導入事例(一部抜粋)

名古屋市立大学 様

名古屋市立大学 名古屋市立大学

ECO Meeting 4U 大学

ECO Meeting 4U は、ペーパーレス会議システムとしても安定しているだけでなく、個別や複数選択などの実用的な投票システムが標準で実装されており、会議中に行う投票や集計に関わる事務処理の大幅な効率化と正確性の向上が実現出来、使い勝手が良いと実感しております。

ペーパーレス会議と投票システムを個別のシステムにはしたくなかった

老朽化した機械式投票システムのリプレイスで、タブレット対応のシステムを模索していた所、ペーパーレス会議システムの提案を受けました。経費削減等もあり、ペーパーレス会議も同時に検討を始めましたが、「ペーパーレス会議と投票システムのシームレスな連携」「投票システムは複数投票が必要」などの条件に対して、ECOMeeting 4Uが唯一条件を満たし、かつ非常に安定していて運用しやすいと感じ、決定しました。

膨大な資料のペーパーレス化で、準備に掛かる時間も大幅に軽減された

現在、医学研究科の月2回の教授会、教授会での学位論文審査、週に1回の研究会議(研究課長ミーティング)で利用しています。附属病院では電子カルテシステムにタブレット端末を用いていますので、iPadに対する抵抗感はあまりなく、導入に際しても大きな混乱はありませんでした。逆に、ページをめくれる等タブレット特有のアクションとの親和性も高く、紙の会議にはない良さがある、との声も聞いています。
これまでの会議では膨大な資料を準備していました。例えば、教授会には常に40名以上が参加しますが、大体100ページ前後の資料が配布されます。多いときには1会議の資料がバインダーの半分になる事もあります。平均すると1会議あたり4000 ~ 5000枚の資料が作成されていた計算になります。 この用紙や印刷に掛かるコストが一切無くなったことは、予算節減に大きく貢献出来ていると感じています。導入当初は紙の資料も用意していましたが、システムが安定している事もあり、3回目からは紙資料の準備を取りやめました。
一方、資料の作成には、電子化(PDF化)を行う作業が新たに必要となりますが、作業の全体的な視点で見ると、職員が準備に掛かりきりなる時間が短くなり、作業能率の飛躍的な向上に繋がっています。

多機能で実用的な投票システムにより、会議全体の進行がスムーズになった

既存の機械式投票システムは○×式で、複数投票では使えませんでした。複数投票を行う場合、従来は紙による投票の後に、手集計を行っておりました。医学研究科は多い時で30名以上の学位審査を並行して行う必要がありますが、その審査員各3名を一度に選出する投票を手集計で行うなど、時間的制約と正確性の観点から見て限界を感じておりました。
ECO Meeting 4Uの導入により、ペーパーレス会議と投票システムをシームレスに移行でき、さらに、システムの集計により即時開票できますので、とてもスムーズな会議進行が可能となりました。
また、履歴書など個人情報を含む資料の回収も、システム上で書類ごとの公開設定を簡単に行えるので、会議終了時に紙資料の様に回収する必要が無くなり、事務効率の大幅な改善と情報保護レベルの一層の向上に繋がっています。

今後は、ポータビリティを生かして研究科全般の会議や附属病院の会議で使っていきたい

ECO Meeting 4Uでは、会議に関する様々な記録(資料、投票結果、参加者情報)をサーバー内に残しておけます。資料準備の手間や紙コストの削減、投票システムの機能やタブレットでの使い勝手とも相まって、もはや、紙資料での会議には戻れないと実感しています。
また、サーバーをノートPC(MacBook)とし、HUBや無線LANでローカルの無線環境を構築しているので、LAN環境の整備されていない会議室などで、場所や環境を問わず会議を開催出来るようしております。
主に医学研究科教授会などで運用していますが、このポータビリティを生かし、研究科の会議全般や附属病院での会議に広げていきたいと考えております。 その手始めとして、附属病院部長会議のペーパーレス化を決定しています。

名古屋市立大学様 概要

企業名 公立大学法人 名古屋市立大学
業種 総合大学
所在地 名古屋市瑞穂区
設立 1950年
WEBサイト http://www.nagoya-cu.ac.jp/

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