導入事例

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ECO Meeting™の導入により、教授会やその他の会議で配付していた段ボール2箱分の会議資料が、ゼロになりました。

目次

会議における紙や印刷のコスト削減や準備にかかる人件費等の無駄を削減するという課題を抱えていました

1つの会議室を４部署で使っており、各会議毎に次の会議資料を配付しなおすなどの作業を簡素化できないかと考えていました。例えば教授会で合否判定を行う時などは、会議資料が段ボール箱で２箱分あり、印刷・作成して人数分に区分けした上で配付していきます。 また、合否判定資料のような機密性の高い会議資料は、会議が終わったら即時処分しなければならず、会議準備や資料配付に掛かる人件費だけでなく、紙や印刷のコストなども含めた無駄を削減する事が課題でした。

非常に使いやすく「この商品が適している」と感じました

アクティブラーニングの観点から、各教員にiPadの配付を考えていました。しかし導入費から、端末単独ではなくペーパーレス化と合わせて検討する事になりました。 そこでパートナーベンダーに相談して、ECO Meetingを紹介いただきました。「こんな便利なシステムがあったんだ」と感心したと同時に、非常に使いやすく「この商品が適しているのではないか」という事になりました。

直観的に操作できるため手離れが良く、運用についても現場にすべて任せることができました

他社製品も比較検討しましたが、iPadで資料を閲覧したりマーカー利用時の操作性、付箋でメモを残せる機能の有無などECO Meetingとは機能に差があると感じました。また、操作が難しいと感じる製品が多く、現場の担当者が使いこなせるか不安に思う部分もありました。 特に会議毎の設定や資料の登録など、現場で完結できる事を重視していましたので、直感的に操作できる所がECO Meeting採用の決定要因になったと思います。 導入後２～３回で現場では習熟され、システム担当からの手離れも良く会議開催部署に会議室作成権限を与え、資料の登録などに関するルールを説明し、対応はすべて現場に任せることができました。

教授会では1会議あたり段ボール２箱分の会議資料が削減できました

当初は教授会でスタートし、現在では40～50の会議で使用しています。 システム内への資料の保存期間は２年と規定し、保存期間を越えた書類は他のファイルシステムへ移動して保管しています。 導入効果として、教授会での段ボール箱２個分を含む大幅な紙資料を削減できました。また人件費としても、総務部・学務部等の職員による資料準備や破棄にかかる時間が軽減され、会議の入れ替わりに合わせて待機する必要もなくなり、スタッフ１名分の作業が削減されています。 以前は３～3.5時間ほどかかっていた、入試広報部の入試委員会や教授会などの会議準備に掛かる時間がECO Meeting導入後は30分で完了していると報告があり、資料配付にかかる時間としては実質「0（ゼロ）」になりました。

広島工業大学 様 概要

大学名 学校法人鶴学園 広島工業大学
業種 私立工業大学
所在地 広島市
設立 1963年
WEBサイト www.it-hiroshima.ac.jp