導入事例

埼玉中央農業協同組合

  • 埼玉中央農業協同組合
  • 埼玉中央農業協同組合
  • ECO Meeting CLOUD
  • 農業協同組合

「投票機能」が便利なので操作方法に慣れてきたら積極的に使いたいと考えています。現在「投票」「採決」に関しては挙手で行っており、誰の意見か分かる上に少数意見が目立ってしまいます。そのような意味でも「投票機能」は有効だと思います。

目次

職員が会議資料を製本している姿を見た非常勤理事の方からの
「職員に手間を掛けさせず、ペーパーレスにした方が良い」という提言がありました。

以前は課の職員総出で会議資料の作成に時間と労力を費やしていました。
資料の取りまとめ→原稿作成→印刷→製本→封入→仕分け→配布と大変な手間や時間が掛かっている中、世の中の「ペーパーレス化」の流れを受け、役員の方から「うちも導入してみては」という提案があったことがきっかけです。
また、職員が会議資料を製本している姿を見た非常勤理事の方からも「職員に手間を掛けさせるのではなく、早くペーパーレスにした方が良い」という提言がありました。

エステックの担当者が営業に来られた際、初めて「ECO Meeting」の存在を知りました。

エステックの担当者が営業に来られた際、初めて「ECO Meeting」の存在を知りました。
当初は別のシステムを検討していましたが、「ECO Meeting」を使ったデモンストレーションを行っていただき、直接システムに触れることで使い勝手が良いと感じました。特にプレゼンテーション機能に魅力を感じ「ECO Meetingに決めよう」という結論に至りました。

ECO Meetingは県内のみならず他県のJAでも多数利用されているとの説明を受け、
安心感がありました。

県内の複数のJAが既に利用していたことです。県内JAでは統一した業務システムを使用しているので、ペーパーレス会議システムも統一した方が良いと考えました。普段、色々な事柄を決める際には他のJAの状況を見て検討することも多いのですが、ECO Meetingは県内のみならず他県のJAでも多数利用されているとの説明を受け、安心感がありました。また、職員や役員が使いこなせることが重要だったため、ECO Meetingのシンプルで使いやすいところが評価した点でした。

職員たちは資料の準備作業に費やしていた時間を他の業務に使えるようになりました。

費用（紙）の削減という意味では「ECO Meeting」のランニングコストと比べると効果は薄いのですが、人件費を踏まえるとコスト削減に成功していると思います。例えば理事会の場合、導入前は資料作成のために10日程前から職員たちが作業に取り掛かっていました。各部から資料を集めて資料番号を振り、編集ののち輪転機で印刷し、ホチキス止めと穴あけ作業を経て資料自体は完成となります。作業行程によっては職員総出で、各自の業務を一時中断して準備作業に携わっていました。また、理事会の参加者により必要な資料が違うため、役員ごとに分けて資料をセットし、封筒に入れたものを支店長が各支店分を持ち帰り、渉外担当の職員が非常勤役員宅に届けていました。「ECO Meeting」導入後はこれら一連の作業がなくなり、職員たちは資料の準備作業に費やしていた時間を他の業務に使えるようになりました。これが一番のメリットだと感じています。

３つの内部会議において先行導入し、まずは常勤役員と職員が操作に慣れるところからスタートしました。その後、定例理事会にも正式導入となりました。

「ECO Meeting」の導入から理事会で利用するまでの流れについてお話ししたいと思います。まず、エステックの営業より「ECO Meeting」の説明を受け、その後デモンストレーションを見せていただきました。導入の承認にあたっては「初期費用」「ランニングコスト」「セルラーモデルとWi-Fiモデルの比較」「メリット・デメリット」を記載した書類を経営会議に提出しました。その後、経営改善プロジェクト委員会においてエステックに再度「ECO Meeting」のデモンストレーションを行っていただき、参加者にペーパーレス会議を体験していただきました。委員会の中で正式に導入する方向で了承を得ましたので、稟議書を作成し決裁となりました。2022年9月に３つの内部会議において先行導入し、まずは常勤役員と職員が操作に慣れるところからスタートしました。その後、定例理事会にも正式導入となりました。定例理事会での利用にあたっては、本店会議室へのWi-Fiアクセスポイントの設置とiPadの追加購入、非常勤役員のご自宅におけるWi-Fi環境の確認とiPadの配布が必要でした。非常勤役員のご自宅にWi-Fi環境がない場合は、別途モバイルルーターを貸し出す方法で対応しました。こうして全ての非常勤役員が自宅で事前に会議資料を確認できる体制を整え、ようやく2023年8月より定例理事会での利用が始まりました。

「投票機能」が便利なので、操作方法に慣れてきたら積極的に使いたいと考えています。

機能がシンプルで使い勝手が良いシステムのため、他の会議体でも利用していきたいと考えています。全ての会議に導入できれば良いのですが、それぞれ参加する職員が異なるためiPadの追加購入等、費用対効果を踏まえたうえで検討していきたいと思っています。また、「投票機能」が便利なので、操作方法に慣れてきたら積極的に使いたいと考えています。 現在、定例理事会において「投票」「採決」に関しては挙手で行っており、誰の意見か分かる上に少数意見が目立ってしまいます。そのような意味でも「投票機能」は有効だと思いますが、まずは非常勤役員の方に基本的な使い方を習熟していただくことが直近の目標です。

  • 定例理事会の様子

埼玉中央農業協同組合 様 概要

企業名 埼玉中央農業協同組合
業種 農協
所在地 埼玉県
設立 1996年
WEBサイト https://www.ja-sc.or.jp/