Web会議システムとペーパーレス会議システムを併用して「STEC全社会議」を開催してみました

前回のコラムでは「Web会議システム」についての説明に加え、「ペーパーレス会議システム」がどのようにテレワークでの会議に貢献できるのかをお伝えしました。

今回は、エステックが実際に『Web会議システム』と『ペーパーレス会議システム』を併用して開催した全員参加の「全社会議」についてお伝えします。
実施した感想や利点など、実体験を交えてご報告いたしますので、ぜひ参考にしてみてください。

• 【1】 前回のおさらい　～各システムの特徴について
  1. Web会議システムの特徴
  2. ペーパーレス会議システムの特徴
• 【2】 エステック「全社会議」の実施方法～Before・After～
  1. 密を避ける！会議の参加方法について
  2. 会議の開催準備と方法（図式）
• 【3】 会議参加者の感想と実施のメリット

前回コラムで「テレワークに使用するツール」として紹介した「Ｗｅｂ会議システム」と「ペーパーレス会議システム」。
簡単に各システムの特徴をおさらいしてみましょう。

「Zoom」「Teams」「Webex」等の音声とカメラ（ビデオ通信）によるコミュニケーションツールです。

コロナ禍で訪問が難しくなった取引先との「打ち合わせ」に利用されていたり、最近増加している「ウェビナー」に利用されていたりするため、実際に使用したことがある方も多いのではないでしょうか。
　また「Zoom飲み」など、プライベートでも利用されている方が増えています。

電子化した会議資料タブレット端末で閲覧、共有できるツールです。

まずは「働き方改革」の推進に伴い、紙（資料）の削減やその他に係る経費削減のため導入を検討されることが多く、その後「情報漏洩防止」などのセキュリティ面でも高く評価されるシステムです。

弊社エステックは、ペーパーレス会議システム「ECO Meeting」を販売しているため、早くから紙の資料を撤廃し、ペーパーレス会議システムを利用した会議を実施してきました。
また、東京-大阪間のメンバーを交えた会議では、ペーパーレス会議システム「ECO Meeting」に加え^＊「ＴＶ会議システム」のモニターで各会議室全体を映し出し、会議室に集まったメンバーと音声を交えて会議を行っています。

しかし、コロナ禍により現状の会議形態を続けることが難しく、会議形態の変更を迫られました。

※「TV会議システム」：モニターやスピーカーを含む専用の機材を購入して使用するシステムです。機材が設置されている会議室において画面越しに相手の姿を見ながら、あたかも同じ部屋で会話しているような雰囲気で会議や打ち合わせができるツールです。

全員が会議室に集まって会議に参加する「3密」を避けるため、同じ建物内にいても別フロアのテーブルや事務フロアの自席などで、各自が人との距離を意識しながら会議に参加しました。
同フロア内ではイヤホンを装着して発表者の声がハウリングしないよう工夫しました。

「Ｗｅｂ会議システム」と「ペーパーレス会議システム」を併用した会議開催の準備と方法については以下のとおりです。

エステックでは現在、「全体会議」のような大人数での会議は全て、上記で説明した方法にて実施しています。ここでは、会議に参加した多くの参加者が感じた「メリット」や「感想」についてお伝えします。

集まって会議をしていた時と変わらず、違和感なく参加できている。
声が聞こえづらい、途切れる、動作が遅れるといったこともない。

高速道路のパーキングエリアで車内から会議に参加。会議時間に会社へ戻ってくることができなくても会議に参加することができて便利。

営業・出張先やテレワーク中の自宅からも会議に参加することができたのでよかった。

以前は、会議時間までに会社へ戻ってこられるよう営業（業務）予定を考えていたので大変だった。

コロナ禍において、人との距離を取りながら自席で会議に参加できるため安心です。

大人数が集まる会議室より、会議に集中することができる。

会議室への移動や待機、会場準備などの時間がなくなり、時間を有効に使うことができている。

エステックではコロナ禍により会議スタイルを変えましたが、今までの「会議は会議室で集まってするもの」という常識から『どこにいても会議に参加できる』という気づきにより、コロナ禍前よりも効率的に時間を使うことができています。上記で紹介した会議参加者が感じる「メリット」はエステックだけではなくどの会社や組織にも当てはまることだと思いますので、是非参考にしてみて下さい。