導入事例

広尾町農業協同組合

  • 広尾町農業協同組合
  • 広尾町農業協同組合
  • ECO Meeting CLOUD
  • 農業協同組合

検討段階では理事の方に受け入れられるか「使いやすさ」が問題でした。当初は色々なシステムを試してから決めようと考えていたのですがECO Meeting CLOUDのデモで実際に使ってみて私達も使いやすいと感じたためECO Meeting CLOUDに即決して大丈夫だと思いました。

目次

コストの削減と作業効率化に向けて検討する中、
ペーパーレス会議の手法に興味を持ちました

以前から理事会等で大量の書類を何度もコピーして資料づくりを行い準備に時間がかかっており、コストの削減と効率化に向けて検討していたところであり、ペーパーレス会議の手法に大変興味を持ちました。

「ペーパーレス会議」でネット検索した際にECO Meeting CLOUDを知りました

当初はコストを抑えようとフリーのシステムを業者に紹介してもらい、2～3社プレゼンしてもらいましたが容量が少なかったり、納得できない部分があったりしたため「ペーパーレス会議」でネット検索してみたところECO Meetingを知りました。その後エステックのECO MeetingサイトよりJAさいたまの動画を視聴したりデモの依頼をしたりする中、以前より当組合と取引のある販売店がECO Meeting CLOUDの販売も行っているという話を聞き、それ以降は販売店経由で話を進めてもらいました。

理事の方に受け入れられるか「使いやすさ」が検討のポイントでした

理事の方に受け入れられるか使いやすさが問題でしたが府県の広域JA関係での導入実績が多く、使いやすいのだろうと思いました。当初は色々なシステムを試してから決めようと考えていたのですが、実際にデモで使ってみて私達も使いやすいと感じたためECO Meeting CLOUDに即決して大丈夫だと思いました。

導入後は資料の差し替えや追加、
議題の増加などにすぐ対応できるため業務の効率化を実感しています

導入前は各部署から紙で資料を受け取って会議資料を作成していました。全資料に別紙番号を手作業でナンバリング（又はスタンプでの表現）し、目次の表紙を作成し、役員と職員20人分の資料印刷→ホッチキス止めをするのですが、１回の会議に打ち合わせを含め資料の差し替えや追加、議題が増えることが複数回あります。その度にずれた別紙番号を振り直し、目次を含めて再度印刷からやり直す必要があるため大変手間がかかり、負担となっていました。
導入後は各部署からドキュワークス形式で資料を提出してもらい、これまでの別紙番号のナンバリングからページ番号への付与に変更（ドキュワークスで一括付与）し、一括でPDF化したものをECO Meeting CLOUDへアップしており、差し替え等が発生してもすぐに対応できます。会議書類を理事宅へ発送する手間もなくなり「配信しました」のメールを送信するだけとなりました。

ECO Meeting CLOUDの利用範囲をさらに広めることで
ますます経費や人件費が抑えられると期待しています

現在は毎月の理事会を始め、様々な会議や打ち合わせで利用しています。今後は利用範囲を広め、大量の資料を使用する場合はECO Meeting CLOUDを使った会議をしていきたいです。そうすることにより紙代などの経費や準備にかかる人件費をさらに抑えることができると期待しています。

広尾町農業協同組合 様 概要

企業名 広尾町農業協同組合
業種 農業協同組合
所在地 北海道
設立 1948年
WEBサイト http://www.ja-hiroo.or.jp/