導入事例
学校法人東北学院
- ECO Meeting CLOUD
- 大学
- 宮城
一番ペーパーレス化したかった常務理事会資料の作成が効率化でき、紙のコストと事務局の手間がかなり減りました。
ECO Meeting CLOUD導入を機に他の業務に関してもデジタル化が進み、組織全体の業務改善に繋がるという副次的な効果もありました。
目次
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ペーパーレス会議システムを取り組むに至ったきっかけは
- 2020年、新理事長が着任した際「会議の電子化をすすめるように」との指示があったことです
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ECO Meetingを知ったきっかけは
- 過去に上長が情報収集の際にECO Meetingをチェックしていた事と今回、販売店からの提案です
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検討されたポイントは
- 導入実績と利用状況において規模の大きい大学等、国公立問わず導入実績が豊富だったことです
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導入したことによる具体的な効果について
- 紙の削減については常務理事会資料分（3年間）だけでコピー用紙を約３１万枚削減できました
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今後の展望・目標
- 会議の決裁などは「紙で記入」「挙手」で行っているため「投票機能」を使ってみたいです
2020年、新理事長が着任した際「会議の電子化をすすめるように」
との指示があったことです
2020年に新たに原田善教理事長が着任した際「会議の電子化（以下ペーパーレス化）をすすめるように」との指示があり、庶務部主導のもと情報収集を開始しました。
理事長からのトップダウンでの指示であったため、内部からペーパーレス化に対する反発は特にありませんでした。理事会の資料枚数が非常に多く資料準備の負担も大きいため、まずは理事会のペーパーレス化をすすめることになりました。
理事長からのトップダウンでの指示であったため、内部からペーパーレス化に対する反発は特にありませんでした。理事会の資料枚数が非常に多く資料準備の負担も大きいため、まずは理事会のペーパーレス化をすすめることになりました。
過去に上長が情報収集の際にECO Meetingをチェックしていた事と
今回、販売店からの提案です
上長が過去に会議のペーパーレス化について情報収集しており、その時からECO Meetingが使いやすいとすでに情報をチェックしていた事と、今回販売店からのiPad・mobiconnect・ECO Meeting CLOUDを組み合わせたペーパーレス会議の提案によりECO Meetingを知りました。
導入実績と利用状況において規模の大きい大学等、
国公立問わず導入実績が豊富だったことです
導入実績と利用状況が重要でした。ECO Meetingは他大学での導入事例が豊富で国公立問わず実績があること、関西大学など規模の大きい大学での導入や、関西学院大学など当校と同じキリスト教の大学で運用の実績があることが安心材料となりました。
導入事例記事で「理事会で使用している」「簡便に使える」「ＩＴに不慣れな理事も問題なく使える」という内容を読んだことも導入の大きな決め手になりました。
導入事例記事で「理事会で使用している」「簡便に使える」「ＩＴに不慣れな理事も問題なく使える」という内容を読んだことも導入の大きな決め手になりました。
紙の削減については常務理事会資料分（3年間）だけで
コピー用紙を約３１万枚削減できました
導入前は常務理事会で使用する資料準備が負担でした。１回当たりの資料枚数は平均して約100ページで資料を全て取りまとめてページを振り、全理事と陪席者を含む35名分を印刷していました。最大資料枚数は5月の決算理事会で、常務理事会審議事項の報告資料は両面印刷600ページを印刷し作成しており、作成する側も受け取る側も大変でした。
常務理事会は原則月2回開催で年間24回ですが、臨時開催があれば年間25回から30回になることもあります。理事会資料発送日の前日は資料作成のために３人掛かりで21時過ぎまで残業が常でした。紙のコストも膨大でしたが、人的コストや負担も大きかったです。
導入後は常務理事会の審議事項資料をデジタルデータ(PDF)で提供するようになった為、紙のコストと事務局の手間がかなり減りました。一番ペーパーレス化したかった常務理事会資料の作成が効率化できて本当によかったと思います。
ECO Meeting CLOUDの導入を機に、他の業務に関しても紙媒体をデジタル化していこうという流れになり、常務理事会のペーパーレス化と並行してその他業務もデジタル化が進み、組織全体の業務改善に繋がるという副次的な効果もありました。
具体的な紙のコスト削減については、常務理事会資料分だけで2022年度から2024年度の３年間で会議資料ページ数にして314,697ページ分を削減できています。用いているA4コピー用紙は１箱2,500枚入であるため、約125箱分の削減効果がでています。部署全体でみるとコピー代だけで年間150万円だったものが導入後、年間15万円にまで下がりました。
常務理事会は原則月2回開催で年間24回ですが、臨時開催があれば年間25回から30回になることもあります。理事会資料発送日の前日は資料作成のために３人掛かりで21時過ぎまで残業が常でした。紙のコストも膨大でしたが、人的コストや負担も大きかったです。
導入後は常務理事会の審議事項資料をデジタルデータ(PDF)で提供するようになった為、紙のコストと事務局の手間がかなり減りました。一番ペーパーレス化したかった常務理事会資料の作成が効率化できて本当によかったと思います。
ECO Meeting CLOUDの導入を機に、他の業務に関しても紙媒体をデジタル化していこうという流れになり、常務理事会のペーパーレス化と並行してその他業務もデジタル化が進み、組織全体の業務改善に繋がるという副次的な効果もありました。
具体的な紙のコスト削減については、常務理事会資料分だけで2022年度から2024年度の３年間で会議資料ページ数にして314,697ページ分を削減できています。用いているA4コピー用紙は１箱2,500枚入であるため、約125箱分の削減効果がでています。部署全体でみるとコピー代だけで年間150万円だったものが導入後、年間15万円にまで下がりました。
会議の決裁などは「紙で記入」「挙手」で行っているため
「投票機能」を使ってみたいです
ペーパーレス化が組織全体に波及していったのはECO Meeting CLOUD導入がきっかけとなっています。ECO Meeting CLOUDを利用して、トップである「理事会」の資料をペーパーレス化するところから始めたことが大きかったと思っています。
今後は理事会だけでなく他の会議等での利用も考えていきたいです。本院は各部門（幼稚園・中学校・高校・大学・法人）に予算があるため、バラバラのシステムを使っていることも多いですが、ECO Meeting CLOUDに関しては統一のシステムとして利用できればと思っています。
ECO Meeting CLOUDの機能としては今後、「投票機能」を使ってみたいです。 会議の決裁などは「紙で記入」もしくは「挙手」で行っているのですが、せっかく便利な機能が付いているのでぜひ活用したいと考えています。
今後は理事会だけでなく他の会議等での利用も考えていきたいです。本院は各部門（幼稚園・中学校・高校・大学・法人）に予算があるため、バラバラのシステムを使っていることも多いですが、ECO Meeting CLOUDに関しては統一のシステムとして利用できればと思っています。
ECO Meeting CLOUDの機能としては今後、「投票機能」を使ってみたいです。 会議の決裁などは「紙で記入」もしくは「挙手」で行っているのですが、せっかく便利な機能が付いているのでぜひ活用したいと考えています。
学校法人東北学院 様 概要
| 企業名 | 学校法人 東北学院 |
|---|---|
| 業種 | 大学 |
| 所在地 | 宮城県 |
| 設立 | 1886年 |
| WEBサイト | https://www.tohoku-gakuin.jp/ |