導入事例

株式会社グルメ杵屋

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グループウェアを利用してペーパーレス会議を行っていた際は、容量の問題から画質を落としたりカラーで表示する部分を検討する必要がありました。会議終了後は全てのiPadを回収し「機密保持」のために会議資料やログイン情報、ダウンロード情報を1つ1つ削除しなければならず、事務局側の大きな負担となっていました。

目次

グループウェアを利用してペーパーレスを実施していましたが
セキュリティ上のリスクもあり 良い方法を模索していました

紙資料で会議を行っていた時は、弊社の子会社（10社）を含めた「役員会」において 毎回1人あたり200ページ近くの資料を人数分準備していました。 資料を準備した後に資料の差し替えが発生することも多く、当日の朝に差し替えが発生した時は本当に大変でした。事務局側の作業が大変なこともあり、その後ペーパーレスにしようということで会議参加者全員にiPadを配布するようになりました。 当初はグループウェアを利用しており、事務局や総務が資料をダウンロードしたiPadを各自の席に配布していたのですが、セキュリティ上のリスクもあり何か良い方法がないものかと考えていました。

「働き方改革EXPO2019」にて初めてECO Meeting CLOUDを知りました

ペーパーレス会議をすすめるにあたって、改善方法を探るべく参加した「働き方改革EXPO　2019」にてエステックのECO Meeting CLOUDを知りました。「働き方改革EXPO」ではECO Meeting CLOUDと同じようなペーパーレス会議システムを販売している会社を3社ほど訪れて比較検討しました。検討の結果、一番使いやすくて弊社の理想とするシステムがECO Meeting CLOUD でした。まずは無料トライルからスタート。上司と数人の社員でいくつかの会議において実際に利用してみました。その後、役員会で取締役の方々に使い方の説明と動作をみてもらい正式導入へと進めることができました。

紙資料削減などの環境対策よりも
「セキュリティ（機密保持）」の部分が一番のポイントでした

弊社が一番の検討ポイントとしていたのは「セキュリティ（機密保持）」の部分で、ペーパーレス推進は紙資料削減などの環境対策もありますが、それ以上に機密保持の部分が大きかったです。紙資料は会議後の資料の取り扱いを個人の采配に委ねていた為、機密保持が守られているとは言い難い状態でした。その後取り組んだグループウェアを利用したペーパーレス会議については、会議終了後に事務局が全員分のiPadを回収して「データ」「ログイン情報」「ダウンロード情報」を1つ1つ削除しており、機密保持のためとはいえ事務局側の負担が大きく、改善すべき問題でした。

使ったことのない機能や全員が活用できていない機能があるので
ECO Meeting CLOUDをもっと便利に活用していきたいと思います

利用開始より2年半となりますが、まだECO Meeting CLOUDを活用しきれていないので、積極的に使っていきたいと考えています。特に「付箋」「マーカー」「プレゼンテーション機能」については会議参加メンバーにマニュアルを配布するなどして、全員が活用できるようにしたいと思っています。また「投票機能」は使ったことがないので、稟議決裁の下準備（導入の方向性を問う等）などから徐々に利用して、活用の幅を広げたいです。 あとは「プレゼンテーション機能」の別利用方法として、株主総会の「想定質問の回答例」をアップロードしておき、総会中すぐに該当の回答を表示して対応できるようにできれば便利だと思います。ECO Meeting CLOUDは定期的にアップグレードしてくれているので、使い勝手がどんどん良くなっており、使えば使うほど便利になると期待しています。

株式会社グルメ杵屋 様 概要

企業名 株式会社グルメ杵屋
業種 小売業
所在地 大阪市
設立 1967年
WEBサイト https://www.gourmet-kineya-hd.co.jp/