導入事例

銚子信用金庫

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他社製品を利用していた際は通信の延滞が発生し、会議が止まってしまうという問題点を抱えていました。ECO Meeting PROは実際デモを拝見し、通信負担が軽い仕様である事がとても魅力的でした。

目次

他社製品からのリプレイスにおいて抵抗はありませんでした

当金庫は常勤役員会を紙ベースで行っていました。会議直前で差し替えが発生すると、すべて一からやり直す必要があり、総務部の負担がとても大きかったのでペーパーレス会議システムを導入しました。4～5年ほど前から他社製品を利用しておりましたが、メーカーサポートが終了し、リプレイスが必要となりました。その際にECO Meeting PROを販売店よりご紹介していただきました。

運営側の負担が少なく、遅延が起きないことが導入への決め手となりました

主催者側は会議を運営する立場なので、なるべく自分達が使用する上で負担が少ないシステムを重要視して検討しておりました。以前使用していたシステムは、会議を始める前に各タブレットに全ファイルのデータを一度ダウンロードさせる必要がありました。その際に、データ容量が大きいと頻繁にエラーが生じ、ダウンロードをやり直すなど、非常に準備時間を要していました。また発表者画面と聴講者画面がフル同期する仕様になっており、パケット通信量が多いシステムでした。その為、メモリの消費量が多く遅延が生じ、会議そのものが止まってしまうなどの問題点がありました。 それらの課題を踏まえ、ECO Meeting PROをデモで拝見し、通信負荷が軽い仕様である点はとても魅力的でした。また、会議資料のアップロードについても、総務部が全部署の資料を取りまとめており大きな負担となっていました。ECO Meeting PROでは部署ごとに資料をアップロードして会議準備を進めることができる為、総務部の負担軽減が見込め、導入に踏み切りました。 ECO Meeting PROは同じ県内の信用金庫や全国の金融機関でも多くの導入実績があった点も決め手の1つとなりました。

ペーパーレス会議は常勤役員会で最も多く利用しています

当金庫では常勤役員会での利用が1番多いです。25名ほどで毎週2回ほど会議を開催しています。 他の会議では理事会(外部理事含む)、コンプライアンス委員会、オペレーショナルリスク管理委員会など、毎月1回ほど利用しています。ほかの各種委員会の会議においてもECO Meeting PROを利用しています。

ECO Meeting PROの使い勝手や使用感などはいかがですか？
常世田様：総務部として、使い勝手については特に問題ないですね。 各部署で会議の準備を行えるようになったので、総務部の負担自体はとても軽減されていると実感しています。 越川様：利用者側の使用感については、自分達が思っていたよりもすぐに慣れました。外部の理事の方においても総務部が使い方を教え、問題なく利用できています。 動作についてもこれまで一度も画面が固まったり、途中でシステムが落ちたことも無く、会議も円滑に進められているので、とても使いやすく感じています。 常勤役員会ではあまり会議資料に書き込むことは少ないので、発表中は基本的に聴講者様の画面が拡大聴講で閲覧できるモードを利用されていることが多い印象を受けます(プレゼンテーション機能の拡大聴講モード)。

情報漏えいのリスク管理が容易になりました

紙ベースで会議を行っていた時は、重要なデータや個人情報などが多く記載されている資料を会議終了後、すぐにシュレッダーにかけ処分する必要があり、手間と時間が掛かっていました。ECO Meeting PRO導入後は、廃棄処分に掛ける手間が軽減されました。かつ会議終了後にログアウトをすると、自動的に資料データが端末内から削除される機能あり、情報漏洩のリスク軽減からセキュリティ面の安全性が上がりました。 従来は資料内容に差し替えが生じると、その度に訂正資料を印刷して各部署へ配布していたのですが、ECO Meeting PROでは会議開催までに差し替えたいデータをアップロードすれば済むので期日までのゆとりが持てるようになりました。

支店との会議もペーパーレス化を実現させ、更なる効率化を目指します

社内ではペーパーレス化されていない紙ベースの会議体も未だ多くあり、その会議も段階的にペーパーレス化出来ればと考えております。また、現在は本部に集まって会議を行っておりますが、ECO Meeting PROを情報系ネットワークに参加させていることにより、将来的には離れた支店から、WEB会議システムと併用しながら遠隔会議の実現を考えております。なぜなら当金庫は営業エリアがとても広範囲なので、遠方の支店から本部まで半日以上時間がとられてしまうこともあります。ECO Meeting PROを利用すれば、遠隔からでも資料共有ができ、時間を更に有効活用できるのではないかと考えております。 「ペーパーレス＝紙の無駄をなくす」という観点では、相当な無駄が省けると思います。このような時代だからこそ、会議終了後の紙資料を廃棄するたびに、本当に勿体ないことをしていると実感していました。若手の世代は学校などでもSDGsについて教育されていると聞き、より紙の無駄遣いについても考えるようです。SDGsの観点においても、ペーパーレス化に切り替えていくことは必然かと思います。

銚子信用金庫 様 概要

企業名 銚子信用金庫
業種 信用金庫
所在地 千葉県銚子市
設立 1910年
WEBサイト https://www.choshi-shinkin.co.jp/