残業を減らす！働き方改革の第一歩は、無駄が多い業務代表格の「会議」から

"働き方改革"に取り組みはじめている企業が増えてきました。しかし、まだまだそれはほんの一部です。多くの"働き方改革担当者"は、このテーマの範囲のあまりの広さに、どこから手をつければ良いか頭を抱えていることでしょう。今日は、そんなお悩みを解決するコツをご紹介します。

• 【１】今すぐ始める“働き方改革”は『減らすこと』から
• 【２】4つの『減らす』で対象業務を洗い出そう
• 【３】まずは、減らすべき＝無駄が多い業務ナンバーワンを見直そう
• 【４】会議にまつわる『減らす』が簡単にできる方法とは
• 【５】会議全般を一気に効率化できる『ペーパーレス会議システム』とは

総理大臣官邸で行われた第１回働き方改革実現会議（平成28年9月27日）では、以下の9項目のテーマを検討していくという表明が行われました。

この9つ。【会社の制度を変更するような大きなエネルギーが必要なもの】と、【現場ですぐ着手できるもの】に分けられることにお気づきですか？

特に、「2. 労働生産性向上」と「3. 長時間労働の是正」は、現場で簡単に始めやすいテーマです。

生産性向上は、まずは業務の無駄を省くことから。そして、長時間労働の是正についても、無駄な業務を省くことで時間の短縮につながるので、実現に一歩近づけます。

つまり、さまざまな業務の無駄を『減らす』だけで、この2テーマの“働き方改革”をすぐに始められるのです。“働き方改革”について考える時間がない、何から手をつければ良いか悩ましいならなおさら、まずは『減らす』ことから始めましょう。

4つの『減らす』。それは、会議・資料・印刷・リスクの4つです。これら4つの側面から業務に無駄がないかをチェックすると、減らすべきものを具体的に洗い出しやすくなります。

現在行っている全ての会議について、以下のポイントを見直しましょう。

「この会議って必要？」という話は、どの会社にもよくあります。必要性がわからない会議のために残業するなんて、実に時間の無駄遣いです。会議を改善すれば、すぐに時間の短縮ができます。

あちこちの部署・部門で作っているさまざまな資料。会議資料や回覧用資料、どこかに定期的に郵送している資料等を、残業してまで作ったり印刷したりしている社員はいませんか？そもそも本当にその内容・枚数が必要か、メールやデータの共有で代用できないか等、今すぐ見直しましょう。

会議の前日に資料の修正が入り、急きょ印刷していたら事務職員が残業に…。大きな会議を頻繁に行う組織ではよくあることですが、これこそ本当に時間の無駄です。

印刷や紙にかかる費用は「金銭面でのコスト削減」という観点で注目されがちですが、印刷作業や印刷を待っている“時間”の無駄は見落とされがち。さらに、郵送している資料があれば、上記の無駄だけでなく、その郵送手配の時間もかかってしまいます。

定期的に印刷している資料について、本当に紙に印刷する必要があるのか、枚数・部数は妥当か、データを送付することで対応できないか等、考えると良いでしょう。

「リスク」という側面から考えてみると、意外な無駄を見つけられることがあります。業務周りのリスクと言えば、作業ミス、セキュリティーリスク等が挙げられます。

作業ミスなら、資料の制作、情報管理、計算など、システム化できそうな作業はないか洗い出しましょう。手作業がなくなれば、それにかけていた時間の削減にもつながります。

また、セキュリティーリスクと言えば、代表的なものは情報漏えい。紙媒体からの情報漏えいは全体の58パーセントを占めると言われています。例えば、会議資料の持ち出しによる情報漏えいのリスクは、会議をシステム化することで印刷自体がなくなるため、リスクの低減につながります。

アンケートでよく『無駄が多い』という声があがる業務。それは、「会議」です。

特に、以下のアンケートには、「会議・ミーティング」だけでなく「会議の資料作り」も無駄であることが多い、という声も…。

先にご紹介した『4つの減らす』に出てくる会議・資料・印刷・リスク。このどれもが会議に関係しています。

無駄と思われがちで、減らすポイントも多そうな会議から手をつけるのが、最も効率的に“働き方改革”を始められるのではないでしょうか。

無駄が多い業務ナンバーワン「会議」を分解すると、事前準備／会議の実施／事後処理に分けられます。

• 参加者全員の予定と会議室を調整
• 資料を手配、調整
• 資料の印刷（その後に資料に修正が入るとまた印刷しなおし）
• 会議前の資料配布　など

• 参加者から会議資料を回収
• 回収した会議資料をシュレッダー
• 資料の印刷（その後に資料に修正が入るとまた印刷しなおし）
• 会議前の資料配布　など

※ 印刷すると持ち出しによる情報漏えいリスクが高まるためやらざるを得ない

“働き方改革”“会議改革”と言うと、会議そのもののやりかた（テレワークやテレビ会議など）にフォーカスしがちですが、事前準備・事後処理にこそ事務的で非効率な作業が潜在しています。それは、この手の事務作業は、前任者の手法をただ踏襲し続けているだけのルーティンワークになっていることが非常に多いためです。会議中のことだけでなく、会議の事前・事後にも注目して『減らす』対象を洗い出しましょう。

なお、このような会議の事前準備・事後処理を含めた会議全般を効率化するのが、『ペーパーレス会議システム』です。

『ペーパーレス会議システム』を利用すれば、印刷をせずに会議ができるようになります。つまり、事前準備の資料の印刷、事後処理の資料の回収・シュレッダーなどの業務がなくなります。
また、参加者の調整や資料を管理する機能が搭載されているシステムもあるので、事前準備がさらに効率化できます。もちろん、印刷代・紙代・郵送代など金銭面でのコスト削減にもつながります。
さらに、会議そのものを円滑に進めるための機能が搭載されていたり、セキュリティーレベルの高い環境で資料を管理できるようになるため、会議の質をあげ、資料の持ち出しによる情報漏えいリスクの低減にも役立てられます。

なにより、会議だけに特化したシステムなので、システム導入の関係者が会議に関わる部門の担当者のみ（＝調整が必要な関係者の人数が少ない）、という点も重要なポイント。全社員に影響が出るような大規模システムではないので、社内調整がしやすいのです。

『ペーパーレス会議システム』は、さまざまなベンダーから販売されていますが、おすすめなのはクラウド型のシステムです。クラウド版なら、社内環境の対応やサーバー等の設備投資の必要がなく、安価で、導入も簡単。これで、システム導入に関する予算取りや社内調整のハードルをさらに下げられます。

なお、当社エステックでは、ペーパーレス会議システム『ECO Meeting』のクラウド版もご提供しております。このシステムであれば、上記の課題を解決しやすくなるのでおすすめです。

会議の無駄を省き効率化することにより、会議を運営し、参加する多くの社員の時間を有効活用できるようになります。時間がなければ、いま以上の何かをする余力が生まれません。少しずつでも無駄を省き、時間を捻出し、それを積み重ねていくことで、残業を減らし、新たな“働き方改革”へ注力する時間を捻出できるようになるのです。

まずは、“働き方改革”の第一歩を、『ペーパーレス会議システム』で踏み出してみませんか。