そんなことのために残業？！会議に関する事務作業の無駄削減３つのポイントと改善方法

最近よく話題にあがる『労働生産性の向上』。働き方改革の9つのテーマのうちのひとつでもあります。生産性の向上には、まずは仕事の無駄を省いて効率を上げる必要があります。その点、事務作業は比較的システム化しやすい業務が多いので、まずはここの無駄をチェックするのが効率的。そこで、この記事では事務作業の無駄を省くポイントをご紹介します。

• 【１】事務作業で意外と無駄が多い「会議」
• 【２】会議の事前準備の無駄を省くための3つのチェックポイント
• 【３】チェックポイント①　会議で使う資料の手配・印刷
• 【４】チェックポイント②　会議の事前準備(①以外)
• 【５】チェックポイント③　会議後の資料の管理(回収・破棄)
• 【６】会議をペーパーレス化すると事前準備・事後処理は大幅に軽減される

どんな会社や団体でも必ず行う業務、それが「会議」です。あなたは貴社の会議にどのような事務作業が発生しているか、把握していますか？

会議では、事前準備・事後でさまざまな事務作業が発生しています。しかし、その多くは定例会議として繰り返されていることが多く、それに伴う事務業務もルーティンワーク化し、意外と改善されないままであることが多く見られます。

また、『労働生産性の向上』という文脈で会議を考えると、どうしても会議そのものの「進め方」や「時間」「内容」ばかりにフォーカスされがち。【会議　準備】などのキーワードでネット検索をしても、やはり会議そのものについての記事ばかりです。

このような理由から、会議に関する事務作業の効率化は、比較的システム化しやすい業務であるにもかかわらず、結局のところ後回しになりがちなのです。

会議の事務作業の効率化をすすめるためには、まずは実際に会議の事前準備で行っている業務を把握しましょう。会議の事務作業は無駄が省きやすい反面、会議で使う資料には機密情報が含まれていることも多いため、ただやみくもに業務を削減するのではなく、セキュリティ面での注意も必要です。

会議の準備担当者にヒアリングして内容と工程を把握し、以下の3つのポイントと照らし合わせてチェックしてみましょう。

まずは、会議前に「資料の準備」に関する作業があるはずです。

会議の主催者に詳細をヒアリングし、会議でプレゼンテーションを行う人から資料を集め、会議の開催までに参加者の人数分を印刷する。

単純な作業ですが、その資料の「種類の数」、各資料の「枚数」、資料を必要とする「参加者の人数」により、作業量が大きく変動します。

会議直前まで資料が届かない、会議直前に資料の一部に差し替えや修正が入る、なんていうこともしばしば。差し替えが入った場合は、会議の開始までに、早急に、すでに印刷した分を破棄し、また同じ時間をかけて印刷しなおさなければならなくなります。最悪の場合、コピー機を占拠して何時間・何日も印刷しなければいけない、なんていうことも…。

会議の事前準備に課題を感じていた大学や一般企業の実際のケースを見ても、予想以上に時間がかかっていることがわかります。

資料の準備に関わる事務作業は、「種類の数」×「枚数」×「参加者の人数」と、足し算ではなくかけ算のように作業量が増えます。
よって、この部分で少しでも事務作業の無駄を省くことができれば、現場の作業時間は大幅に削減できるでしょう。

もし、実際にかかっている時間などを把握していないなら、準備を担当している社員に作業内容や行程についてヒアリングし現状を把握してみてください。

大人数が参加する会議の場合、さらに事務的な作業が増えます。

イベント会場の手配や、参加者の食事・移動手段・宿泊先などの手配が必要なこともあります。また、事前に資料を梱包して会場に郵送手配をしたり、会場にプロジェクターなどの設備を用意したり、資料を机に並べたりする必要がある企業・団体もあるようです。

単純な作業ですが、これも【チェックポイント①　会議で使う資料の手配・印刷】と同様に「種類の数」×「枚数」×「参加者の人数」によって、準備作業が何時間もかかるケースがあります。

【チェックポイント①】以外でも、会議の準備・会議中に具体的にどういう作業が発生していて、それに担当者がどれくらい時間をかけているのかを洗い出してみましょう。

経営・戦略会議、教授会、商品企画会議や、営業会議など、会議の資料には機密情報が含まれることが非常に多いことも忘れてはならないポイントです。

『情報漏えいの約4割は、紙媒体によるものである』というデータ(※1)もあります。機密情報が含まれる資料を使う会議は、常にそのリスクにさらされているということです。

このようなセキュリティリスクを考えれば、会議資料は会議終了後に回収し、シュレッダーをした方が良いでしょう。会議資料を持ち帰る企業や団体もあるようですが、セキュリティに厳しくなりつつある昨今、あまりおすすめはできない運用方法だと言わざるを得ません。

とは言え、実際に回収・シュレッダーをするとなると、その分事務作業の時間も増えてしまいます。業務効率とセキュリティ、その全体のバランスを見て判断する必要があるので、ここでも具体的にどういう作業が発生していて、それに担当者がどれくらい時間をかけているのか念のため洗い出しましょう。

チェックポイント①と③は、どれも『紙媒体で会議資料を準備し、処理していること』で時間が発生しています。印刷作業や、資料の配布、シュレッダーなど、紙の資料でなくなれば全く必要がなくなる業務も多く含まれています。言い換えれば、会議をペーパーレス化するだけで、会議の事前準備・事後処理は大幅に軽減されるということです。さらに、時間の削減だけでなく、印刷代や、紙代などの費用も削減できます。

最近のペーパーレス会議システムは、クラウド型の手軽なタイプもリリースされており、導入も比較的簡単になっています。もし、ペーパーレス会議システムを利用しないまま会議に関する事務作業に時間とコストを費やしているなら、一度システムの導入を検討してみると良いかもしれません。

例えば、チェックポイント①で挙げた実際の例でも、以下のような成果が出ています。

社内で実施している会議を見回して、特に参加者が多い会議や、定例で何度も行う会議などがある場合、まだまだ効率化やコスト削減が可能かもしれません。チェックしてみましょう。

なお、当社エステックでは、ペーパーレス会議システム『ECO Meeting CLOUD(クラウド版)』もご提供しております。上記のような課題を解決しやすくなるので、おすすめです。お試しでの利用可能ですので、ぜひ一度ご検討ください。

会議の無駄を省き効率化することにより、会議に関わる多くの社員の時間を有効活用できるようになります。時間がなければ、新しいことに挑戦する余力は生まれません。少しずつでも無駄を省き、時間を捻出し、それを積み重ねていくことで、残業を減らし、新たな“働き方改革”へ注力する時間を捻出できるようになるのです。

まずは、『ペーパーレス会議システム』で会議に関する事務作業の時間・コストの削減をしてみませんか。