48大学にインタビュー！「会議」によくある3つの問題点と解決法

大学には一般企業とは違った特殊な環境ゆえに抱えている「大学ならでは」の問題があります。その中の１つに「会議に関する問題」が挙げられるのではないでしょうか。そこで今回は４８大学の担当者に、会議にまつわるお困り事をインタビュー！その結果から、多くの大学が抱えている会議の問題点とその解決法をまとめてみました。貴学にも当てはまる問題があるかもしれません。ぜひ参考にしてみてください。

• 【1】大学の担当者に伺いました！大学特有の「会議」にまつわる3つの問題点
  1. 会議も参加人数も多すぎる！用意する資料の数が膨大な量に
  2. 結果、事務方が残業することに！非効率すぎる会議の事前準備
  3. 投票を実施した際、開票や集計作業に時間がかかる！
• 【2】大学の「会議」にまつわる3つの問題点。解決法はたった１つ
• 【3】想定外？こんな効果まで出ています
  1. 職員の意識に変化が！
  2. 分厚い規程集を持ち運ぶ必要がなくなった！
  3. 会議資料の情報漏えいリスクを回避できた！
• 【4】国立大学にも認められた！各大学の担当者の「声」

大学の会議について担当者さまのお困りポイントは多種多様ですが、最も多かった意見は以下の３点になります。

大学では「教授会」「常任理事会」「事務主管会議」「役員会」「教育研究評議会」「大学運営連絡会」「役員連絡会」「総会」「研究会議」など、定期的に大規模な会議が行われています。このような会議は参加人数も多く、用意する資料の数も膨大な量になります。また、資料の差し替えが発生した際は、差し替えの手間を省くために全ての資料をいちから印刷し直しているといった声も。担当者の多くは「会議資料にかかる紙と印刷コストなど経費削減に取り組みたい！」と切に願っているのです。

事務方は会議が開催されるたび、何日もかけて会議資料の準備に取り掛かります。会議資料の準備には資料の「印刷」「丁合」のほかに「差し替え」という作業も含まれます。

この「差し替え」は会議資料１冊ずつの作業となり、参加人数が多ければ多いほど大変な労力がかかるため、発生すれば残業して対応することも。また、資料が提出期限までにそろわず「資料提出待ち」のため作業スケジュールが大幅に遅れてしまい、残業することも多いそうです。このような事情で残業を強いられる事務方は、非効率な事前準備からの改善を熱望されているのではないでしょうか。

会議で投票を行う機会が多いことは、大学特有の風景ですね。

「投票」には「可否を問う投票」、「人を選出する投票」、「決選投票」とさまざまな形態があり、大学ではこの全ての形態の「投票」を実施しています。中でも「人を選出する投票」が最も多く、「可否を問う投票」に比べてより時間や手間がかかるようです。

例えば、ある大学の医学研究科では多い時で30名以上の学位審査を並行して行う必要があります。それぞれの学位に対する審査員各3名を一度に選出する投票を手集計で行っているために、時間や正確性の観点から限界を感じている、といったお話を伺いました。

会議中に開票、集計作業が瞬時に行われて、投票結果をすぐに閲覧することができれば、会議進行がスムーズになります。そうすれば会議時間を非常に効率よく使えるようになりますね。

これまで大学の担当者が「会議」について頭を抱えている3つの問題点をお伝えしてきました。貴学に当てはまる問題はありましたか？

実は、インタビューに答えていただいた担当者の方々はもうすでにこれらの問題をスッキリ解決されているのです。

その解決法はたった１つ。「ペーパーレス会議システム」を導入すること！

「ペーパーレス会議システム」とは、その名の通り紙を使用せず会議をするシステムのことです。膨大な会議資料の代わりに各自がタブレットを使用して会議を行うため、紙や印刷コストなどの経費削減や事務方の業務効率化はもちろん、「タブレットは紙の資料のように使える」と大好評です。また「投票機能」により、投票におけるお悩みもスッキリ解決。担当者も会議参加者も事務方も、みんなが笑顔になれるシステムなのです。

当初は「経費削減」や「業務改善(手間軽減)」を目的に導入されたケースがほとんどでしたが、ペーパーレス会議システムの導入後、すぐさま上記3つの問題をスッキリ解決された担当者の皆さん。インタビューの中で「実は・・。」　と当初想定していなかった「副産物的な効果」を得ていたことを教えてくださいました。その効果は多岐に亘り、私たちも「なるほど！」と納得することばかりです。

ペーパーレス会議では経費を気にすることなくページを増やしたり、カラー表示を多用したりできるため、より分かりやすい資料作成が可能です。そのため、ペーパーレス会議システム導入後、職員は資料作成やプレゼンテーションに工夫を加えるなど改良を試み始め、会議に対する意識や取り組み方に変化が出ているそうです。

また、参加したセミナーの資料をすぐにペーパーレス会議システムで共有・配布するなど、情報共有のスピードがあがったとの報告も。手軽にできるからこそスピーディーに対応しようという意識も生まれます。

大学では「学内規程」や「部局規程」という規程集が存在します。この「規程集」を各自が持参して参加する会議もあり、特に複数のキャンパスがある大学の場合は重い規程集をカバンの中に入れてキャンパス間を運ぶ必要がありました。

しかし、ペーパーレス会議システム導入後は、この分厚い「規程集」をタブレットの中に入れて持ち運べるようになったため、荷物が軽くなり大変便利になったとのこと。このように会議システムを書類の保管庫として利用する手もありますね。

重要な内容が記されている会議資料。参加する会議の数に比例して、持ち帰る資料も膨大な量になります。しかし、ペーパーレス会議システム導入後は全ての会議資料がタブレット１つにまとまっているため、複数の会議資料を持ち歩くことでの紛失、情報漏えいリスクを回避できるようになったとのこと。高度なセキュリティー機能を搭載したシステムならなおさら安心です。

各大学の担当者にインタビューし、たくさんの「声（導入事例）」をいただいています。
ぜひ、気になる大学の「声」をご覧ください。きっとヒントになるメッセージが隠れていると思いますよ。

• 大学全体で使用できる会議システムを導入したため、部局間での異動があっても問題ありません。
  京都大学様
  https://ecomeeting.jp/case/detail/000117.php

• 会議資料へのセキュリティーがしっかりしている点や他大学への導入実績が多いことが、決め手になりました。
  関西大学様
  http://ecomeeting.jp/case/detail/000071.php

• 既存の機械式投票システムは○×式で、複数投票には使えませんでした。複数投票の仕組みと会議システムが一体になっている点を評価しています。
  名古屋市立大学様
  http://ecomeeting.jp/case/detail/000064.php

• ペーパーレス化によって資料期日を会議開催の直近にすることができ、より会議開催時点に近い正確なデータを資料として扱えるようになりました。
  千葉工業大学様
  http://ecomeeting.jp/case/detail/000066.php