導入事例

秩父広域市町村圏組合

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福祉保健課では「介護認定審査会」の資料準備を担当しています。「ECO Meeting CLOUD」を導入してからは毎日かかりきりで2時間もかかっていた準備作業が、たったの20分程に短縮されました。
ECO Meeting CLOUDはシンプルですが「使える、欲しい機能がちゃんとある」システムだと思います。介護認定審査員の年齢はバラバラで高齢の方も多いのですが問題なく使えているところも評価しています。

目次

システムの更新に合わせて「ペーパーレス化をすすめてみよう」という話になりました

福祉保健課では介護認定審査会の資料準備を担当していますが事務作業の負担が大きく、以前より負担を軽減できないかと考えていました。
そんな折、令和5年秋にシステムの更新があり、それに合わせて「タブレットを使ってペーパーレス化をすすめてみよう」という話になりました。

検討を始めた当初にタイミングよく販売店様より提案を受けました

検討を始めた当初は「ペーパーレス化できればいいな」という程度の思いでしたが、タイミングよく販売店であるローレルバンク様より「ECO Meeting CLOUD」の提案を受けました。デモを行っていただいた際は、担当職員4名全員がECO Meeting CLOUDを操作させてもらいました。実機に触れることで使いやすさが実感でき、これならストレスなく導入できそうだと感じました。また本庄市様がすでにECO Meeting CLOUDを利用されていると聞いたので、使い勝手などをヒアリングさせていただきました。

毎日かかりきりで2時間もかかっていた準備作業がたった20分程に短縮されました

導入前は会議の準備に手間と時間が掛かっており事務方の負担が大きい状態でした。 介護認定審査会（※）では1日に約20～30件の介護認定を審査員5人で行っているのですが、1件あたりの紙資料が5～6枚、20件分でA4用紙100枚以上。5人分で毎日500枚以上の紙が必要でした。500枚の資料を印刷した後は各審査員にレターパックで郵送しており、発送のために片道20分程かけて毎日郵便局へ持って行くのも大きな負担となっていました。
また、審査が終わった資料は個人情報のため返送してもらっており、返送の到着確認と資料の廃棄作業も負担でした。
導入後、紙はもとより印刷や発送にかかる作業時間もなくなり、マンパワー的にも各段に負担が軽減されていると感じています。毎日かかりきりで2時間もかかっていた準備作業がたった20分程に短縮されました。郵便局へ出向く必要もなくなり、郵送で対応していた時とは比べ物にならないくらい負担軽減できています。

※「介護認定審査会」
5人の審査員（医師、薬剤師、介護士など様々な業種で構成）が介護対象者の調査資料と医師の意見書を参考に「介護度」を審査する会。1班5人で10班あり、各班が毎日順番に審査会をおこなっている。任期は2年。

ECO Meeting CLOUDはシンプルですが
「使える、欲しい機能がちゃんとある」システムだと思います

「プレゼン機能」は未だ活用されていないものの、「付箋」と「マーカー」機能は便利に使われています。ECO Meeting CLOUDはシンプルですが「使える、欲しい機能がちゃんとある」システムだと思います。ECO Meeting CLOUDを利用する介護認定審査員の年齢はバラバラですが、高齢の方も多いため最初は使えるかどうか不安でした。しかし、いざ導入してみると特に問題はないようです。

「介護認定審査会」のペーパーレス化を皮切りにIT化による
事務や審査の負担軽減をすすめていきたいです

当福祉保健課では「介護認定審査会」の他「自立支援審査会」にも携わっています。こちらはまだ従来通りの紙と郵送で行っているため、介護認定審査会の方法を効果検証し、事務改善していきたいと考えています。審査会のペーパーレス化を皮切りにオンラインを駆使し、色々なことがタブレット1台で済ませられるようIT化による事務軽減だけでなく、審査員の負担軽減などもすすめていきたいです。

秩父広域市町村圏組合 様 概要

企業名 秩父広域市町村圏組合
業種 団体
所在地 埼玉県
設立 1970年
WEBサイト https://www.c-kouiki.jp/