導入事例

学校法人関西学院

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インターネット検索で大学での導入実績が多いECO Meetingを知り、 すぐデモンストレーションに来てもらいました。 ECO Meeting の「シンプルで操作しやすい」特徴は本校が絶対条件とする選択項目と合致し 参加者の年齢層が高い理事会でも問題なく利用できています。

目次

学内長期計画の中に「ペーパーレス化」がありました

本学では創立150周年を迎える2039年を見据えた超長期ビジョン「Kwansei Grand Challenge 2039」を策定しており、様々な計画がある中「業務の効率化」の1つに「ペーパーレス化」をあげています。 学生に対しては、数年前より様々なシステムを導入し、ポータル化しているため、学生はポータルサイトから大学の情報を得ている状態でペーパーレス化が進んでいます。 一方事務の方は、ペーパーレス化があまり進んでいませんでした。特に理事会においては、出席者が約35名おり１人あたり200ページに及ぶ資料を要するため、かなりの紙を使用していました。その他にも学内の様々な会議において紙を使用しており、印刷・準備の労力と人件費や印刷費といったコスト面を踏まえ、ペーパーレス化が必要であると判断いたしました。

他大学の状況をインターネットで検索した際に知りました

インターネット検索で、ペーパーレスを実行している他大学の事例を調べており、大学での導入実績が多いECO Meetingを知りました。早速デモンストレーションに来ていただき、ECO Meetingの便利で分かりやすいシステムに感激したことを覚えています。セキュリティ面においても心配な要素はなく、安心して導入できると感じました。

「シンプルで操作しやすい」ことこそが絶対条件でした

決めた理由についてはいくつかあります。 まず、比較段階では「大学での導入実績が多い」こと。他大学でも理事会で利用されていることを知り、まずは理事会で利用しようとしていた私たちの意図と合致した部分もポイントが高かったです。 操作面では、「シンプルで操作しやすい」ことが挙げられます。理事会での利用を考えた場合、たくさんのアイコンが並び、複雑な操作が必要なものは避けたいと考えていました。便利な機能がたくさんあることよりも「シンプルで操作しやすい」ことこそが絶対条件でした。 機能面で評価が高かった点は、「プレゼンテーション機能」です。実はこれが一番の理由かもしれません。 理事会では限られた時間内に多くの議題を扱うため、内容によっては資料の順番通りに進まないことがあります。そのため、紙を利用していた頃は資料の該当箇所を説明するたびに進行が止まっていました。現在はプレゼンテーション機能を利用することで、事務局から該当の資料を一斉に提示でき、細かな数字や表も拡大して閲覧することができるので、スムーズな進行を実現することができました。また、プレゼンを受けながら自分の見たい資料も自由に見ることができるので、とても便利だと感じています。

それぞれが自分のスタイルで会議に参加することができ、とても便利

導入前、まず会議の準備についてですが、理事会の場合は開催までに会議資料を事前発送するため、印刷や発送準備を含めて約１週間かけて準備をしておりました。 資料の差し替えも頻繁にあり、間違いのないように確認をしながら準備をするためかなりの時間と労力を要していました。導入後は、資料の送付も差し替えもデータをアップするだけとなり、精神的負担も減りましたし、何より業務効率が上がりました。 ECO Meetingを利用した理事会での状況については、iPadの使い方に慣れていない場面はありますが、ECO Meeting自体はアプリさえタップできれば使い方がシンプルなので、導入当初から問題なく皆さん使用されており、困ったことはありません。様々な便利機能もあるため、うまく活用しながらそれぞれが自分のスタイルで会議に参加しています。

学内の他の会議にも広げていきたいと考えています

理事会以外にも学内には多くの会議があり、どの会議も導入前の理事会と同じように大量の紙を使用しています。今後、様々な会議にECO Meetingを広げ、「ペーパーレス化」を更に推進していきたいと考えています。

学校法人関西学院 様 概要

大学名 学校法人関西学院
業種 私立総合大学
所在地 兵庫県西宮市
設立 1889年
WEBサイト https://www.kwansei.ac.jp/