- 働き方改革
ご存じですか？テレワークにも「ペーパーレス会議システム」は有効です！
目次
- 【1】テレワークに使用するツールについて
- 1. WEB会議システム
- 2. リモートアクセス
- 3. ペーパーレス会議システム
- 【2】エステックが考える「ECO Meeting CLOUD」を利用したテレワークでの会議とは
- 1. テレワークでの会議には「映像＋音声」が利用できるツールさえあれば大丈夫だと思っていませんか
- 2.「ECO Meeting CLOUD+WEB会議システム」でテレワーク中も安心会議
【1】 テレワークに使用するツールについて
テレワークで利用されるツールは数多くあります。
ここでは、特に人気のある3つのツールについてご紹介します。
1. WEB会議システム
遠隔地点の相手の顔を見ながら会話ができる、音声通信やビデオ通信によるコミュニケーションを実現するツールです。ここでは主な4つを紹介します。
■Teams
日本マイクロソフト社製。チャットや会議、ファイルの共有などを行うことができるビジネスチャットツールです。
■Google Meet
グーグル社製。Google Suiteに内包される機能で、会議を設定してURLを参加メンバーに共有するだけで利用できます。＊2020年4月8日にハングアウト Meetより名称変更されました。
■Webex
シスコ社製。ダウンロードやプラグインが不要で、デバイスに関係なくいつでも誰とでも会議が行えるWEB会議ツールです。
■Zoom
さまざまな規模やニーズに応じたセミナーや会議を実現する拡張性の高いオンラインビデオ会議ツールです。1つのビデオ会議に参加できるのは最大１０００人までです。
2. リモートアクセス
自宅（外部）からインターネットを介して、会社のパソコンやネットワークにアクセスして業務をおこなうものです。自宅にいながら会社にいるように操作（仕事）できるのが大きな利点です。可能な業務範囲は、環境やそれぞれの組織が規定している運用のポリシーによって異なります。
有名なものではWindows１０に標準搭載されている「リモートデスクトップ」や世界的に評価の高い「TeamViewer」があります。
3. ペーパーレス会議システム
電子化した会議資料をタブレット端末等を用いて閲覧、共有できるシステムです。
弊社製品「ECO Meeting CLOUD」もその1つです。
メールに添付された資料やプロジェクターに映される資料とは違い、手元のタブレット端末を使って拡大、ページめくり、書き込み等が可能です。また会議終了後にデータを配布先に残さない設定をすることにより、情報漏洩のリスクを減らすことができます。
【2】 エステックが考える「ECO Meeting CLOUD」を利用したテレワークでの会議とは
エステックはペーパーレス会議システムを販売している企業としてこの時期、お客様にぜひ知っておいていただきたい情報の発信と、エステックが考えるテレワークでの会議についてご提案をさせていただきます。
1. テレワークでの会議には「映像＋音声」が利用できるツールさえあれば大丈夫だと思っていませんか
「テレワーク」実施に伴い、日々のルーチン業務以外に社内の打ち合わせや会議などへの対策を心配される方も多いと思います。
会議参加メンバーと顔を合わせて意見を出し合う「映像＋音声」の必要性から「WEB会議システム」を導入してホッと一安心されていませんか。
会議資料の配布については、メール添付やWEB会議システムでの資料共有で対応しようと考えておられるかもしれませんが、「セキュリティ面」「会議中の資料への書き込み」「会議後の資料管理」などについても一度考えてみてください。
■セキュリティ面
以前よりセキュリティの観点から問題視されている「メールへの資料添付」や最近、セキュリティの脆弱性が話題となった「WEB会議システム」、クラウドストレージ（DropboxやOneDrive等）を通じてのファイル共有は、第三者により情報が搾取される可能性もゼロではなく、セキュリティ面で万全とはいい難いです。
■会議中の資料への書き込み
WEB会議で画面共有されている会議資料は、閲覧専用のため会議中に書き込みたい内容があっても書き込むことはできません。社内の会議であれば紙の資料に直接メモすることやマーカーを引くことができたのに・・・と歯がゆくなるのではないでしょうか。
別の用紙にメモしておいたとしても、資料と見比べなければならず効率が悪いですね。
■会議後の資料管理
機密内容が含まれる会議の場合、会議終了後の会議資料は回収されるケースがあります。テレワーク中だからといって、機密内容が含まれない会議ばかりとは限りません。メール等で送られた会議資料は回収することができないため、セキュリティ面で不安が残ります。社内で行う会議のように機密資料を「回収」できればいいのに・・・と思いませんか。
２. 「ECO Meeting CLOUD+WEB会議システム」でテレワーク中も安心会議
テレワークでの会議については「映像＋音声」だけでなく、「資料配布」についても重要であることはご理解いただけたと思います。
弊社製品「ECO Meeting CLOUD」は会議資料をPCやタブレット端末で見るための「会議資料の配布」に特化したシステムです。そこに「映像＋音声」に特化したWEB会議システムをプラスすれば、セキュリティ面も安心！テレワークでの会議ストレスも軽減されます。
実は、ECO Meeting CLOUDは「Split View」（iPadOSで利用できる機能）に対応したシステムとなっており、画面を二分割することができます。例えば画面の右半分には「ECO Meeting CLOUD」で会議資料を表示し、自由にページをめくったり、資料にマーカーを引いたり書き込んだりしつつ、画面の左半分には「WEB会議システム」を起動させて会議参加メンバーと討議が可能です。
エステックでは「Split View」と「WEB会議システム」を併用したかたちでのテレワーク中の会議開催をご提案いたします！詳しくは「Split View」の詳細ページにてご確認下さい。