導入事例
丹波ささやま農業協同組合
- ECO Meeting
- 農業協同組合
より扱いやすいiPad を用いたペーパーレスシステムとしてECO Meeting の導入を検討。
直感的で扱いやすく導入直後からスムーズに会議を進行できています。
目次
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きっかけ
- 篠山市議会などで会議がペーパーレス化されるのを見て、導入の検討を始めました
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検討された際のポイント
- WindowsやAndroidよりも、直感的に扱えるiPadを会議端末として使いたい
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導入後、会議の変化
- 重い資料を持ち運ぶ手間がなくなり、質疑応答にもスムーズに対応できるようになりました
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今後の展望・目標
- 全ての会議をペーパーレス化していく事を目標としています
篠山市議会などで会議がペーパーレス化されるのを見て、導入の検討を始めました
JA丹波ささやまでは事務局が各部署からデータを収集、印刷、並べ替えして会議資料を作成していました。
毎回100ページの会議資料を50冊程度用意しますが、資料を作成する時はコピー機を数時間占拠してしまうこともあり、主に夜間に作業を行っていました。
また、各部署の部長、課長、係長が会議後に「同じ会議資料」を各々でファイリングするなど印刷コストや保管場所、リサイクルコストの無駄が多数発生していた事もあり、会議そのもののペーパーレス化を検討しました。
毎回100ページの会議資料を50冊程度用意しますが、資料を作成する時はコピー機を数時間占拠してしまうこともあり、主に夜間に作業を行っていました。
また、各部署の部長、課長、係長が会議後に「同じ会議資料」を各々でファイリングするなど印刷コストや保管場所、リサイクルコストの無駄が多数発生していた事もあり、会議そのもののペーパーレス化を検討しました。
WindowsやAndroidよりも、直感的に扱えるiPadを会議端末として使いたい
検討段階では業務端末と会議端末を兼務させるという考えもありましたが、当初の主な利用目的が理事会ということで、WindowsやAndroidよりも、直感的に扱えるiPadを会議端末として使うこととなり、システムもiPadに特化したECO Meetingを導入することになりました。
また、会議室エリアにはシステムの導入に合わせて安定した会議進行を目的として「会議専用の無線LAN環境」を構築しました。
また、会議室エリアにはシステムの導入に合わせて安定した会議進行を目的として「会議専用の無線LAN環境」を構築しました。
重い資料を持ち運ぶ手間がなくなり、質疑応答にもスムーズに対応できるようになりました
ECO Meetingは画面操作もシンプルで、ブラウザからの資料登録も簡単です。紙ではモノクロで印刷していた資料も、デジタルデータではカラーのまま扱えるので、グラフや図表等が非常に見やすく伝わりやすくなっていると思います。
理事会では、プレゼンテーション機能を全画面モードで活用しています。説明者の画面状態がそのまま聴講者の画面に反映されるので、ページをめくる手間や資料を拡大縮小する手間もなく、スムーズに会議が進行しています。
ECO Meetingの導入後はペーパーレスでの会議を推進しており、iPadのバッテリーが無くなるまで使うこともあります。また会議以外にもECO Meetingを利用したペーパーレス化を推進しています。例えば総代会では質疑応答に備えて、過去の資料も含め多くの資料を印刷して持ち込んでいました。特に定款などは1300ページ程あり、印刷する事も躊躇する程でした。
しかし、準備する資料をデジタル化しECO Meetingのオフライン機能で事前にiPadにダウンロードしておく事で重い資料を持ち運ぶ手間がなくなり、質疑応答にもスムーズに対応できるようになりました。
このように「オフライン機能」で「持ち出せる書庫」として使える事も、ECO Meetingの魅力の一つだと思います。
理事会では、プレゼンテーション機能を全画面モードで活用しています。説明者の画面状態がそのまま聴講者の画面に反映されるので、ページをめくる手間や資料を拡大縮小する手間もなく、スムーズに会議が進行しています。
ECO Meetingの導入後はペーパーレスでの会議を推進しており、iPadのバッテリーが無くなるまで使うこともあります。また会議以外にもECO Meetingを利用したペーパーレス化を推進しています。例えば総代会では質疑応答に備えて、過去の資料も含め多くの資料を印刷して持ち込んでいました。特に定款などは1300ページ程あり、印刷する事も躊躇する程でした。
しかし、準備する資料をデジタル化しECO Meetingのオフライン機能で事前にiPadにダウンロードしておく事で重い資料を持ち運ぶ手間がなくなり、質疑応答にもスムーズに対応できるようになりました。
このように「オフライン機能」で「持ち出せる書庫」として使える事も、ECO Meetingの魅力の一つだと思います。
全ての会議をペーパーレス化していく事を目標としています
現在、導入後３ヶ月で5万枚近くの紙が削減できております。通期では1２万枚以上の紙と印刷時間が削減される予定で、今後も継続的に活用していくことによりECO Meetingの導入効果を伸ばしていきたいと思います。
また、我々JAの業務は特殊で農業経済・金融・共済など多用な業務と組織が存在し、それぞれに会議が存在しています。一人一台の端末環境までは至っていませんが、今後は各業務や組織で開催する全ての会議をペーパーレス化していく事を目標としています。
また、我々JAの業務は特殊で農業経済・金融・共済など多用な業務と組織が存在し、それぞれに会議が存在しています。一人一台の端末環境までは至っていませんが、今後は各業務や組織で開催する全ての会議をペーパーレス化していく事を目標としています。
丹波ささやま農業協同組合 様 概要
| 企業名 | 丹波ささやま農業協同組合 |
|---|---|
| 業種 | 協同組合 |
| 所在地 | 兵庫県篠山市 |
| 設立 | 2002年 |
| WEBサイト | http://www.ja-tanbasasayama.or.jp/ |