導入事例(一部抜粋)

松阪市役所 様

松阪市役所 松阪市役所

ECO Meeting 自治体

市の情報化推進計画に基づいてペーパーレス会議システムを導入。
ECO Meeting は類似製品の中でも扱いやすいシステムだと感じました。

市の業務を変革するICTの一環として、 業務のペーパーレス化対策を進めています

「市の業務を変革するICT」を目的として「情報化推進計画(以下、計画)」を策定し、計画全体を支え推進するための「ワークスタイル変革プロジェクト(以下、プロジェクト)」を立ち上げました。
計画の一環にペーパーレス化の推進があり、その一つとして「会議のペーパーレス化」も上がっていました。 ペーパーレス会議のシステムに関しては、7社の製品を比較検討し、その内の何社かは実際にデモも行っていただきました。
比較検討は、プロジェクトのメンバーにも参加していただき、製品や端末の確認、選定、運用方法、今後の展望など、総合的に判断していきました。

同じ機能でもECO Meetingは実用的な レベルまで落とし込まれていると感じました

iPadは、利用者がモバイル機器に精通していなくても、Apple社の審査が通ったAppしか使用出来ないので、端末側で一定のセキュリティが担保されていると考えられることから、会議端末として採用する事になりました。
会議システムに関しては、各社に大きな機能差は感じられませんでしたが、実際の運用を想定した場合、同様の機能でもECO Meetingの方が他社よりも扱いやすいと感じる部分がいくつかありました。
例えば、資料のページめくりやページジャンプと言った機能はどの製品にも実装されていましたが、ページ数が多い資料では少々扱い難いと感じておりました。しかし、ECO Meetingではページスライダー機能があり、直感的に素早く目的のページまで移動できるので、運用に即した実用的な機能だと感じました。
他にも、メモ(マーカー)の描きやすさ、付箋へのキーボード入力など、総合的にプラス評価になったと思います。検討の結果、ECO Meetingと他1製品を参考製品として入札条件に記載させて頂き、入札にてECO Meetingの採用が決定しました。

紙や印刷の削減、事務効率の向上、職員 意識の変革が起きています

小規模な会議から試用を始め、徐々に大きな会議での運用に切り替えを行っており、現在は、市長を含む部長以上が参加する幹部会議で運用を始めています。
幹部会議は、週に1回開催で事務局のメンバーも含めると25名が参加します。会議資料は毎回一人当たり30~ 40枚程ですのでペーパーレス化による、紙や印刷コストの削減効果は大きいと感じています。さらに、資料がデータ化されているので準備の手間が省け、資料の作り直しが必要な場合もデータ差替えで済むので、事務効率の向上や経費削減にも効果が出ています。
また、会議後には、部長が各部に情報を持ち帰って部内での共有などを行います。共有の方法等は各部署の判断にお任せしておりますが、データとして回覧したり、モニターに投影して説明するなど、自然とペーパーレス化に即した形で対応しているようです。

市全体のモバイルワーク推進、無線化対 応などを見据え、各所と連携して積極的に 推進していきたいと思います。

予想よりも反響が大きく、他の定例会議などでの使用や議会事務局からも問合せがあります。
他会議での使用についてはiPadの数に制限がありますので、今後、どのように調整して行くか検討しているところです。
計画にもありますが、更なるモバイルワークの推進や、平成29年を目処とした庁舎内の無線化なども検討しています。ペーパーレス会議は、ペーパーレス化施策の一環ですが、会議端末としてタブレットを使用するため無線化が必須となります。そのため、今後の無線化に対する試行の意味も含めてセキュリティを担保した形で先行導入しています。
これからも、会議事務局や他部署と情報共有しながら進捗を図りつつ、更なるモバイルワーク推進の裾野となるよう推進していきたいと考えています。

松阪市役所様 概要

企業名 松阪市役所
業種 地方自治体
所在地 三重県松阪市
設立 1953年
WEBサイト http://www.city.matsusaka.mie.jp/

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