導入事例

菊池地域農業協同組合

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「まずは1歩踏み出してみよう」を合言葉に、理事会をはじめ課長クラスの会議や各部署の会議でも積極的に利用して内部会議のペーパーレス化を進めていきたいと思っています。

目次

「会議資料の準備に時間がかかり負担となっている」という課題指摘があり、
導入に向けて取り組むことになりました

当組合ではSDGs（持続可能な開発目標）の推進などもあり、各部署から1名が参加するITチーム（合計10名）を発足しました。
ITチームではシステムのIT化を推進するにあたり、どういったものから農協として取り組めるかを検討しています。そんな中、ITチームのミーティングにおいて「会議資料の準備に時間がかかり負担となっている」という課題指摘があり、まずはペーパーレス会議システムの情報を集めてみようと取り組むことになりました。

販売店から「ECO Meeting CLOUD」を紹介してもらいました

販売店からの紹介です。ペーパーレス会議システムの情報を提供してもらった際に「ECO Meeting」を紹介してもらいました。販売店からは操作性について「シンプルでとても使いやすい」「直観的に使える」という部分を熱心にアピールされ、理事会で使う予定だった当組合の「なるべく簡単に使えるものを」という目的に合致しました。
そのため他社製品との比較検討はせず、そのままECO Meeting CLOUD導入に向けての取り組みが始まりました。

導入までは3年ほどかかりましたが、
SDGs等時代の流れやECO Meetingの導入事例が後ろ盾となりました

初めて説明を聞いてから導入までは3年ほどかかりました。デモはITチームと事務局へ計2回行ってもらい、ITチームのメンバーが実際に触って操作感を覚えた上で予算計上していたのですが、何度も却下されてしまいました。最終的に承認された際はSDGs等時代の流れやECO Meetingの導入事例が後ろ盾となりました。導入事例については他JAの導入事例、特に中央会や大きなJAの事例や「理事会で使用している」という内容の事例が大変役に立ちました。

役員の方からは過去の会議資料や常備資料が会議中
すぐに取り出せて便利だと喜ばれています

一番大きく変わったのは会議資料の差し替え作業が簡単になったことです。また、会議の資料は11部署から紙で提出してもらっていたのですが、データ（PDF）でもらうことにより見やすい資料をつくることができるようになりました。あとは、会議前に会議の資料を見ることができるのも事前に内容を把握して会議に臨めるので円滑に会議が進んでいます。会議でのECO Meeting CLOUDの操作性については機械にうとい役員も自身で使いこなしており、当初販売店に勧めてもらった通り「直感で使えている」と感じています。
また役員の方からは過去の会議資料や常備資料がホルダーの中に保管できるため、会議中にすぐ取り出せて便利だと喜ばれています。

理事会をはじめ、内部会議のペーパーレス化を少しずつ進めていきたいと思っています

残念ながら、当初の目的であった「ECO Meeting CLOUDを使った理事会の開催」はまだ実現していません。タブレットの使用を考えると理事の方々にはハードルが高いのではないかと判断したからです。しかしながら、ECO Meeting CLOUDを使った会議に参加されている役員数名が問題なく使いこなされているのを見て、そろそろ理事会での使用を考えてもいいのではないかと思っています。理事会は参加者70名、資料は1人あたり100ページもあるため、この会議が未だ紙資料であることで会議準備の負担は継続していることになります。現在ECO Meeting CLOUDは月2回の企画会議と部長会の計月4回の使用のみとなっているのですが、今後は理事会をはじめ、課長クラスの会議や各部署の会議でも積極的に利用できるようにしたいと考えています。「まずは1歩踏み出してみよう」を合言葉に内部会議のペーパーレス化を少しずつ進めていきたいと思っています。

菊池地域農業協同組合 様 概要

企業名 菊池地域農業協同組合
業種 農協
所在地 熊本県
設立 1989年
WEBサイト https://jakikuchi.jp/