導入事例

大東市議会事務局

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議会中にシステムが止まってしまい奔走する事態は極力避けたい。
そこで「安定していて 止まらない」ECO Meetingに決めました。

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目次

意見交換会で若手議員から提案があり、ペーパーレス会議の検討が始まりました

当議会では初当選の議員にダンボール箱いっぱいの会議資料を渡していたのですが、議長と初当選議員の意見交換会の際に、若手議員からペーパーレス化してはどうかという提案があり、議会改革の施策として検討がスタートしました。

議会事務局でも資料は本庁の執行部より印刷物で提供されるのですが、委員会では約25部あり、会議が重なると整理用の作業台に資料が山積みになるため分別しづらく管理も大変で何とかしたいと思っていました。
周りの議会でペーパーレス化が進んでいた事も検討を早めた理由の一つだと思います。

直感的に操作できて機能もシンプルで安定しているもの

導入の検討段階で4つの製品を比較しました。
ある製品は機能が多いせいか使い方が難しく画面同期も安定していませんでした。
コンピューターが得意な方であれば、色々な機能が付いている方が良いかもしれませんが様々な議員が使われることを想定し、シンプルな物が良いと思っていました。

そんな中、ECO MeetingのデモでPRされていた「安定していて 止まらない」という言葉がとても印象に残りました。

議会中にシステムが止まり、事務局が奔走する事態は極力避けたい。
最終的に議会の総意を得て、直感的に操作できて機能もシンプルで安定しているECO Meetingに決定しました。

紙の会議資料が減ったことが一番のメリットです

やはり紙の会議資料が減ったことが一番のメリットですね。山積みになっていた整理台の会議資料も今では委員長や控え用の最低限必要な部数となり整理もしやすくなりました。

まずは非公開の会議からスタートし、紙の資料も併用しながら少しづつペーパーレス会議システム（ECO Meeting）に慣れていただきました。年配の方への配慮などで並行して紙の資料を準備していましたが、ある時期からタブレットだけで会議を開催し始めた事で、ECO Meetingの利用者が増えました。
今までは「あの時の会議ではどうだった？」と書棚から会議書類を探すのが大変だったのですが、現在は席を立つことなく過去の資料を探して閲覧する事ができるようになりました。その他、ECO Meetingのオフライン機能を使って必要な資料をダウンロードして持ち帰って見たりしています。

プレゼンテーション機能も議会で使用しており、ページめくりや拡大縮小など慣れた議員はスムーズに操作しています。
聴講者側も画面を拡大しておけば、説明のポイントが分かりやすく好評だと思います。

ECO Meetingは、シンプルな構造のため、理解しやすく簡単な操作で使用できます。他のシステムにあってECO Meetingにはない機能も、会議の席で本当に必要かどうか考えると、なくても特に困らないものである場合があります。
そのようなコンセプトからくる簡単な操作は、他のシステムにないものだと思います。

ルールをマニュアル化することにより、資料を準備する側も議員も書類を探す等の手間を省けるようになりました

現在は、議会事務局でルールを決めてマニュアル化しています。急な差し込みが発生した時も、ルールに則って作業をすれば混乱もありません。
また誰が見ても分かりやすい会議室名や資料の順番と階層構造を規定しており、資料を準備する側も議員も書類を探す手間を省く事ができるようになりました。

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大東市議会事務局 様 概要

名　称 大東市議会事務局
種　別 地方自治体
所在地 大阪府大東市
WEBサイト http://daito.gijiroku.com/gikai/