【これだけ覚えればOK!】ペーパーレス会議システム選定時におさえておきたい5つの専門用語

「働き方改革」の一環として「ペーパーレス会議」という言葉を聞いたことがある方も増えてきました。しかし、その中身について理解されている方は少ないのではないでしょうか。いざ「ペーパーレス会議」を始めようと【ペーパーレス会議システム】を選定される段階で、よく分からない『用語』に戸惑われる方が多いと思います。

今回は【ペーパーレス会議システム】を選定される際に、おさえておきたい『専門用語』を5つセレクトしました。「聞いたことのある言葉だけど、意味はよく分からないなぁ」という用語があるかもしれません。用語の意味をしっかり理解した上で【ペーパーレス会議システム】の選定を始めましょう！

• 【1】ペーパーレス会議システム選定時におさえておきたい専門用語5選

① 使うか否か「タブレット」とは

② ペーパーレス会議システムにおける「クラウド（型）」「オンプレミス（型）」とは

• 「クラウド（型）」
• 「「オンプレミス（型）」

③ モバイル端末用OS「iOS」と「Android」について

• 「iOS」
• 「Android」

• 【2】そもそも「ペーパーレス会議」って何ですか？

ペーパーレス会議システムを販売している会社は数多くあります。どの会社のシステムを導入するかは別として、以下にお伝えする「専門用語」については、どこでも共通して出てくる用語ばかりです。

用語の意味をきちんと理解して、あなたの環境に合ったシステムを選定する手がかりにしてください。

iPadに象徴される板状、薄型のコンピューターや周辺機器のことです。

キーボードではなく、指先や専用ペンを使って画面を操作するだけで、操作が完結できる電子デバイスです。パソコンとは違い、手で直感的に操作できるため、ITに詳しくない人でも使いやすいメリットがあります。

最近ではペーパーレス会議システムだけでなく、工場や建設現場などで業務端末として使われることが増えています。以前は建設現場において「手帳、図面、デジタルカメラ、携帯電話」が4点セットとして必ず必要だったそうですが、今では全てがタブレットの中に入っています。

最近は色々な場面で「クラウド」という言葉を耳にするようになりました。ここでは、ペーパーレス会議システムにおける「クラウド（型）」「オンプレミス（型）」について説明します。

インターネットなどのネットワーク経由でユーザにサービスを提供する形態のことです。世界で使われるクラウドサービスの代表的なものにはMicrosoft社の「Azure」、Amazon社の「AWS」があります。

例えば最近、ファイル配信サービス会社のパスワード漏えい事件がありました。これはクラウド事業者側のセキュリティの甘さが原因であり、利用者側ではコントロールできない部分です。このように、サーバ環境の安全性、安定性は選んだサービス会社のクラウド環境に左右されてしまうため、選定時に調べておく必要があります。

クラウドサービスの普及により、対象語として使われるようになりました。企業や各組織などで、サーバやデータベースなどの情報システムを自社内、または自社で準備した施設（データセンター等）に設置し、運用するものです。

スマートフォンの世界でも「iOS」「Android」という言葉を耳にするため、聞いたことのある方が多いと思います。

「iOS」と「Android」はモバイル端末用OS（オペレーティングシステム）の名称で、パソコンのOSではありません。

パソコンのOSと違って、機能が限定されているため操作が簡単で動作が軽快です。

また、アプリケーションは必ず専用のストアからインストールするという特徴があります。

Apple社が開発、提供するOSの事です。搭載されている機種はiPhone、iPad、iPod touchの全モデルで、使用はApple製品に限定されます。

例えば、2011年3月に販売を開始した機種「iPad2」はOS9までのバージョンアップは可能ですが、それ以降のOSへはバージョンアップすることができません。Apple社は製品本体とOSを自社で製造、開発しているため、事前に各機種におけるOSのバージョンアップについての限界を公表しています。その期間はおおむね販売開始より4年となっています。

Google社が開発、提供するOS（オペレーティングシステム）のことです。

Androidの場合、製品製造は各メーカー、OSはGoogle社が開発、とそれぞれ別会社で製造されています。そのため、各メーカーには新しいOSの開発情報が提供されず、いつ、どのようなバージョンアップが行われるのかを把握することができません。最悪の場合、買ったばかりの機種でも次のOSへアップデートすることができないといった事態も起こり得ます。

「紙（印刷物）を使わずに行う会議」の総称です。

ペーパーレス会議は「Web型」「ビューア型」「システム型」3つのジャンルに分けられます。

Internet ExplorerやSafariなど、ブラウザー（インターネットを利用するためのソフト）を用いてWeb（インターネット）上で会議をするものです。

Adobe社のAcrobatに代表される、デジタル書類を見ながら会議をするものです。

メール等に添付されたPDFなどのデジタル書類を使用して会議を行うため、誰かがその書類を第三者へメール等で送信していても、追跡、把握することはできません。ビューア型は会議書類を紙のように回収できず、システムのように発信者側で会議書類データをコントロールすることができないため、機密情報が漏れてしまうリスクは格段に高くなります。

専用のアプリをインストールしてタブレットで会議をするものです。

弊社の「ECO Meeting CLOUD」や「ECO Meeting PRO」もこれにあたります。

今回は、ペーパーレス会議システムを選定する際に知っておきたい専門用語について説明してきました。「選定する際」ということもあり、それぞれのメリットとデメリットも載せています。これらを踏まえて、あなたの環境に合ったシステムを選定してみてください。

専門用語については今後、「導入直前編」「応用編」といった感じで徐々にステップアップした内容を数回お伝えする予定です。もし、あなたが今回の記事と同じ状況（システム選定時）ではなかったとしても、知識として知っておいて損はない用語ばかりです。IT化が進む中、今まで何となく聞いたことがあるだけだったこれらの専門用語が、人に説明できる程の知識として一つ一つ身についていくことは、きっと今後の財産になると思います。 ぜひ、一緒にステップアップしていきましょう！