導入事例
えひめ南農業協同組合
- ECO Meeting CLOUD
- 農業協同組合
当時、県内のJAがほぼ同時期にペーパーレス会議システム導入を
目次
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ペーパーレス会議を取り組むに至ったきっかけは
- 非常勤役員の方から「ペーパーレス会議システムを導入してはどうか」と提案があったことです
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ECO Meetingを知ったきっかけは
- エステックの営業担当者から電話があり、ECO Meetingを知りました
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導入までの流れ
- 非常勤役員の方から提案を受け、管理本部にて比較検討を行い導入となりました
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導入後、会議の変化について
- 紙資料の準備が不要となり、確実に人の手がいらなくなったため業務改善できました
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今後の展望・目標について
- 環境を整えてECO Meeting CLOUDを利用した会議体をどんどん増やしていきたいと考えています
非常勤役員の方から
「ペーパーレス会議システムを導入してはどうか」と提案があったことです
理事会の際に非常勤役員の方から「いろんなところでペーパーレス会議が行われているが、当組合もペーパーレス会議システムを導入してはどうか」という提案があったことです。議会など様々な組織でペーパーレス会議の取り組みがある中、当組合でも資料をPDF化してパソコンに配布したものを見ながら行っている会議もありましたがごく少数でした。
エステックの営業担当者から電話があり、ECO Meetingを知りました
ペーパーレス会議システムについて探していたところ、エステックの営業担当者から電話がありECO Meetingを知りました。それまで検討時はサイト検索ではなく、普段取引のある業者からの提案やダイレクトメールで届いたものを参考にしていました。
非常勤役員の方から提案を受け、管理本部にて比較検討を行い導入となりました
理事会にてペーパーレス会議システム導入の提案があり、管理本部（総務と企画課の部門）の月例会で製品検討を開始しました。Wi-Fiモデルでの利用が決定した後、コスト面を含めた比較検討を経てECO Meeting CLOUDの導入となりました。
当時、県内のJAがほぼ同時期にペーパーレス会議システム導入を検討していて、中央会が県下のペーパーレス会議システムの導入状況を取りまとめていたり県連自体もどのペーパーレス会議システムを導入するか検討したりしている時期でした。当組合は県内のJA（おちいまばり）がECO Meeting CLOUDを採用したことや県下での導入状況（他社製品）、ECO Meeting CLOUDの導入実績などから総合的に判断しました。
当時、県内のJAがほぼ同時期にペーパーレス会議システム導入を検討していて、中央会が県下のペーパーレス会議システムの導入状況を取りまとめていたり県連自体もどのペーパーレス会議システムを導入するか検討したりしている時期でした。当組合は県内のJA（おちいまばり）がECO Meeting CLOUDを採用したことや県下での導入状況（他社製品）、ECO Meeting CLOUDの導入実績などから総合的に判断しました。
紙資料の準備が不要となり、確実に人の手がいらなくなったため業務改善できました
現在、常勤役員会（20名）と理事会（55名）でECO Meeting CLOUDを利用しています。
導入前、紙資料は１名あたり約８０枚で総務課の職員が資料準備を担当していました。コピーから資料完成まで３名で約半日かかり、加えて非常勤役員（３５名）へは郵便での資料発送が必要で作業負担も費用も大きいものでした。また、資料の差し替えは頻繁でその度に全ての資料を印刷し直していたため紙の無駄も多かったです。
導入後は資料準備や差し替えの手間がなくなったので、業務軽減となり職員は別の仕事ができるようになりました。金額では表せませんが、確実に人の手がいらなくなったのでその点で業務がまわりやすくなりました。資料作成については見やすい構成になるよう作成者が資料のレイアウトを工夫するようになり、より分かりやすい資料になってきたと思います。
導入前、紙資料は１名あたり約８０枚で総務課の職員が資料準備を担当していました。コピーから資料完成まで３名で約半日かかり、加えて非常勤役員（３５名）へは郵便での資料発送が必要で作業負担も費用も大きいものでした。また、資料の差し替えは頻繁でその度に全ての資料を印刷し直していたため紙の無駄も多かったです。
導入後は資料準備や差し替えの手間がなくなったので、業務軽減となり職員は別の仕事ができるようになりました。金額では表せませんが、確実に人の手がいらなくなったのでその点で業務がまわりやすくなりました。資料作成については見やすい構成になるよう作成者が資料のレイアウトを工夫するようになり、より分かりやすい資料になってきたと思います。
環境を整えてECO Meeting CLOUDを利用した会議体を
どんどん増やしていきたいと考えています
非常勤役員は年齢層が高くデジタル化へ抵抗のある方もおられるため、事前に目を通してもらう必要のある会議資料（協議事項）の郵送は今も続いています。郵便代も上がったのですぐにでもiPadを渡して利用して欲しいのですがまだ実現できていません。来年６月に役員改選があり新しく役員になる方、退任する方がおられるのでそのタイミングでiPadを配布し７月から非常勤役員への郵送を廃止してペーパーレス化を進めたていきたいと考えています。
現在会議では非常勤の会議参加者はiPadを利用し、常勤者はノートPC（Windows）で参加しています。コロナ禍でWeb会議が必要となった際、職員のPCをすべてノートPC（カメラ付き）に変えました。当時はペーパーレス会議システムの導入は検討しておらず、アナログ的に資料（ＰＤＦ）をパソコンに配布して会議をしようと考えていた為、今も常勤者のiPadはありません。
そういった事情もありECO Meeting CLOUDはiPadとPC(Windows)が併用できるものとしてシステム検討当初から候補に挙がっていました。ただ、プレゼンテーション時に説明者がノートＰＣでは画面のタッチができずマウス利用となり使いづらいので、次の更改のタイミングで全員がiPadにできれば便利になるのではないかと思っています。
支所からくる支所長などでＰＣを持たない方、持ち出せない方もおられます。今後はiPadの購入など環境を整えてECO Meeting CLOUDを利用した会議体をどんどん増やしていきたいと考えています。
現在会議では非常勤の会議参加者はiPadを利用し、常勤者はノートPC（Windows）で参加しています。コロナ禍でWeb会議が必要となった際、職員のPCをすべてノートPC（カメラ付き）に変えました。当時はペーパーレス会議システムの導入は検討しておらず、アナログ的に資料（ＰＤＦ）をパソコンに配布して会議をしようと考えていた為、今も常勤者のiPadはありません。
そういった事情もありECO Meeting CLOUDはiPadとPC(Windows)が併用できるものとしてシステム検討当初から候補に挙がっていました。ただ、プレゼンテーション時に説明者がノートＰＣでは画面のタッチができずマウス利用となり使いづらいので、次の更改のタイミングで全員がiPadにできれば便利になるのではないかと思っています。
支所からくる支所長などでＰＣを持たない方、持ち出せない方もおられます。今後はiPadの購入など環境を整えてECO Meeting CLOUDを利用した会議体をどんどん増やしていきたいと考えています。
えひめ南農業協同組合 様 概要
| 企業名 | えひめ南農業協同組合 |
|---|---|
| 業種 | 農業協同組合 |
| 所在地 | 愛媛県 |
| 設立 | 1997年 |
| WEBサイト | https://www.ja-eminami.or.jp/ |