意外とかかる「会議コスト」を下げる5つのポイントと改善方法

働き方改革、働き方改革関連法・・・。これらのワードが日々世間をにぎわしている昨今、今まで以上にコスト削減・業務改善・残業削減について、多くの組織で改善意識が高まっています。組織内での非効率な業務を精査していく中、実は「会議にかかるコスト」について目を向けることで、大きく業務の効率化を進めることができます。意外と知られていませんが、会議には非効率な業務が数多く存在しています。しかし、その反面ちょっとした改善で業務の効率化をすぐに実行できる、手をつけやすい分野でもあるのです。あなたにも当てはまる課題があるかもしれません。ぜひ参考にしてみてください。

• 【1】気づきにくい、意外とかかる「会議コスト」について
  • ① 会議と聞いて、まず思い浮かぶ「コスト」とは
  • ② 実は・・・こんなコストもかかっています。
• 【2】『働き方改革関連法』目前！今からでもできる「会議コスト」削減方法とは
• 【3】ペーパーレス会議システムを利用した「会議コスト」を下げる5つのポイント
  • ① 実例！「紙のコスト削減」
  • ② 資料の差し替え作業は「短時間で完了」
  • ③ 会議のための「残業はゼロに」
  • ④ デジタルデータ配布で「郵送代0円」
  • ⑤ 会議資料（機密書類）の「処分費用0円」
• 【4】「会議コスト」削減から業務効率化、生産性向上へ

会議に参加しておられる方々は、会議前後の準備について詳しくご存じないのではないでしょうか。実は会議が1つ開催される度、その会議のためには目に見えないさまざまな「コスト」がかかっているのです。以下にまとめてみましたので、少しずつひもといていきましょう。

会議に参加している方に「会議にかかるコストは何ですか」と質問すると、大多数の方が真っ先に「紙代！」と答えられるのではないでしょうか。誰もが分かっていながら、なかなか減らすことができない「紙」。重要な会議であればなおさらです。弊社に寄せられる【お客さまの声】からも会議で多くの紙を使用されている状況が伝わってきます。

「紙代」や「印刷代（インク代、電気代）」は誰もが思い浮かべる「会議コスト」ですが、会議準備に携わっている方からはこんなコストの話も出ています。

1. 人件費について
   会議資料の準備としては、印刷・丁合・配布が一般的ですが、その他に資料の差し替え作業があります。会議の参加人数が多かったり、資料の枚数が多かったり、差し替え作業が多い場合は、残業して対応することも多いそうです。そのため、準備作業の人件費プラス残業代としての人件費が発生します。
2. 資料の処分費について
   機密書類の廃棄については、専門業者へ委託していることが多いそうです。最近は機密書類ではない普通の紙でも廃棄にお金がかかると話されるお客さまもおられます。シュレッダーにかけるにしても膨大な枚数の場合は難しいですし、何より情報漏えいの防止を考えると専門業者で溶解処理してもらった方が安心ですね。ただし処理費用とは別に回収費用や証明書発行費用がかかって、高額となる場合もあります。
3. 保管場所費用（スペース費用）について
   会議資料を保管していることは把握していても、その保管場所自体に「費用」がかかっているという認識はあまりないのではないでしょうか。会議名ごとにファイルを作成し、ファイリングしている書類が棚やキャビネットに日々増え続けていませんか？ずらりと並んだキャビネットの置き場所もスペース費用として無視できないものとなります。

これまで「会議にかかるコスト」についてお伝えしてきました。「会議コスト」には、誰もが思いつく「紙のコスト」と会議準備に携わる方だけが知っている「紙以外のコスト」があります。そして、このどちらの「会議コスト」についても削減することが可能な業務改善方法として【ペーパーレス会議システム】の導入があります。『働き方改革関連法』目前です！ここで一気に業務改善を進めてはいかがでしょうか？

ここでは「紙のコスト」と「紙以外のコスト」の両方について。ペーパーレス会議システムを利用した「会議コスト」を下げる5つのポイントについてお伝えします。

まずは誰もが思い浮かべる「紙のコスト」について、削減実例をご紹介します。【ペーパーレス会議システム】を導入することで、どのような効果が出たのでしょうか。

会議資料を準備する担当者が最もストレスを感じるのが「資料の差し替え」ではないでしょうか。会議の参加人数が多いほど負担も大きくなります。会議資料を丁合した後であれば、一旦資料をほどいた上で1セットずつ差し替える・・・。本当に手間のかかる作業ですよね。ペーパーレス会議システムの場合、資料の差し替えはデータのアイコンをマウスでつかんで入れ替えるだけ！多くの場合は数秒で完了してしまいます。

膨大な会議資料を印刷する場合、「コピー機占拠」のために就業時間外に作業をせざるを得ない場合があるそうです。確かに就業時間中、コピー機を独占するわけにはいきません。ペーパーレス会議システムを導入すれば、会議資料はデジタル化して画面上の「会議室」へアップするだけ！もうコピー機を占拠する必要がなくなります。「資料の差し替え」「大量の資料印刷」をはじめ、丁合すらも不要となり、会議準備のための残業はゼロになります。

非常勤理事や外部役員へ郵送で会議資料を送っていた場合は、ペーパーレス会議システムを使用することにより、デジタルデータでの資料配布となり、封筒代、郵送代は必要ありません！また、住所印刷や封筒入れ、発送など資料発送に関する一連の業務も一気にゼロになります。

会議は会社の重要な事がらを決定する場であるため、会議資料には多くの機密書類が含まれています。会議資料（機密書類）の処分方法について、より情報漏えい防止を強化しようと思えば専門業者へ委託して「溶解処理」してもらうしかありません。前項でもお伝えしましたが、機密書類の溶解処理となると処理費用とは別に回収費用や証明書発行費用がかかるケースがあります。

ペーパーレス会議システムを導入すれば、資料は全てデジタル化されて端末上の「会議室」へ。会議中にしか見せたくない資料であれば、「端末に書類を残さない」設定ができます。その結果、情報漏えいを防ぐことができる上に紙資料の際にかかっていた会議資料（機密書類）の処分費用は0円になります。