導入事例

大潟村農業協同組合

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ペーパーレス会議システム選定にあたり当組合から販売店へ出した選定条件は「簡単なもの」「機能が少ないもの」でした。「全国の農協で使われていて、実績が多い」と聞き「導入事例」を読むことで当組合でもできること、できないことが分かり大変参考になりました。

目次

組合内の課題を洗い出して改善していく「改善プロジェクト」で
紙の削減に取り掛かることになりました

当組合は紙文化の業務が多く、SDGs推進への取り組みも遅れていました。
そんな中、SDGsのみならず組合内の課題を洗い出して改善していくための「改善プロジェクト」が発足されました。プロジェクトでは費用対効果の部分も考え、まずは紙の削減に取り掛かることになりました。そこで一番紙を多く使用する「会議」からペーパーレス化を推進しようということになり、ペーパーレス会議システムの検討がはじまりました。

当組合のシステムベンダーである販売店へ相談したところ
「ECO Meeting CLOUD」を紹介されました

当組合のシステムベンダーである販売店へ相談したところ「ECO Meeting CLOUD」を紹介されました。こちらから出した選定条件は「簡単なもの」「機能が少ないもの」で、それに基づいてピックアップしてもらいました。他社製品との比較検討は行っていませんが、販売店の担当者から「全国の農協で使われていて、実績が多い」と聞き「他農協がどんな使い方をされているのか」を知りたくてエステックのホームページ内にある「導入事例」を読みました。「導入事例」によって当組合でもできること、できないことが分かり大変参考になりました。

資料の差し替えが発生した際は全ての資料を再度印刷、製本し直していたが導入後は
差し替えもデータをアップし直すだけで済むので作業負担が減りました

導入前、毎月1回開催している定例理事会の参加人数は24人で、会議準備は「資料の印刷→製本→発送」を1人でおこなっていました。発送は外部理事7人へは自宅へ、課長12人へは各店舗へ郵送しており、会議資料は約100ページ、多い時には200ページにもなります。また資料には「別冊（機密書類）」があるためトータルで1.5倍の紙資料となっていました。資料の差し替えが発生した際はミスを防ぐため全ての資料を再度印刷し、製本し直していたため非常に負担となっていました。
導入後は会議開催日の前々日までにデータをアップできるようになり印刷や製本、発送作業もなく、会議の準備時間を大幅に削減できるようになりました。また、資料の差し替えもデータをアップし直すだけで済むので作業負担が減りました。

機能が少なくシンプルで使いやすい点と
機密書類の「時限削除機能」がとても便利だと思います

機能が少なくシンプルなため、閲覧者は最低限の閲覧機能のみで会議に参加できる点が良いです。また、機密書類の「時限削除機能」があるため会議日の夕方に自動で消去されるよう設定しています。以前は機密書類を回収してシュレッダー処理をしていたので大変でしたが「ECO Meeting CLOUD」はとても便利だと思います。

今後は各部署での小規模な会議にも率先して使っていければと考えています

現在は月1回開催される「定例理事会」「課長会議」で使用しています。各部署で小規模な会議は多いので、今後はそういった会議にも率先して使っていければと考えています。

大潟村農業協同組合 様 概要

企業名 大潟村農業協同組合
業種 農業協同組合
所在地 秋田県
設立 1970年
WEBサイト https://www.ja-ogata.or.jp/