導入事例

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ECO Meetingが最も使い勝手がよく、セキュリティ面でも安心して運用できると感じました。想定していた紙やコストの削減だけではなく、業務の効率化など目に見えない効果もあるとても良いシステムだと感じています。

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目次

iPadの導入決定後、運用するシステムを検討していた

iPadを導入するにあたり有効な使い道の提案をベンダー各社へお願いした所、提案の中にペーパーレス会議システムがありました。そこで、本学からはiPad・学内SNS・サーバーのホスティングなど複数条件の中、ペーパーレス会議システムを含めた一括提案を再度各社にお願いし検討していきましたが、導入が決まった提案の中で、ペーパーレス会議システム部分だけをECO Meetingに変更いただいて最終的に決定となりました。というのも、紹介いただいた複数のペーパーレス会議システムを見た中でECO Meetingが最も使い勝手がよく、設定等、運用しやすいと感じたからです。また、シンプルながらも十分にセキュリティが担保されていたのも導入理由のひとつです。

学内のすべての会議がECO Meetingで開催されています

小規模なミーティング等を除き、基本的に学内の会議はすべてECO Meetingを使用しています。導入当初こそ保険として、紙の資料も準備していましたが、現在は一切用意していません。
現在、40～50の会議がECO Meetingで開催されていて、運用は各会議を担当するそれぞれの学部や部署に任せています。システムの運用に際して質問や要望を受け付ける形にしていますが、問題なく利用できています。

紙の削減はもとより業務の効率化やセキュリティ等、目に見えない効果を実感しています

本学には３つの学部がありそれぞれに総会や教授会がありますが、開催は同日に時間をずらして行われます。各会議で150名前後、その日の全会議の参加総数は約400名となります。今までは会議ごとに50～60ページの紙資料を印刷しており、こういった紙の消費削減と印刷にかかるコストの削減がペーパーレス会議システム導入の目的ですが、導入前に想定した効果が出ていると思います。
さらに、実際に導入して運用をはじめると、印刷した資料の「整理」「まとめ」「参加者ごとの取り分け」等の作業が不要となり、これらの作業に１日以上を費やしていた担当者が別の仕事に従事できるなど、数字として表れにくい業務効率効果の高いことがわかりました。
また紙で資料を作成していた時は、取りまとめ作業のために資料の提出を会議の数日前までとお願いしていましたが、ペーパーレス化により開催の直近までに期日を変更できましたので、より開催時点に近い正確なデータを資料として扱えるようになりました。
複数の会議資料を持ち歩く事での紛失リスクに対しても、iPad一つに資料がまとまっている上にセキュリティも担保されているので、情報漏洩防止という意味で非常に高い効果が出ていると思います。

今後はiPadアプリの作成等により、学生目線での学校サービスを考えています

学内でペーパーレス会議が浸透してきたので、次に何ができるかを模索しています。例えばiPadアプリを作成できる学生と共同で、学生目線から見た学校サービスとして何かできないかを考えています。履修科目の取得方法をわかりやすく説明するアプリなどは、学生ならではの発想だと思います。
本学は学内全体にWiFi環境を整えており、全教職員、学生（学部１・２年生）にiPadが配布されていますので「iPadを用いた出欠の確認」、あるいは学生への情報を掲示している電子掲示板の機能をiPadに移行し、学校からの情報発信を手元に配信するなど、先行して取り組んできた強みを活かし、iPadでできる事やそこから波及する効果を見極めてより有効活用していきたいと思っています。

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千葉工業大学 様 概要

大学名 学校法人 千葉工業大学
種別 総合大学
所在地 千葉県習志野市
設立 1942年
WEBサイト http://www.it-chiba.ac.jp