導入事例

かながわ西湘農業協同組合

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ECO Meeting CLOUDを導入する前は、理事会や支店長会議を運営する上で準備に時間を要して運営担当者の負担が大きく、人件費がかさむ状況でした。

目次

理事会運営担当者の負担が大きく人件費が多くかかっていました

理事会や支店長会議を運営する上で、準備に時間を要して人件費がかさむ状況でした。会議前に資料の差し替えも頻繁にある為、運営担当者からは手間が掛かることや負担について言及されておりました。当組合は理事会での議題数が多く、それに比例してページ数も多くなる状態でした。ディスクロージャー誌などもページ数が多く、差し替えが発生すると印刷代に影響を及ぼすこともありましたが、そのことよりも人件費が200万円以上掛かっていると会議経費試算で判明し、対策を講じることになりました。

低コストが何よりの決め手でした

はじめはオンプレミスでの運用を検討しておりましたが、他社よりいただいた見積り金額がとても高額だった為、システム導入へ踏み切れずにいました。その時にエステックよりクラウドサービスのECO Meeting CLOUDをご紹介いただき、低価格でもペーパーレス化が可能であることを知りました。実は他社のクラウド製品とも比較をしましたが、初見の印象やタブレットでの操作感を含め、ECO Meeting CLOUDに好印象を持ち、導入検討を進めていく結論に至りました。また、全国の農協関連の導入シェアが1番であったことも決め手となりました。

ー検討時、他農協様のインタビュー動画は見ていただけましたか？ー
上司との情報共有の中で、エステックのJA向けの動画があること知り、実際に申し込んで視聴しました。動画内では理事会の様子が映っており、普段タブレットなどに触れる機会の少ない不慣れな非常勤理事がiPadを使いこなしている姿を見て、とても驚いたのを覚えております。 (JA様向け動画: https://www.stec.ne.jp/event/2021/06/000117.php)

理事も数回の操作で慣れました

正直、導入を決めてからも理事や職員が操作に慣れてくれるか、理解できるかと心配していました。iPadが入荷するまでの間、エステックからiPadをお借りして役員に2～3回ほど使っていただきました。レクチャー後は問題なく使えていたので大丈夫だなと感じることが出来ました。上層部からペーパーレス化に反対する声なども無く、経営企画会議に参加している役員からは、「むしろ早くECO Meeting CLOUDで会議を始めよう」という意見もいただけました。
　また、半導体不足の影響でiPad調達期間が長かった分、非常勤理事に対しペーパーレス化への切り替え案内や、当組合の本店内Wi-Fi設置工事などにゆとりのあるスケジュールで準備を行えました。

理事会や各種委員会においてもペーパーレス化を実施しています

　理事会や経営企画会議のほかに、支店長会議などで月に1回程利用しています。他の会議や委員会においても月に1回から年に数回程度でECO Meeting CLOUDを利用しています。
　今後は内部監査に対してもペーパーレス化を検討しています。現在の内部監査は、分厚い規定集やマニュアルなどを各支店へ持ち歩いている為、ペーパーレス化が出来ればかなりの業務負担軽減へと繋がります。しかしページ数が非常に多い為、管理するストレージ容量が増すことが今後の課題です。

安心できるセキュリティとすぐ覚えられる操作性

端末管理をシステム上で行える点は便利です。万が一、端末紛失時においてもすぐに管理側からの操作で、その端末を使用不可にできる機能など、情報漏洩の心配が軽減され紙よりも安心だと感じております。ECO Meeting CLOUDの運営サーバがFISC安全対策基準に準拠した“Microsoft Azure” を利用している点もセキュリティ性の高さを感じます。 　機能性については、直感的に操作できるシンプルな仕様で使いやすいです。理事の改選が生じても、新しい理事へ操作説明を１度行うだけですぐに慣れていただけます。操作を教える側の手間軽減になると思います。 　また導入から運用までを通して、iPadの設定対応や当組合まで足を運んでいただき、きめ細やかなレクチャーや実際の理事会立ち合いまでトータルサポートしていただきました。とても丁寧にご対応していただいたと役員含め感じております。

―今後の展望についてお聞かせください―
　いまは理事会などでECO Meeting CLOUDを利用していますが、今後は会議体以外でも書類管理をすること等、利用拡大をしていきたいと考えております。

  • 支店長会議の様子

かながわ西湘農業協同組合 様 概要

企業名 かながわ西湘農協協同組合
業種 農協
所在地 神奈川県
設立
WEBサイト かながわ西湘農業協同組合