「会議が止まる！」3つの原因からペーパーレス会議システムを見直そう

「働き方改革」の名のもとに導入したペーパーレス会議システム。導入していざ会議を始めてみると、

「システムが止まる！」「会議が進まない！」「これでは会議にならないよ......」

といったご意見をよく伺います。そこで、今回は「会議が止まる」3つの原因とその改善策をまとめてみました。せっかく導入しても会議自体の質が低下してしまったり、ペーパーレス会議システム全般に対して不信感をお持ちになったりするのは、残念でなりません。ぜひ本記事を参考にしていただき、存分にペーパーレス会議システムの利点を活用してください!

• 【1】ペーパーレス会議システム導入後のお困り事ベスト3
  1. 会議中にシステムが止まってしまう
  2. 限定○人様？人数が増えると使えない
  3. システム担当者によるサポートが必須！会議の参加者全員が使いこなせない
• 【2】「会議が止まる」3つの原因とは？
• 原因その1：タブレット（アプリ）側
• 原因その2：サーバー側
• 原因その3：ネットワーク側
• 【3】使い続けられるペーパーレス会議システムとは
1. システムが止まらない『安定性』
2. 会議の参加者全員が使いこなせる『操作性』
3. 利用者の数に影響されない『性能の高さ』

ペーパーレス会議システム導入後のお困り事としてよくある3つの事例をあげてみました。
あなたも同じような状況でお困りではありませんか？

システムが止まる原因は多々ありますが、その中の1つとしてサーバーが自動的に更新作業を実施するシステムで、会議中に更新作業が始まってしまうことにより起こるものがあります。会議作業と更新作業が同時に行われるため、サーバーに負荷がかかりシステムが止まり、会議そのものが中断される結果に……。サーバーが自動的に更新作業を実施することは、一見便利なように思えますが、このような落とし穴があるのですね。

もちろん、お客様のお好きなタイミングで更新作業を実施できるペーパーレス会議システムもあります。システム更新に関する機能に気を付け、見直してみましょう。

※当社の「ECO Meeting」は手動で更新作業を作業を実施するシステムなので、お客様のお好きなタイミングで更新作業が実施できます。

導入前にみせてもらったシステムのデモではスムーズに動いていたのに、いざ自社の会議で使用してみると動作が遅かったり、ページがめくれなかったり、アプリが落ちてしまうというケースも。デモの時に見たものとはかけ離れたシステムの動きに驚かれることもしばしばです。

試行錯誤の結果、参加人数○人までなら問題なく動作することが分かり、その範囲内の会議でのみ使用することに。大規模な会議では使えないため、紙の削減や会議準備の手間などの改善効果を十分感じられない結果となっている場合もよくあります。

「たくさん便利な機能がついている」「会議以外にもいろいろ使えていいね」と業務効率化に期待を込めて導入したペーパーレス会議システム。のはずが、いざ会議で使用してみると「次どうやるの？」「資料が出てこないんだけど」「どうやって戻るの？」「うっかり違うボタンを押してしまった」とシステム担当者へあちこちから声がかかり、会議どころではなくなる事態に。

ITやタブレット端末に不慣れな方にとっては、多機能なシステムはハードルが高いかもしれませんね。

あなたは「会議が止まる」と聞いて何を思い浮かべますか？ペーパーレス会議システム利用中の「会議が止まる」原因は、主に次の3つに分けられます。

タブレット（アプリ）側の原因は、さらに「人（使用者）」と「ソフト」の2つに分けられます。

• 不用意にボタンに触れてしまい、元の画面に戻れず会議についていけなくなる
• 機能が複雑で覚えられず、操作が分からなくなるたびに担当者を呼んで対応させる

• ページがめくれないまたはページめくりが遅い
• アプリが落ちる（止まる）
• ログインが遅い
• 資料のダウンロードが遅い
• 画面同期しなくなる
• 一部の人だけ資料が見られなかったり、画面同期しなかったりする

サーバー側の原因は、サーバーへのアクセスが一時的に集中しレスポンスが低下するというものです。これは会議の参加人数が多かったり、資料が多かったり、資料のファイルサイズが大きかったりすると起きる事象で、サーバーのスペックとシステム設計におけるプログラムの不一致が原因で発生します。

会議中にサーバーが止まってしまうと、会議自体の質が低下するだけでなく、復旧までに時間がかかり会議そのものが中断されてしまいます。その結果、会議の終了予定時刻を大幅に過ぎてしまったり、最悪の場合、会議自体を中止せざるを得なかったりすることもあります。

不完全なWi-Fi環境だと場所や時間によって、または突然ネットワークがつながらなくなる場合があります。不安定なWi-Fi環境は、ペーパーレス会議システムにとっては致命的。会議室のあるエリアに座っている方々だけつながりにくくなる、夕方から会議をすると途中からつながらなくなる。そのような状況で会議を続けることはできませんよね。

これまで、「会議が止まる」とはどういうことか、ペーパーレス会議システム導入後の皆さんは何に困っているのかについてお話をしてきました。では、「使い続けられるペーパーレス会議システム」を選ぶには、どういった点を重要視すればよいのでしょうか。

会議システムにおいて重要なことは、会議を中断しないことです。多くの機能が搭載されていると一見魅力的なシステムのように思えますが、開催しようとしている会議にその機能は本当に必要でしょうか。過剰な機能が原因でサーバーへの負荷がかかり、動作が不安定になったり会議が止まったりすることがあっては本末転倒。ただちに見直しましょう。

「会議を止めない（=ペーパーレス会議システムを止めない）」ためには、「会議に特化したシンプルなシステム」を選ぶことが大切。それでこそ、安定して会議を運用することができるのです。

また、ネットワークが原因で会議が止まることもあります。

ペーパーレス会議システムを導入するにあたって、ネットワーク側の整備について意識される方は少ないかもしれませんが、ネットワーク環境も非常に重要なポイントです。無線環境（ネットワーク）が充実していて、外からの電波障害を受けていないか。会議を行う場所の電波環境やアクセスポイント（以下、AP）の配置場所、無線LAN回線の十分なスピード確保ができるかもあわせて、事前にしっかりとチェックしましょう。

タブレット端末の台数に対して無線の機械（AP）の数や設定が適切でないと、無線のスピードが遅くなります。

ペーパーレス会議システム導入・見直し時には、無線環境の調査・構築も合わせて行うことができるエステックへ依頼すれば安心です。

システム選定担当者の方は、ペーパーレス会議システムの業者から説明を聞く際、システムの内容や使い方に注目してしまい、「実際に使うメンバー全員が使いこなせるか」という最も重要なポイントを見落としがちです。

人は誰しも自分が理解できていることは、全員が理解できると思ってしまいます。しかし、ITやタブレット端末の操作は、普段どれだけ使用しているかによって理解度に個人差が出るもの。そのため、ペーパーレス会議システム選定の際は、会議参加者の中で一番ITやタブレット端末を苦手としている方を想定して、システムの見直し・検討をしてください。もしくは、その方に実際システムに触れてもらってから決めた方がより確実です。

おすすめは「会議に特化したシステム」「使いやすいインターフェース」である当社ペーパーレス会議システム「ECO Meeting CLOUD」と「ECO Meeting PRO」。これならシンプルな機能と操作性で、ITやタブレットが苦手な方もストレスなく使用できます。

通常のタブレット端末の使用状況と違って、会議中は複数台のタブレット端末が同じアクション（ページをめくる、ファイルを開くなど）を、一斉に行う場面が多くなります。

そのため、一気にサーバーへの負荷がかかることが増え、性能が低い場合はシステムが止まってしまったり、レスポンスが低下したりすることがあります。

ペーパーレス会議システム選定の際は、デモ段階の人数で動作を確認するだけでなく、実際、会議に参加する人数以上での「稼動実績」や「導入事例」を必ず確認されることをおすすめします。

使い続けられるペーパーレス会議システムには、「安定性」「操作性」「性能」の3つが求められます。これを重要視せずに導入してしまうと、冒頭からお話している「会議が止まる」事態に陥ってしまい、ペーパーレス会議システムを導入した意味がなくなってしまいます。「会議が止まる」は、システムが止まることやタブレット端末を全員が使いこなせないことによる＜時間の無駄＞、そしてペーパーレス会議システム全体への＜不信感＞、紙の会議に戻ってしまう＜費用の無駄＞と、多くのマイナスを発生させてしまうので気を付けましょう。

ペーパーレス会議システムの導入動機は「働き方改革の推進」「紙の削減」「業務改善」「セキュリティー」など多岐に亘るかと思います。それぞれの目的を達成するにはまず、安定したシステムを導入することが重要です。「会議が止まらない」「システムが止まらない」が第一条件なのです。

当社ペーパーレス会議システム「ECO Meeting CLOUD」「ECO Meeting PRO」は「会議が止まらない」全てのポイントを網羅したシステムです。
まずはトライアルにて体験してみてください。

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