導入事例

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ECO Meetingを導入する前は、複合機から印刷される紙の資料を管理することに限界を感じていました。

目次

ECO Meetingを知ったときはまさに目から鱗でした

展示会に行った際にECO Meetingを知りました。当時、私は理事会や経営会議などを担当する部署に所属しており、複合機から印刷される紙の資料を管理することに限界を感じていました。世の中のスピード感に対し危機感を感じており、学内のペーパーレス化についても課題であると認識しつつ、現状対策を打てぬままの状況にあった際、ECO Meetingと出会いました。製品紹介をされた時は、このようなシステムがあるのかとまさに目から鱗といった印象を受けました。

コストより使いやすさが決め手となりました

簡易性が決め手で、使いやすさが良かったことをよく覚えています。機能ばかりが多く複雑なオペレーションを有するシステムになると、事務局の準備作業ばかりが増えてしまい手間が増えるのではないかと危惧しておりました。また、私はコスト(紙代や印刷代)削減の観点からだけではなく、即応性や簡易性を重視しました。アーカイブ機能的な用途で利用できる点も良いと思っています。会議終了後に資料データをすぐにサーバーから削除することが出来る機能についても副産物だと感じました。

逆にクラウドサービスからオンプレシステムにしました

導入当初は、私自身がクラウドサーバーを使うことに対して抵抗感がありました。万一の途中解約も視野に入れていたので、50ライセンスでのスモール運用なら問題ないだろうという見解の下、クラウドでの運用を始めました。
約4年間ECO Meeting CLOUDを利用していく過程で、教職員のECO Meeting利用意識が定着していき、費用についてECO Meeting PROと再度比較をしたところ、オンプレ運用に切り替えることで課題であったランニングコスト逼迫の解決につながると思い、切り替えに踏み切りました。

会議準備の手間軽減に繋がりました

これまでの紙を使った会議では、複合機の前に立ちっぱなしで印刷をし、印刷後に丁合作業の上、郵送に至るまでのプロセスを踏んでいました。ECO Meeting を導入してからは、会議準備として資料データのアップロード、会議参加者への掲載案内メール送信といった工程だけで、印刷・丁合・郵送などの手間が大幅に軽減されました。

成城学園 様 概要

企業名 学校法人 成城学園
業種 教育機関
所在地 東京都世田谷区成城
設立 1917年
WEBサイト https://www.seijogakuen.ed.jp/