導入事例

本庄市役所

  • 本庄市役所
  • 本庄市役所
  • ECO Meeting
  • 自治体

市の情報化推進施策に基づいてペーパーレス会議システムを導入。
ECO Meetingは類似製品の中でも扱いやすいシステムだと感じました。

目次

使いやすさに重点を置き、機能が多いものはあえて選ばないようにしました

「平成25年度～29年度 本庄市総合振興計画」に掲げた電子自治体の推進施策として、事業計画にペーパーレス化による紙資源の削減と情報漏洩の防止を目的に紙資料を廃止し、ペーパーレス会議を実施する事が計画されていました。 本格的な導入に向けてまずはペーパーレス会議がどういうシステムか知るために、庁議のメンバー（19名）を対象とした体験会をECO Meetingを使って実施していただきました。 体験の後プロポーザルを実施して商品選定を行いましたが、当初から使いやすさに重点を置き、機能が多いものはあえて選ばないようにしました。

直観的に操作でき、運用も簡単なシステムとして評価しています

選定の際には選定委員会を設置し、厳正な評価の上で導入を決定しました。 他社製品では機能が豊富なシステムもありましたが、会議参加メンバーがその機能を使うことがイメージできませんでした。 スムーズにペーパーレス会議へ移行できる事を念頭に検討した結果、直感的に操作できるECO Meetingが選定されました。 さらに、ECO Meetingは具体的な提案内容や会議書類の登録を担当者が簡単にできる点などが高く評価されました。

年間48,000枚の紙を削減でき、年間目標を半年でクリアしました

2015年10月に導入し、庁議や経営戦略会議から利用を開始。現在は月に6～12回ほどの会議でECO Meetingを利用しています。 庁議では多い時で3,000枚以上の会議資料を使う事もあり、会議全体としては半年で約2万枚、年間で48,000枚の紙が削減されています。 当初の予定では1年間に2万枚程度の削減を目標としていたので、半年間で削減目標を達成できた事になります。

印刷コストを気にせずカラーを使った資料が作成できるメリットは大きい

紙の資料の場合、作成した資料をカラー印刷するコストを気にしながら資料を作成していましたが、資料がデジタルのまま利用できる事により、印刷コストを気にせず資料作成ができるようになりました。また、会議資料で写真やグラフをわかりやすく活用した資料を作成できるので、ストレスも軽減されているようです。 会議を準備する担当者からは、会議直前でも資料を容易に差し替えできるようになった事で準備にかかる時間が５分程度で済み、時間効率の向上と経費の軽減ができていると聞いております。 窓口業務にもタブレットを導入し、視聴覚障害者の方との筆談サポートや外国人の方への通訳アプリ等を使ったサービスも開始しています。 有事の際にも役立つような事を主眼に据えて、今後も市役所の中でタブレットの利活用を進めていきたいと思っています。

本庄市役所 様 概要

自治体名 本庄市役所
種別 地方自治体
所在地 埼玉県本庄市
設立
WEBサイト www.city.honjo.lg.jp