JAの「会議」、5つの問題を解決した方法とは？

日本の農業を支えている『JA（農業協同組合）』。事業は営農から金融、共済まで多岐にわたり、なおかつその業務は特殊であると聞いています。そんな中、「会議」においても一般企業と違ったJA特有の課題をお持ちであるとのこと。今回はJAの担当者さまに「会議」における5つの問題とその解決方法をお伺いすることができました。ぜひ参考にしてみてください。

• 【1】JAが抱えていた「会議」にまつわる5つの問題
  • ① 負担大！会議の事前準備にかかる「経費」
  • ② 保管場所のムダ使い「ファイリング」
  • ③ 夜間作業が当たり前？「コピー機を占拠」
  • ④ 『総代会』で使う質疑応答用の「膨大な資料」
  • ⑤ 人も紙も作業も増えてさらに負担増！「JAの合併」
• 【2】JAの「会議」、5つの問題を解決した方法とは？
• 【3】ペーパーレス会議システム導入成功の実例とJA流活用法
  • ① 導入後3ヶ月で5万枚！「紙の大幅削減」
  • ② 「持ち運べる書庫」が大活躍
  • ③ 野菜や花き、畜産物の写真がカラフルに！「格段に見やすくなった資料」
  • ④ セキュリティも安心「情報漏えいのリスク軽減」
  • ⑤ 使用希望者が続々と。「操作が簡単！」と非常勤理事からも大好評
• 【4】もっと聞いてみませんか？JAの担当者さまの「声」

改善前、JAの担当者さまは「会議」においてどのような問題を抱えておられたのでしょうか？JAの担当者さまが抱えていた「会議」にまつわる問題で最も多かった意見は以下の5つになります。

会議の事前準備にかかる「経費」といえば、印刷代や資料を作成、丁合するための人件費などを想像される方が多いと思います。しかしJAの場合、これに加えて非常勤理事の方々への「理事会資料の事前配布」があり、これにより一般的な会議より「経費」がかさむ傾向があります。月1回開催される重要な会議である『理事会』の資料は100ページを超えることもあり、理事会出席前に必ず資料へ目を通していただく必要があるとのこと。非常勤理事への会議資料の事前配布方法について「郵送」「職員が持参」を採用しているJAの場合は毎月「郵送代」「人件費」「交通費」がかかることになります。

JAによっては非常勤理事が構成比の半数以上を占める場合も多く、毎月となると負担が大きくなってしまうのです。

会議に参加した各部署の部長、課長、係長がそれぞれに会議資料をファイリングしているとのこと。各自が資料へメモ書きしている場合もあるため、一概に「不要」とは言い切れませんが、保管場所のことを考えると確かにムダ使いと言わざるを得ません。

『理事会』は1番大きな会議となり、100名近くが出席するJAもあるそうです。

100ページの資料を100名分用意するとして印刷枚数は1万枚！訂正、差し替えなどが発生すれば更に枚数増！他の業務を行っている職員の迷惑にならないようにと、人の少ない夜間に作業するという話もうなずけます。ただし、印刷1万枚のために毎月残業するというのもギモンですよね。

総代会では質疑応答に備えて、過去の資料を含め、多くの資料を印刷して持ち込んで対応します。しかし、資料の数もしかり枚数の多い資料の代表である「定款」については1300ページ以上もあるため、印刷するのを躊躇してしまうそうです。業務の一環とはいえ、印刷した紙の山を見ると少し罪悪感を持ってしまうかもしれません・・・。

複数のJAを1つに合併する地域も増えてきているそうです。それに伴い、会議の参加人数も多くなり、人件費や経費などの負担も増します。また、合併により管轄地域が拡大されるため、非常勤理事とのやり取りに苦慮することも多くなりそうです。

これまでJAの担当者さまから聞いた「会議にまつわる問題」を5つお伝えしてきました。この5つの問題に共通していたのは「膨大な紙の扱いに苦慮している」ということ。そして、この膨大な紙をなくすことこそが、会議のペーパーレス化です。会議や資料のペーパーレス化が簡単に実現できる『ペーパーレス会議システム』を導入すれば、膨大な紙を扱う必要がなくスムーズに会議が行えるようになり、JAの抱えている会議にまつわる諸問題をすぐに解決することができます。

JAは「膨大な紙の扱いに苦慮している」状態から、ペーパーレス会議システムを導入することにより、どのような成功実例をお持ちなのでしょうか？お話を伺うと、JAの多岐にわたる業務に合わせてうまくペーパーレス会議システムを使いこなしておられる姿が見えてきました。

『常勤会』『理事会』『総務委員会』など定例会での利用をはじめ、部署やグループなど小規模な会議でも積極的にペーパーレス会議システムを使用されているそうです。その結果、ペーパーレス会議システム導入後3ヶ月で5万枚近くの紙を削減することに成功。1年で12万枚以上の紙を削減する予定だと嬉しそうに話してくださいました。

JAでは『総代会』のために用意する質疑応答用の膨大な資料のほかにも、マニュアルや規程集、ディスクロージャー誌といったページ数の多いドキュメントも電子化してペーパーレス会議システムに保管されています。「共有書庫」のように運用することで、膨大な資料の利活用に役立つような使い方も始めておられるそうです。そうすれば、最新のデータ、過去の資料、その他様々な情報を瞬時に共有することができます。紙の削減や資料の持ち運びだけでなく情報共有のスピード化にも大きな効果がありますね。

また、建屋の建設プロジェクトにも利用されており、写真や動画、資料など多くの情報をすぐに共有できることで、意思確認、決定が早くなり業務効率アップとなっているそうです。

以前は、会議資料に載せる野菜や花き、畜産物の写真は、経費を抑えるためにモノクロで使用されていましたが、ペーパーレス会議システム導入後は写真がカラーのまま使えるため分かりやすい資料作りができるようになったとのこと。野菜や畜産物本来の色味や花きの美しい色合いを載せることができて、より詳細にイメージしやすくなったのではないでしょうか？

紙の資料は各自の廃棄方法や置き忘れなどにより、情報が漏れてしまう可能性があります。多数おられる非常勤理事の方々に、資料の廃棄方法を周知徹底することは難しいとのこと。情報漏えい防止のため、会議後に回収してシュレッダーにかけるにしても大変な手間と人件費がかかります。ペーパーレス会議システム導入により、紙の資料は電子化され、紙であることのリスクは回避される上に、閲覧期限を設定しておけば会議終了後に資料を見られなくすることも可能です。これで紙の削減だけではなく、セキュリティ面も安心ですね。

非常勤理事への「理事会資料事前配布」にかかる経費削減のため、非常勤理事の方に「ポケットWi-Fi」と「ペーパーレス会議システムの入ったiPad」を配布し、各自で操作しながら理事会資料を読んでいただいているとのこと。普段タブレット等のITに触れる機会が少ない非常勤理事の方からも「簡単に操作できる」「使いやすい」と好評で、「私も使いたい」と自ら希望される非常勤理事の方も多いそうです。おかげでタブレットでの会議資料閲覧が増え、スムーズにペーパーレス化が進んでいるとのことです。

ペーパーレス会議システムを導入するにあたり、「全員が使いこなせるのか」といった不安を持つ方もおられると思います。確かに、タブレット等のITに触れる機会の少ない方は複雑な操作が必要なシステムの場合、使いこなせない可能性があります。そんな中、当社エステックのペーパーレス会議システム「ECO Meeting」「ECO　Meeting Cloud」は、「会議」に特化したシンプルなシステムで、iPadを利用した誰もが直感的に使えるインターフェースを特徴としているため、誰でも簡単に操作することができます。

今回お話を伺うことができたJAの担当者さま以外にも、いただいている「声（導入事例）」があります。この機会に是非ご一読下さい。