導入事例

鹿児島みらい農業協同組合

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以前利用していた他社製品は高機能すぎて万人が使いこなせず会議体での導入は難しいと感じていた所、JA鹿児島県中央会よりECO Meeting CLOUDを紹介されました。操作が簡単で高年層でも使えるため「ECO Meeting CLOUDに変えてよかった」と実感しています。県下の全JAがECO Meeting CLOUDを使ってくれたらと思っています。

目次

高機能な他社製品を使いこなせず困っていたところ
JA鹿児島県中央会より紹介してもらいました

以前は他社製品を利用していました。その後コロナ禍となり、リモート会議とペーパーレス化が同時にできることからTeamsを1年ほど利用していました。しかしTeamsは高機能すぎて一部の人間しか活用できず、万人が使いこなすにはハードルが高いため会議体での導入は難しいと感じていました。そんな中、上部組織であるＪＡ鹿児島県中央会へ問い合わせたところ、県下他ＪＡでの導入実績があるペーパーレス会議システムECO Meeting CLOＵDを紹介してもらいました。

他JAの利用（導入）状況やセキュリティ面を重要視しました

他ＪＡの利用（導入）状況を重要視しています。ECO Meeting CLOUDは県下の他ＪＡで導入している実績があるため、導入すれば横のつながりで情報交換できる点が高ポイントでした。また、個人情報を扱うことも多いためセキュリティ面に関しても検討しましたがすでに利用している他ＪＡから「問題ない」と聞いていたため安心して導入に向けての検討を進めることができました。

操作が簡単なので今後、理事会で利用する際は
高年層の役員がすぐ操作に慣れることができると思います

まずはトライアルで使ってみました。「操作が簡単で違和感なく使える」「メモが書けたり記録ができたりする機能」といった部分が魅力的だと感じました。トライアル期間中に実際の会議でECO Meeting CLOUDを使ってみましたが特に問題がなかったことと参加者からマイナス面の意見が出なかったことから導入しても大丈夫だと判断しました。
今後、理事会（60名）での利用を考えていますが高年層の役員でも日常的にスマートフォン等を使っているので、操作が簡単なECO Meeting CLOUDにはすぐに慣れることができるだろうとあまり心配はしていません。

印刷作業等の事前準備が減り、手間や作業時間の削減効果が大きいと感じています

ECO Meeting CLOUD導入前より他社製品を使用していましたので、紙資料を使わず会議ができる状態にはなっていたのですが、どうしても同じ資料を紙で用意して持ち込んでしまう状況となっていました。現在は「企画会(50名)」と「部長会(12名)」でECO Meeting CLOUDを利用しています。特に企画会は資料が多く約200ページあるため印刷作業がなくなったことで事前準備の作業負担が軽くなりました。紙資料のコスト面より手間や作業時間の削減効果が大きいと感じています。

会議体には「紙資料持ち込み禁止」のルールを徹底することが最終目標です

今後ECO Meeting CLOUD利用を予定している「理事会」は60名が参加する会議で通常の事前準備作業に加えて非常勤理事(20名)へ「資料の事前配布」を行っています。事前配布は非常勤理事の自宅へ出向き、必ず資料を手渡しすることになっているので、留守の場合は再訪問が必要です。ECO Meeting CLOUDを利用するようになれば非常勤理事へ貸与するタブレットで資料を事前に見ていただく予定なので作業負担がかなり軽減されると思います。
将来的には打ち合わせも含めて会議体は「紙」を持ち込ませないのが最終目標です。どこかのタイミングで「紙資料持ち込み禁止」を徹底するくらいのルールを作りたいです。
色々試してきましたが「ECO Meeting CLOUDに変えてよかった」「使ってよかった」と実感しているので、できれば県下のJA全てがECO Meeting CLOUDを使ってくれたらと思っています。県下で同じシステムを使うことにより他JAと気軽に情報交換することができ、お互い工夫しながらECO Meeting CLOUDをさらに活用していけるのではと期待しています。

鹿児島みらい農業協同組合 様 概要

企業名 鹿児島みらい農業協同組合
業種 農業協同組合
所在地 鹿児島県
設立 2018年
WEBサイト https://ja-kagoshimamirai.or.jp/