導入事例

熊本リハビリテーション病院

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正式導入前、「経営会議」でいきなりECO Meeting CLOUDを利用しました。「今日はこれで資料を見て下さい」と。
かなり乱暴な方法でしたが、初見でも問題なくスムーズに使えており参加者からは高評価でした。
おかげで時間をかけずに正式導入の承認を得ることができました。

目次

  • ペーパーレス会議に取り組まれるようになった経緯を教えてください
    • 会議準備の負担軽減やDX推進の面からも導入すべきであると上層部に働きかけペーパーレス会議の導入をすすめることになりました。
  • ECO Meetingを知ったきっかけは
    • 販売店よりECO Meeting CLOUDを紹介していただき、画面や使い方を見せてもらいました。
  • 導入までの流れ
    • 経営会議で事前連絡なしにいきなり利用しましたが、初見でもスムーズに使えて高評価を得たため導入まで時間をかけずに進めることができました。
  • 導入後、会議の変化について
    • 会議資料の製本作業や資料差し替えの負担が軽くなりました。会議終了後の機密書類をシュレッダーする手間も減り、セキュリティ面も向上しました。
  • 今後の展望・目標について
    • 今後は患者さんの家族や一般の方などが参加する「健康教室」などのイベントでECO Meeting CLOUDのプレゼンテーション機能を使って資料を説明することができればと考えています。

会議準備の負担軽減やDX推進の面からも導入すべきであると上層部に働きかけ
ペーパーレス会議の導入をすすめることになりました。

以前より、会議は極力紙の資料をなくそうという考えがありました。当院は経営会議のペーパーレス化以前に「DX推進チーム」があり活動しています。その中で様々なペーパーレス化を進めており、会議以外にも稟議書を電子承認にしたり申請書関係を随時ペーパーレス化したりするなど改善に努めてきました。2020年に経営会議でのタブレットの導入やペーパーレス会議を検討した時期があり、タブレットで資料を見ようとしばらくクラウドストレージサービスを利用していましたが「メモを書き込みたい」という意見が出てきたため再検討を始め、そうこうしているうちにまた紙の資料へ戻ってしまいました。2022年に理事長から「ペーパーレス会議を導入してほしい」と要望があり、再び検討が始まりました。当法人は複数の病院・施設等を有しておりますので法人として導入したいと考えていましたが費用面等から当初はあまり積極的ではありませんでした。ただ、会議準備の負担軽減やDX推進の面からも導入すべきであると上層部に働きかけ、私主導でひとまず当院のペーパーレス会議の導入を進めることになりました。

販売店よりECO Meeting CLOUDを紹介していただき、
画面や使い方を見せてもらいました。

2022年に検討した際、お世話になった販売店よりECO Meeting CLOUDを紹介していただきました。まず、販売店からメールで資料やリンク先を送ってもらいその後、販売店を訪問してECO Meeting CLOUDの画面や使い方を見せてもらいました。その際エステックの営業担当者とも面談し、詳しく話を聞かせてもらって「使いやすそうだな」と感じました。実際、私はその場ですぐに使いこなせるようになりました。何か問題があれば他社のシステムも比較検討する予定でしたが、全く問題がなかったためECO Meeting CLOUD一択で決めました。

経営会議で事前連絡なしにいきなり利用しましたが、
初見でもスムーズに使えて高評価を得たため
導入まで時間をかけずに進めることができました。

6月の経営会議でいきなり利用しました「今日はこれで資料を見て下さい」と。先生方には事前に何も話さず実施した為、かなり乱暴な方法でしたが、初見でもスムーズに使えており高評価でした。事務長が元システムエンジニアで操作に長けていたこと、経営会議の参加メンバーが「ペーパーレス会議を進めなければいけない」という意識を強く持っていたことなどの後押しもあり、時間をかけずに了承を得ることができました。 iPadの入手に時間がかかり9月からの正式導入となりましたが、改めてペーパーレス会議を検討してからは非常に早い導入だったと思います。

会議資料の製本作業や資料差し替えの負担が軽くなりました。
会議終了後の機密書類をシュレッダーする手間も減り、セキュリティ面も向上しました。

ECO Meeting CLOUD導入前は、経営会議の事前準備に負担を感じていました。各部門からはPDFやExcel、Wordなど様々なソフトで作成し、A4やA3が混在した資料が提出されます。それを1冊にまとめるという作業自体や資料の差し替えが発生した際に手間がかかることや、資料の中身が人事や収益に関する機密性の高い情報であるため、誰にでも印刷や製本作業を頼めるものではなく、任せられる人が少ないために事務長や次長が印刷作業を行っていることが問題でした。ECO Meeting CLOUD導入後は事前準備の簡略化が最も大きな効果であると感じています。また、会議中に過去の資料をデータ上ですぐに振り返ることができることや、拡大して資料を見られることが便利だと思います。会議終了後は機密書類をシュレッダー処理する手間もなくなった上にセキュリティ面も向上しました。

今後は患者さんの家族や一般の方などが参加する「健康教室」などの
イベントでECO Meeting CLOUDのプレゼンテーション機能を使って
資料を説明することができればと考えています。

現在、メインは経営会議ですが、幹部層が入る会議は基本的にはECO Meeting CLOUDを使っていく予定です。直近では人事考課の評定会議や予算承認会議でも使っています。 今後は、患者さんの家族や一般の方などが参加する「健康教室」など、一般の方向けのイベントで資料を見てもらう際にECO Meeting CLOUDを使用したいと考えています。プレゼンテーション機能を使ってこちらが話している部分や見て欲しい資料を拡大表示して積極的に見せることができれば、PDF資料をただ画面で見てもらうよりも非常に効果的だと思います。

熊本リハビリテーション病院 様 概要

企業名 社会医療法人令和会　熊本リハビリテーション病院
業種 医療
所在地 熊本県
設立 1974年
WEBサイト https://kumareha.net