導入事例(一部抜粋)

丹波ささやま農業協同組合 様

丹波ささやま農業協同組合 丹波ささやま農業協同組合

ECO Meeting 共同組合

より扱いやすいiPad を用いたペーパーレスシステムとしてECO Meeting の導入を検討。
直感的で扱いやすく導入直後からスムーズに会議を進行できています。

篠山市議会などで会議がペーパーレス化されるのを見て、導入の検討を始めました

JA丹波ささやまでは、事務局が各部署からデータを収集、印刷、並べ替えして会議資料を作成していました。
毎回100ページの会議資料を50冊程度しますが、資料を作成する時はコピー機を数時間占拠してしまうなどもあり、主に夜間に作業を行っていました。
また、各部署の部長、課長、係長が会議後に「同じ会議資料」を各々でファイリングするなど、印刷コストや保管場所、リサイクルコストの無駄も多数発生していた事もあり、会議そのもののペーパーレス化を検討しました。

ECO Meetingと同時に会議専用の無線LAN環境を構築

検討段階では、業務端末と会議端末を兼務させる考えもありましたが、当初の主な利用目的が理事会ということで、WindowsやAndroidよりも、直感的に扱えるiPadを会議端末として使うこととなり、システムもiPadに特化したECOMeetingを導入することなりました。
また、システムの導入に合わせて安定した会議進行を目的として会議室エリアに「会議専用の無線LAN環境」も構築しました。

理事会ではプレゼンモードの画面同期を使って、説明者が会議進行しています

ECO Meetingは画面操作もシンプルで、ブラウザからの資料登録も簡単です。紙ではモノクロで印刷していた資料も、デジタルデータではカラーのまま扱えるので、グラフや図表等が非常に見やすく、伝わりやすくなっていると思います。
理事会では、プレゼンテーション機能を全画面モードで活用しています。説明者の画面状態が、そのまま聴講者の画面に反映されるので、ページをめくる手間や資料を拡大縮小する手間も無く、スムーズに会議が進行しています。
ECO Meetingの導入後から、ペーパーレスでの会議を推進しており、iPadのバッテリーが無くなるまで使うこともあります。また会議以外にも、ECO Meetingを利用したペーパーレス化を推進しています。例えば、総代会では質疑応答に備えて、過去の資料も含め、多くの資料を印刷して持ち込んでいました。特に、定款などは1300ページ程あり、印刷する事も躊躇する程でした。
しかし、準備する資料をデジタル化し、ECOMeetingのオフライン機能で事前にiPadにダウンロードておく事で、重い資料を持ち運ぶ手間がなくなり、質疑応答にもスムーズに対応できるようになりました。
このように「オフライン機能」で「持ち出せる書庫」として使える事も、ECO Meetingの魅力の一つだと思います。

JA内の各業務にもペーパーレスの風を

現在、導入後3ヶ月で5万枚近くの紙が削減出来ております。通期では12万枚以上の紙と印刷時間が削減される予定で、今後も継続的に活用していくことで、ECO Meetingの導入効果を伸ばしていきたいと思います。
また、我々JAの業務は特殊で、農業経済・金融・共済など多用な業務と組織が存在し、それぞれに会議が存在しています。一人一台の端末環境までは至っていませんが、今後も各業務や組織で開催する全ての会議をペーパーレス化していく事を目標としています。

丹波ささやま農業協同組合様 概要

企業名 丹波ささやま農業協同組合
業種 協同組合
所在地 兵庫県篠山市
設立 2002年
WEBサイト http://www.ja-tanbasasayama.or.jp/

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