しています

導入講習会では、多くの方が操作をマスターすることができ、前のシステムに比べて分かりやすいと運用までトントン拍子で進みました。

現在は、理事会が月1回 40名、常任理事会は月2回 9名で使用していますが、各会議では概ね100ページ以上の資料があり、それぞれのカテゴリー毎に書類を分類しているので参加者も見やすくなったと思います。
また、会議が終わった後の議事録を会議室に登録したり、お知らせ用の会議室を作成して色々な情報をペーパーレスで配布しています。

これらの業務も本来は非常に煩雑な作業ですがECO Meeting CLOUDを使うとフォルダへドラッグ＆ドロップするだけで完了するためとても簡単です。

患者様の機微な情報に対するセキュリティ面の対応も、安心して運用できます

前システムでは会議資料がタブレットに保存されたままになり、セキュリティ面で脆弱でした。
また、会議中に止まったりと非常に心配事が多かったので、常に事務局員４名が控えており、何か不具合があったら走って対応していました。特に発表者のiPadに不具合が起こった場合は大変でしたね。

現在は資料のダウンロードや資料の差し替えも含めてスムーズに会議が進行できてトラブルが無くなりました。

利用者の状況からキーボード操作をしていただくのが難しいので、パスワードを保存させる運用をしていますが、紛失時の対策としてIDがロックできて、資料も残さないのでセルラー版のiPadと組み合わせて安全に運用しています。

当法人では患者様の機微な情報を扱っておりインターネットへの接続が自由ではないため院内にVPNでも入れない状況です。
そういった事から、まずは会議資料という個人を限定しない情報から、ECO Meeting CLOUDのようなクラウドサービスで運用してみるといった試みも導入の意図としてあります。

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岡山医療生活協同組合 様 概要

企業名 岡山医療生活協同組合
業種 医療機関
所在地 岡山県岡山市
設立 1952年
WEBサイト http://okayama-health.coop