導入事例

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複数のペーパーレス会議システムを拝見し、セキュリティや機能などを比べて、ECO Meeting だけが本学で導入運用できると確信を持てました。

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目次

  • きっかけ
    • 資料の多い会議における経費削減と業務効率の向上を目的に検討することになりました
  • 検討された際のポイント
    • メモやマーカー機能の標準装備、高いセキュリティ、他大学への導入実績が多いことです
  • 導入後、会議の変化
    • 会議に対する意識や取り組み方等に変化が出ていると感じます
  • 今後の展望・目標
    • 他の業務への利用など、幅広く活用していければと考えています

資料の多い会議における経費削減と業務効率の向上を目的に検討することになりました

私どもが所管している重要な会議の一つに常任理事会があります。また、局室長が参加し、常任理事会の事前調整も兼ねている事務主管会議を合わせると、週に各１回ずつ、年間で８０回開催されています。この２つの会議では毎回多くの議題が扱われ、資料も膨大な量となり、紙や印刷コストがかかっていました。他大学でのペーパーレス会議の導入による成果や実績も仄聞しており、本学でも経費削減と業務効率化の観点からタブレット端末による会議のペーパーレス化を検討する事になりました。
導入に関して、役員の方々に賛同いただき、強力に推進できた事は大変良かったと思います。

メモやマーカー機能の標準装備、高いセキュリティ、他大学への導入実績が多いことです

検討を始めて、複数社からシステムの提案やデモンストレーションを行っていただき、操作性等を確認しました。その中で、導入後の会議シーンに関して明確なイメージを持つことができたのは、プレゼンテーション機能が実装されているECOMeetingだけでした。
ペーパーレス会議に限らずアナログからデジタルへ移行すると、操作に苦手意識を持つ方もおられます。今回の会議のペーパーレス化に関しても、参加者が使いこなせるかどうかが一つの大きな課題と考えていましたが、ECO Meetingの直感的な操作性とプレゼンテーション機能を利用する事で課題をクリアできると考えました。実際には、初回に行っていただいたレクチャーで、システムの使い方について皆さんが理解され、紙資料の会議と同様の感覚で使えると実感されたようです。
他にも導入にあたり要望のあった、メモ機能やマーカー機能が標準で実装されていた事、会議資料へのセキュリティがしっかりしている点や他大学への導入実績が多いことなども、本製品に決めた理由です。

会議に対する意識や取り組み方等に変化が出ていると感じます

現在は、常任理事会と事務主管会議で利用しています。参加人数は、どちらも陪席者を含めて常任理事会が13名、事務主管会議が21名になります。この２つの会議が学内で最も開催回数が多く、資料も多い時には100ページ以上になることもあり、紙や印刷コスト、印刷作業にとられる時間の削減が課題となっていました。導入後の運用に関しては現在集計中ですが、ペーパーレス化による紙や印刷コストの削減だけではなく、会議準備の手間なども大きく削減できていると感じています。
また、議案書を作成される方が説明者となりますが、ペーパーレス会議を意識したよりわかりやすい内容の資料作成やプレゼンテーションにも工夫を加えるなど会議に対する意識や取り組み方等に変化がでていると感じます。

他の業務への利用など、幅広く活用していければと考えています

大学や併設校も含めるとまだ多くの会議があり、ペーパーレス化によりさらに経費削減や業務効率化を行えるのではないかと考えています。現在、ECO Meetingを運用する事でどのような効果があったか等の検証を進めています。 この結果を踏まえ、より効果的な会議への利用促進や他の業務への利用など幅広く活用していければよいと考えております。
また、他の業務フローを電子化する動きもあり、ECO Meetingの全学活用と併せて、更なる経費削減や業務効率化に向けて総合的に検討していきたいと考えております。

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関西大学 様 概要

大学名 関西大学
種別 私立総合大学
所在地 大阪府吹田市（千里山キャンパス）
WEBサイト http://www.kansai-u.ac.jp